Differenza tra Programma, Progetto e Portafoglio nel management
Multi-project Management
La ragione della diffusione dell’approccio Multi-Project (o Multi-progetto) risiede nel fatto che è piuttosto rara l’esistenza di progetti sussistenti autonomamente senza interagire con altri. L’ambiente multi progetto, tipico delle organizzazioni di grandi dimensioni ma non solo, comporta quindi complicazioni a livello di gestione per i Project Managers, all’interno dei vari livelli dell’organizzazione funzionale a causa della competizione interprogettuale e all’interno dello stesso progetto per l’allocazione delle risorse.
Infatti, poiché non esistono organizzazioni aventi risorse illimitate, negli ambienti multi progetto il Project Manager si trova spesso in una delle seguenti situazioni:
- concorrenza con altri progetti per l’assegnazione di risorse: gestione di un progetto al quale contribuiscono alcune unità funzionali specialistiche che sono coinvolte contemporaneamente anche in altri progetti, non direttamente gestiti dallo stesso Project Manager (PM);
- gestione contemporanea di più progetti in concorrenza tra loro per l’attribuzione delle risorse;
Programma, Progetto e Portafoglio
A tal proposito, possiamo stabilire due modalità di gestione dei progetti, il Programma ed il Portafoglio progetti.
Il Programma può essere definito come:
“un gruppo di progetti che sono gestiti in modo coordinato per ottenere benefici che non sarebbero possibili se i progetti fossero gestiti indipendentemente”
Oppure come:
“un framework per il raggruppamento di progetti esistenti, per la definizione di nuovi e per la focalizzazione sulle attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi d’impresa. Questi progetti sono gestiti in modo coordinato, o per il raggiungimento di un obiettivo comune, o per conseguire benefici che non sarebbero possibili nel caso in cui i progetti fossero portati avanti indipendentemente l’uno dall’altro”
I Progetti, in pratica, sono una “traduzione operativa” degli obiettivi del programma, nel senso che ognuno consente direttamente o indirettamente il raggiungimento di una parte degli obiettivi. Il conseguimento degli obiettivi del programma è possibile solo se tutti i progetti sono portati a compimento. Il programma pertanto ha un orizzonte temporale finito e si conclude con la chiusura dell’ultimo progetto.
D’altro canto invece, un metodo di gestione di un Portafoglio di progetti consiste in un insieme di progetti (e/o programmi) indipendenti tra loro che condividono aspetti comuni, come risorse e tecnologie.
Gli obiettivi principali del Portafoglio si possono riassumere in quanto segue:
- Massimizzazione del valore: l’ obiettivo principale è quello di allocare le risorse ai singoli progetti in modo da massimizzare il valore del portafoglio, secondo un parametro stabilito dall’azienda (redditività di lungo periodo, redditività del capitale investito, probabilità di successo, ecc.);
- Equilibrio: è necessario costruire un portafoglio che sia il più possibile equilibrato, nel rispetto dei parametri stabiliti dall’ impresa;
- Coerenza strategica: l’obiettivo è quello di formare un portafoglio coerente con la strategia di business dell’ impresa.
All’interno del Portafoglio ogni progetto ha propri obiettivi specifici da perseguire, collegati a quelli di altri progetti, per la finalità comune dell’area funzionale o aziendale in questione. Ogni progetto viene configurato autonomamente dagli altri dal punto di vista del budget e dei tempi e il loro numero è legato ai processi di domanda, offerta e fattibilità dell’azienda. Infine, prima di entrare nel merito della pianificazione e controllo di un Portafoglio progetti è opportuno analizzare la gestione dei singoli progetti che lo caratterizzano.
