Differenza tra Sistema informatico, Sistema Informativo e Sistema Informativo Automatizzato

In questo articolo informativo vediamo la differenza tra il Sistema informatico, il Sistema Informativo e il Sistema Informativo Automatizzato, nonostante nel lessico aziendale vengano spesso usati per indicare lo stesso strumento. Il sistema informatico è l’insieme di strumenti di elaborazione elettronica di dati, metodi, mezzi di comunicazione e mezzi di misurazione utili al funzionamento del sistema informativo. Rappresentando la componente tecnologica del sistema informativo, si qualifica come un suo sostanziale sottoinsieme.

Per sistema informativo (SI), come precedentemente accennato, s’intende “l’insieme di elementi tra loro interdipendenti, che genera flussi informativi a supporto di decisori interni, nei vari punti e ai vali livelli organizzativi, ed esterni ai confini aziendali” (Camussone, 1998). Il SI risulta quindi composto dagli elementi finalizzati alla generazione d’informazioni e di flussi informativi interni ed esterni, ossia:

1. Il patrimonio di dati, connesso alla rappresentazione degli eventi e dei fenomeni d’interesse aziendale. Oltre a quanto detto, va sottolineata l’importanza e le opportunità aggiuntive, rispetto al passato, che le tecnologie legate a internet offrono in termini di disponibilità, accesso e valorizzazione di risorse informative e di conoscenza all’esterno dei confini aziendali.
2. I processi informativi per la produzione e la gestione delle informazioni. I processi informativi si distinguono in:
   1. acquisizione o creazione di dati e informazioni;
   2. registrazione e archiviazione di dati e informazioni;
   3. elaborazione di dati e informazioni;
   4. riproduzione e trasmissione di dati e informazioni;
   5. presentazione per la consultazione di dati e informazioni.
3. I mezzi e gli strumenti utilizzati nei processi informativi. Si tratta di mezzi che molto spesso sono costituiti da strumenti informatici, ossia dall’IT e dall’ICT. Questi, infatti, permettono l’automazione delle procedure attraverso applicazioni software, incrementandone efficienza ed affidabilità.
4. Le persone, relazionate ai processi informativi e ai mezzi/strumenti utilizzati. È una componente fondamentale, e si tratta delle persone che presidiano i processi informativi e le relative procedure. S’intendono dunque gli specialisti della funzione SI, coloro che gestiscono il patrimonio di dati, le ICT e le procedure automatiz zate. L’insieme delle persone coinvolte nei processi informativi, tuttavia, va ben oltre le figure degli specialisti. Basti pensare a tutti gli utenti del sistema informativo che usufruiscono delle informazioni prodotte dal sistema e allo stesso tempo forniscono dei feedback. La diffusione del web 2.0 ha fatto sì che si diffondessero le logiche bottom-up, ampliando così lo spettro di persone del SI, coinvolgendo utenti anche al di fuori dell’azienda (ad esempio fornitori, clienti, partner ecc.).
5. I principi e le regole organizzative, ossia l’insieme di valori, di idee di fondo, di norme e di routine aziendali infuse nel sistema, che lo caratterizzano e ne influe nzano il funzionamento. Riguardano la concezione e la percezione che gli attori aziendali possiedono con riferimento al SI, sono strettamente legati alla cultura aziendale e al contesto organizzativo. All’interno di ogni realtà vi è una particolare visione del SI e del suo ruolo; questo influisce direttamente sia sull’efficacia del SI che, più in generale, sull’assetto organizzativo. Ad esempio: se il SI è concepito come strumento di supporto alle attività di controllo e di accentramento del potere decisionale, è plausibile che verrà concepito come sistema accentrato con limitazioni di accesso ad alcuni utenti. Se, al contrario, il SI è concepito come meccanismo per supportare il coordinamento ed abbattere in confini organizzativi interni, è plausibile che verrà concepito e realizzato come un sistema maggiormente distribuito.

Per sistema informativo automatizzato s’intende quella parte di SI che sfrutta il supporto dei sistemi informatici intesi oggigiorno con IT e ICT. Già negli anni ’50, grazie a studiosi come Trist e Bamforth, si è sviluppato un approccio socio-tecnico della questione. In questa visione, si enfatizza l’interesse verso la ricerca dell’ottimizzazione congiunta fra variabili di tipo tecnico e di tipo sociale all’interno dei sistemi di lavoro. Le due componenti, l’elemento umano da una parte e le modalità tecniche dall’altra, sono connesse tra loro per mezzo dell’organizzazione, la quale opera come un collante con riferimento ad un peculiare disegno strutturale.

L’importanza assunta dall’IT e ICT nelle aziende moderne ci spinge a concentrarsi sulla parte automatizzata del sistema informativo, ossia quella parte che sfrutta i sistemi informatici. Nel lessico aziendale e spesso in letteratura, questa puntualizzazione è ormai implicita e quando si parla di SI ci si riferisce, di fatto, al sistema informativo automatizzato che non deve essere ridotto al solo sistema informatico. L’aumento di procedure gestite dall’IT e ICT ha fatto sì che la maggior parte dei sistemi informa t ivi fosse caratterizzata da automazione.

È doveroso rilevare, tuttavia, che in un’azienda il SI è solo in parte automatizzato. Se l’automazione non è completamente realizzabile l’informatica aziendale ha l’obiettivo di identificare la linea di confine tra ciò che può essere automatizzato e ciò che è opportuno lasciare allo stato manuale, anche in funzione delle potenzialità offerte dalle tecnologie.
Per convenienza economica e organizzativa, oppure semplicemente per diffico ltà tecniche o resistenza e inerzie organizzative, permangono sempre alcune zone o porzioni.