Differenza tra ufficio virtuale e ufficio fisico in azienda

Le tendenze negli spazi di lavoro e nelle culture organizzative sono notevolmente cambiate nel recente passato. Ciò che sarebbe considerato anormale è ora diventato la norma nuova e persino preferita da molti lavoratori e aziende. Con la pandemia COVID-19, la tendenza degli uffici virtuali ha preso slancio, con un minor utilizzo di uffici fisici per prevenire la diffusione del virus. E ora, le aziende stanno abbracciando gli uffici virtuali visto che riducono molti costi, senza dimenticare l’ascesa della gig economy. Anche i dipendenti si stanno orientando maggiormente verso la tendenza data la libertà che ne deriva. Allora, quali sono le differenze tra uffici virtuali e uffici fisici?

Che cos’è l’ufficio virtuale

Un ufficio virtuale o Virtual Office è un’opzione utilizzata dalle aziende che consentono loro di accedere a uno spazio di lavoro remoto e di accedere alle attività relative all’ufficio senza la necessità di un lungo contratto di locazione. Con un ufficio virtuale, i dipendenti possono accedere a sale riunioni, servizi di risposta telefonica e videoconferenza. Gli uffici virtuali hanno guadagnato popolarità in una piccola impresa e nelle start-up. Questa tendenza è stata accelerata dallo sviluppo di servizi di messaggistica e app di videoconferenza.

Le aziende che utilizzano l’opzione dell’ufficio virtuale beneficiano di:

• Spese generali inferiori: l’uso di uffici virtuali significa che le aziende pagano costi notevolmente inferiori per gli spazi degli uffici. Questi fondi possono quindi essere indirizzati ad altri settori aziendali essenziali come la gestione e il marketing. 
• Meno conflitti in ufficio: poiché tutto viene gestito tramite app di messaggistica online e videoconferenza, i dipendenti possono essere produttivi senza molti conflitti, come si sarebbe visto con gli uffici fisici. 
• Meno necessità di gestione: con gli uffici virtuali, le aziende non hanno molte esigenze di gestione poiché gli uffici virtuali hanno meno esigenze di gestione.
• Aumento della produttività: gli uffici virtuali portano a una maggiore produttività tra i dipendenti. La mancanza di spostamenti consente inoltre di risparmiare tempo e migliora la produttività dei dipendenti. 
• Aumento della flessibilità: poiché i dipendenti non devono lavorare da un ufficio fisico, sono più flessibili per lavorare da qualsiasi luogo purché svolgano il lavoro.  
• Facile espansione: con un ufficio virtuale, le aziende possono espandersi facilmente in altre posizioni poiché non devono spostarsi in un ufficio più grande. 

Tuttavia, gli uffici virtuali presentano vari svantaggi, tra cui:

• Mancanza di spazio per uffici fisici: sebbene molte aziende si stiano adattando a operare senza uno spazio fisico, alcuni contesti aziendali potrebbero non essere sostenibili senza spazi per uffici. 
• Mancanza di struttura – Quando si opera in uffici virtuali, le aziende dovrebbero avere una struttura che dovrebbe essere seguita alla lettera. La mancanza di questo può anche portare a una diminuzione della produttività tra i dipendenti. 
• Mancanza di connettività e comunità tra i dipendenti: gli uffici virtuali diminuiscono i contatti tra i lavoratori. Di conseguenza, potrebbero esserci disconnessioni, mancanza di fiducia e compagnia che derivano dagli uffici fisici. Le aziende dovrebbero promuovere una cultura che migliori le relazioni interpersonali e la connettività. 
• Distrazioni: gli uffici virtuali spesso portano a distrazioni. Ad esempio, lavorare da casa o al bar spesso ha molte distrazioni che possono ridurre la produttività.

Che cos’è l’ufficio fisico

Questa è l’opzione di un luogo di lavoro centrale per le attività quotidiane in un ambiente aziendale. Nonostante il clamore intorno agli uffici virtuali, molte aziende preferiscono ancora attenersi all’opzione degli uffici fisici (Physical Office). Ciò dipende in gran parte dal tipo di attività, dalla cultura e dalla disponibilità di fondi. 

Il motivo principale per cui gli uffici fisici sono ampiamente preferiti è la capacità di fornire uno spazio in cui i lavoratori possono separare il proprio lavoro da altri aspetti della vita. Gli uffici fisici dimostrano anche un’atmosfera che instilla e rafforza gli obiettivi di un’organizzazione.  

I vantaggi di un ufficio fisico includono:

• Le aziende ottengono uno spazio e una prospettiva professionali: con gli uffici fisici, le aziende hanno un punto fisico in cui i clienti possono visitarle e tenere riunioni. Le aziende con uffici fisici traggono vantaggio dalla creazione di una comunità con i clienti e dallo sviluppo del marchio.  
• Controllo sull’ambiente dell’ufficio: gli uffici fisici garantiscono alle aziende il controllo dell’ambiente aziendale. È anche facile creare strutture e culture aziendali. 
• Facilità di collaborazione e comunicazione tra i dipendenti: i dipendenti che condividono uno spazio di lavoro fisico possono facilmente collaborare e scambiare idee. 
• Semplifica il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti
• Aiuta i dipendenti a promuovere le abilità sociali  

D’altra parte, gli svantaggi includono:

• È costoso: i contratti di locazione degli uffici possono essere costosi per non parlare di mobili, forniture, attrezzature e altri costi generali. 
• Limita le aziende ad assumere persone in una determinata posizione. Sebbene i dipendenti possano scegliere di spostarsi in luoghi vicini agli uffici, non tutti saranno abbastanza flessibili per questo. Pertanto, le aziende finiscono per perdere nell’assunzione di talenti a livello globale. 
• Può limitare le prestazioni dei dipendenti, soprattutto a causa delle lunghe ore di viaggio per andare al lavoro

Differenze tra ufficio virtuale e ufficio fisico

Definizione

Un ufficio virtuale si riferisce a un’opzione utilizzata dalle aziende che consente loro di accedere a uno spazio di lavoro remoto e di accedere alle attività relative all’ufficio senza la necessità di un lungo contratto di locazione. D’altra parte, un ufficio fisico si riferisce all’opzione di un luogo di lavoro centrale per le attività quotidiane in un ambiente aziendale.

Costi

Con un ufficio virtuale, le aziende pagano costi notevolmente inferiori per gli spazi ufficio. D’altra parte, un ufficio fisico ha molti costi in quanto gli uffici sostengono i costi per l’acquisto di mobili, forniture, attrezzature e altri costi generali senza dimenticare l’affitto pesante.

Pendolarismo

In un ambiente di ufficio virtuale, i dipendenti non devono recarsi quotidianamente in ufficio. D’altra parte, i dipendenti devono recarsi in ufficio in un ufficio fisico. 

Flessibilità

Gli uffici virtuali offrono ai lavoratori la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo. D’altra parte, gli uffici fisici non offrono la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo. 

Collaborazione e comunicazione dei dipendenti

Gli uffici virtuali promuovono la disconnessione, la mancanza di fiducia e di compagnia poiché i contatti con altri dipendenti sono limitati. D’altra parte, c’è la facilità di collaborazione e comunicazione tra i dipendenti negli uffici fisici. 

Somiglianze ufficio virtuale e ufficio fisico

Entrambi mirano ad aumentare la produttività dei lavoratori

Conclusioni

Un ufficio virtuale si riferisce a un’opzione utilizzata dalle aziende che consente loro di accedere a uno spazio di lavoro remoto e di accedere alle attività relative all’ufficio senza la necessità di un lungo contratto di locazione. D’altra parte, un ufficio fisico si riferisce all’opzione di un luogo di lavoro centrale per le attività quotidiane in un ambiente aziendale. Sebbene sia gli uffici virtuali che gli uffici fisici abbiano vantaggi sorprendenti, assicurati di scegliere l’opzione con cui lavorare in base alle dimensioni del tuo team, alla natura dell’attività, alla disponibilità di capitale, alla cultura aziendale e del team senza dimenticare lo stile di vita e le preferenze. Se si opta per uffici virtuali, avere la giusta struttura migliora e mantiene la produttività dei dipendenti.