Differenza tra Virtual Organization, Virtual Team, Virtual Workspace

Project Communication Management: Virtual Organization, Virtual Team, Virtual Workspace

Tra le varie ragioni che hanno reso molto importante e critico il Project Communication Management sicuramente rivestono un ruolo particolare la nascita e la diffusione di nuove forme di lavoro cosiddette virtuali. Tra queste individuiamo:

1. Le Virtual Organization;
2. I Virtual Team;
3. Virtual Repository;
4. I Virtual Workspace.

Le Virtual Organization

La rapida evoluzione dell’Information Technology sta modificando radicalmente l’approccio alla gestione dei progetti, dato che permette di supportare la gestione di processi distribuiti e la presenza di Virtual Team di lavoro.
La visione tradizionale del Project Management si focalizza su un singolo progetto alla volta, sviluppato in un unico luogo fisico. Questo paradigma è ormai superato; si fa strada un nuovo contesto dove più progetti vengono realizzati contemporaneamente. Allo sviluppo partecipano oggi équipe di persone sparse in luoghi diversi e appartenenti a vari team e aziende. Il crescente grado di globalizzazione e l’evoluzione dell’IT hanno infatti stimolato lo sviluppo di un nuovo tipo di organizzazioni, le cosiddette Virtual Organization, che si fondano sull’interazione tra società diverse: questo nuovo scenario richiede quindi una maggiore capacità di coordinamento e gestione a livello interaziendale. Con Virtual Organization si possono identificare le forme organizzative che permettono alle persone e ai team di lavorare superando gli schemi gerarchici tradizionali.

Sia le organizzazioni tradizionali che le Virtual Organization possono sviluppare progetti virtuali, cioè processi che coinvolgono persone provenienti da società e luoghi diversi.
Componenti chiave per queste forme organizzative sono l’ICT e le Computer-mediated Communications (CMC). Questi strumenti permettono infatti di abbattere le barriere geografiche e temporali.
Per garantire il raggiungimento degli obiettivi in questo nuovo ambiente è necessario verificare la presenza di alcune caratteristiche chiave all’interno delle varie società; le più importanti tra queste sono:

1. Ambiente dinamico
2. Presenza di pochi livelli gerarchici

È ormai indispensabile superare le rigidità di una struttura organizzativa tradizionale ed affidarsi invece a forme più snelle come i team di progetto interaziendali.
L’importanza e la delicatezza di questi aspetti può essere facilmente compresa attraverso alcuni dati: i processi di comunicazione e collaborazione possono consumare una parte molto significativa del tempo a disposizione di una risorsa coinvolta in un progetto. Studi su grandi progetti hanno dimostrato come fino al 70% del tempo di ogni lavoratore possa essere impiegato per comunicare con gli altri membri del team e come l’85% dei costi di progetto sia allocato per attività legate al team.
Collaborazione e comunicazione sono quindi una parte fondamentale del Project Management e sempre più lo saranno nei prossimi anni. Un’adeguata gestione di questi aspetti può aumentare la produttività e ridurre i costi da sostenere.

Virtual Team

Un team si può definire “virtuale” quando la maggior parte dei suoi membri utilizza dei Virtual Tool per coordinare e svolgere le proprie attività e quando la sincronizzazione tra i diversi soggetti avviene in maniera virtuale e non tramite un contatto interpersonale diretto.

Inoltre, è stato dimostrato come nei vari meeting che coinvolgono i membri di un Virtual Team la comunicazione basata su strumenti ICT risulti più efficiente e concentrata sui temi professionali, rispetto ad un’interazione con canali tradizionali.

In letteratura sono stati identificati molti fattori che influenzano la performance di un Virtual Team:

• Le differenze culturali riscontrabili all’interno del team o fra i diversi team;
• Le differenze di fuso orario riscontrabili all’interno del team o fra i diversi team;
• La distanza tra i team;
• La durata/aspettativa di vita di un team;
• La frequenza con cui i membri di un team o i diversi team comunicano tra di loro;
• La frequenza con cui i membri di un team o i diversi team organizzano dei meeting;
• Le interdipendenze esistenti tra attività di team diversi;
• La localizzazione fisica delle diverse risorse umane.

La virtualizzazione implica la necessità di ripensare ruoli organizzativi, regole e procedure che si condividono in un ambiente di lavoro. Questi aspetti, a causa della natura temporanea dei team, vanno ridefiniti di volta in volta.
È quindi evidente la necessità di un attento presidio e controllo di questi aspetti di Project Communication Management, al fine di migliorare la produttività delle risorse umane ed evitare l’insorgere di problemi.

Virtual Repository

Quanto presentato fino ad ora evidenzia come l’uso di strumenti operativi come la posta elettronica o il fax sia molto distante dal risultare completamente soddisfacente per lo sviluppo di progetti complessi. Si pensi, ad esempio, alla perdita di tempo legata all’invio di un allegato ad una casella di posta con capacità limitata: una volta scritto il messaggio, atteso il caricamento del file da allegare e inviata l’email si riceve un avviso di mancata consegna da parte del server di posta. A questo punto il mittente è costretto a recuperare quanto scritto e caricare il documento da inviare su uno servizio di archiviazione online, con perdite significative di tempo.

Una possibile soluzione a queste necessità è offerta dalle piattaforme web-based, che permettono di creare dei veri e propri Virtual Repository. Questo tipo di strumenti è un’evoluzione dei sistemi Product Data Management (PDM) e permette agli utenti, debitamente autenticati ed autorizzati, l’accesso in remoto ai dati relativi ai prodotti o servizi di una società (documenti testuali, disegni tecnici, basi di dati, ecc.), conservati in specifici archivi elettronici (repository).

L’utente non deve installare alcun programma in locale, dato che questo tipo di sistemi si basa su architetture di tipo client/server con accesso via web.
Grazie a queste peculiarità è possibile risparmiare tempo e risorse economiche nel processo di Sviluppo Nuovo Prodotto.

Virtual Workspace

La presenza di Virtual Team operanti all’interno di Virtual Organization, spesso con l’ausilio di Virtual Workspace, fa sì che si possa parlare della nascita di veri e propri Virtual Workspace: luoghi di lavoro virtuali in cui le persone interagiscono, collaborano e progettano insieme senza trovarsi fisicamente negli stessi spazi o dovendo comunicare nello stesso tempo. Il forte sviluppo dell’ICT ha influenzato in maniera decisiva l’affermarsi di questo nuovo modo di approcciarsi al lavoro. In particolare la possibilità di avere accesso a collegamenti ad internet a banda larga ha stimolato lo sviluppo di nuove forme di lavoro in remoto.