Difficoltà e resistenze all’implementazione dell’e-health in ambito sanitario
Introdurre le nuove tecnologie all’interno del sistema sanitario al fine di migliorare la qualità e la sicurezza dei servizi di assistenza è ormai diventato una priorità in tutti i paesi economicamente sviluppati del mondo. Nonostante ciò, il settore sanitario è più lento ad adottare la tecnologia rispetto agli altri settori economici. Ciò è dovuto ad una complessa rete di questioni sociali e tecniche interconnesse fra di loro ed allo stesso tempo situate all’interno di un più ampio contesto organizzativo. Introdurre l’ICT in sanità non è pertanto un processo lineare. Al contrario è un processo dinamico che prevede un’interazione ciclica fra la dimensione tecnica, la dimensione organizzativa e la dimensione sociale che si allineano (o meno) nel corso del processo di implementazione. In questo secondo capitolo analizzeremo pertanto le suddette tre dimensioni. Un’analisi accurata è infatti necessaria per comprendere le differenze sostanziali fra le varie dimensioni ma allo stesso tempo le loro interconnessioni che influiscono in modo significativo su un’adozione e un’implementazione efficace ed efficiente di una nuova tecnologia nel settore sanitario.
La dimensione tecnica
Le fonti accademiche indicano in maniera coerente che la maggioranza degli utenti e dei professionisti del settore sanitario non sono avversi alla tecnologia in quanto tale. Tuttavia, sviluppano sovente delle resistenze nei confronti di sistemi elettronici considerati inadeguati o, ancora peggio che interferiscono con i valori, le aspirazioni e i ruoli all’interno dell’ambiente clinico e ospedaliero. Una caratteristica chiave della tecnologia dovrebbe essere pertanto la sua utilità e l’offerta di vantaggi rispetto alle pratiche esistenti. Questo concetto è più comunemente associato alla velocità del nuovo sistema elettronico: un nuovo sistema deve infatti avere almeno la stessa velocità del sistema operativo adottato in precedenza e non deve rallentare in modo significativo i professionisti nel corso della loro giornata lavorativa. Esistono tre caratteristiche tecniche fondamentali che concorrono a rendere vantaggiosa ed altre volte ad ostacolare l’adozione di una tecnologia da parte di un’organizzazione: l’adattabilità, la complessità e il costo.
Adattabilità
Un importante fattore nella selezione della tecnologia è la sua abilità di essere adattata al contesto locale. In particolare, sono più facilmente adottate quelle tecnologie che possono essere adeguate ad ambienti mutevoli come il settore sanitario. Per questo motivo le considerazioni e i giudizi dei pazienti dovrebbero essere di significativa importanza nella fase di design e di sviluppo della tecnologia e-health in modo da superare le barriere di adattabilità.
Connessa all’adattabilità è l’interoperabilità. Al fine di raggiungere l’approvazione e l’adozione delle nuove tecnologie da parte dei pazienti e dei professionisti è necessario che queste innovazioni possano adeguatamente collegarsi ad altri sistemi informatici scambiando informazioni. A titolo esemplificativo durante l’adozione della cartella clinica elettronica, nella fase di implementazione il più grande ostacolo fu l’impossibilità del nuovo sistema di scambiare informazioni con sistemi già esistenti a causa di una mancanza di standard coerenti di dati.
Complessità
I fattori relativi alla complessità come le lentezza di esecuzione di un nuovo sistema informatico, software e hardware che sono difficili da utilizzare, la necessità di numerose modifiche del software, il lavoro impiegato nel trasferimento delle cartelle dal vecchio sistema al nuovo, l’impossibilità di fornire l’accesso in tempo reale, la gestione de dati, la sicurezza, le interruzioni inaspettate e la lentezza di connessione, influenzano l’implementazione delle nuove tecnologie nell’ambiente sanitario. Sovente i problemi che riguardano la complessità del sistema sono connessi all’incapacità dei professionisti sanitari di utilizzare e apprendere in modo esaustivo il metodo di utilizzo dell’innovazione adottata. I produttori delle nuove tecnologie dovrebbero pertanto sviluppare sistemi il più “user-friendly” possibile coinvolgendo professionisti e utenti dei servizi nella fase di design del nuovo sistema e dovrebbero inoltre dotarli di guide all’utilizzo e assisterli nella prima fase di adozione fornendo assistenza tecnica.
Costo
Il costo dei sistemi e-health e i costi associati alla loro implementazione sono un fattore determinante nella fase di adozione. I costi relativi alle nuove tecnologie possono manifestarsi nella fase di start-up, nella fase di adozione e possono essere connessi alle perdite di guadagno e ai potenziali risparmi disposti a fronte degli stessi costi. I costi di set-up come quelli di acquisto e di installazione sono considerati da numerosi studi come importanti barriere per l’adozione iniziale e incentivi finanziari da parte di assicurazioni e agenzie del governo hanno facilitato la decisione di implementazione in molti casi. Anche le preoccupazioni riguardo ai costi di sviluppo e adozione hanno rappresentato degli ostacoli per la decisione di acquisto delle nuove tecnologie. Previsioni dei risparmi di costo futuri e dell’utile sul capitale investito (ROI) sono pertanto fattori che incentivano l’adozione di nuovi sistemi elettronici. Inoltre, pronosticare l’economicità dell’investimento attraverso valutazioni formali e ridefinire il business model dell’organizzazione, sono strategie che possono aiutare a superare le barriere connesse ai costi.
In numerosi settori economici la tecnologia ha contribuito sia ad abbattere i costi dei beni e dei servizi offerti sia ad aumentare la produttività. Nonostante ciò, nel settore sanitario la tecnologia oltre a contribuire positivamente ad un aumento della qualità dei servizi offerti, è spesso connessa ad un incremento dei costi relativi all’offerta di prestazioni sanitarie. Lo sviluppo dell’e-health sotto nuove condizioni di mercato deve essere pertanto adattato al fine di raggiungere un aumento della qualità della sanità senza incorrere in costi eccessivamente elevati.
La dimensione organizzativa
Organizzazioni sanitarie più grandi e complesse hanno dimostrato di essere più ricettive all’introduzione di un’innovazione tecnologica. Ciò è dovuto in parte al più cospicuo capitale umano e finanziario coinvolto in questo contesto ma anche ad un management più complesso e ad una più ampia gerarchia organizzativa. Per questo motivo numerosi studi sottolineano l’importanza del ruolo dei manager di alto livello e lo considerano come fondamentale per avere una gestione migliore e più efficace delle attività durante la fase di implementazione delle nuove tecnologie. Questi manager di alto livello acquisiscono la funzione di mettere in comunicazione e ridurre il divario che esiste fra tecnici informatici, management e professionisti. Possono inoltre facilitare la gestione dei turni lavorativi, fornire un adeguato training e supporto agli utenti delle nuove tecnologie e identificare aspetti problematici. La fase iniziale di adozione può talvolta essere difficile per l’organizzazione interna e può radicalmente rivoluzionare i turni lavorativi e le mansioni dei professionisti. Mettendo a disposizione degli operatori del tempo addizionale ad esempio a scapito dell’orario di lavoro nella fase di implementazione dell’innovazione tecnologica, è possibile contribuire ad un’implementazione più efficace, più veloce e più agevole della nuova tecnologia, al fine di evitare conseguenze indesiderate causate dallo stravolgimento del lavoro che in questa fase inevitabilmente si crea.
Una forte leadership organizzativa e un buon management sono necessari per assicurare un’adeguata strategia e per far sì che gli individui all’interno dell’organizzazione lavorino verso un obiettivo comune attraverso l’utilizzo della tecnologia.
In letteratura sono presenti numerosi studi che dimostrano l’importanza del fatto che agli utenti dell’innovazione tecnologica dovrebbe essere trasmessa una valutazione concreta dei possibili vantaggi e dei trade-offs, incluse le tempistiche anticipate. Dovrebbero inoltre essere comprese considerazioni aggiuntive come le valutazioni di interoperabilità, il metodo appropriato di implementazione che meglio si adatta all’organizzazione che adotta la tecnologia e infine evitare la manifestazione del fenomeno di “scope creep” ovvero una tendenza a far slittare l’ambito principale del progetto a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una ambigua definizione dei risultati e dei loro requisiti. Nella fase di questo processo il management deve anche contemplare e pianificare eventuali contingenze estreme che possono accadere come ad esempio la possibilità di un fallimento della tecnologia adottata.
Si possono identificare due tipologie di fattori organizzativi che concorrono a influenzare la corretta ed efficace implementazione di una nuova tecnologia: I fattori legati all’ambiente esterno e i fattori legati all’ambiente interno.
Per quanto riguarda l’ambiente esterno l’assenza o l’inadeguatezza di leggi o regolamenti può minacciare l’implementazione di tecnologie e-health a livello organizzativo e professionale. Per questo motivo la necessità di standard riconosciuti per la fornitura di sistemi e-health è stata descritta in numerosi studi pubblicati in letteratura. La creazione di questi standard serve a ridurre la preoccupazione dei professionisti riguardo alla sicurezza dei dati, alla responsabilità professionale e a facilitare lo scambio di informazioni attraverso i sistemi e le organizzazioni mantenendo l’integrità dei dati. Gli incentivi da parte del governo e di altri stakeholders possono favorire l’adozione delle nuove tecnologie da parte delle strutture sanitarie come ad esempio finanziamenti iniziali, copertura dei costi, rimborsi e contratti di sponsorship.
Considerando invece i fattori legati all’ambiente interno, è da valutare soprattutto l’adattamento tra l’applicazione della tecnologia e l’ambiente in cui viene inserita. In particolare, è stato valutato in numerosi studi l’adattamento fra tecnologia e-health e il flusso di lavoro (workflow). Un fattore ricorrente di insuccesso dell’implementazione si ha quando il sistema informatico non si adatta bene alle pratiche lavorative della routine giornaliera. I professionisti infatti percepiscono che i sistemi e-health alterano il flusso di lavoro e l’erogazione delle cure ai pazienti e questo rappresenta una barriera al loro uso e alla loro implementazione. Quando invece al contrario esiste una buona compatibilità o comunque la percezione di una buona compatibilità fra tra il sistema e-health ed il flusso di lavoro l’uso della tecnologia e-health è facilitato.
La resistenza all’implementazione della e-health da parte dei medici è stata oggetto di numerosi studi pubblicati ed è correlata alla paura e alle incertezze create dalle nuove tecnologie. Le strategie utilizzate per ridurre le barriere nei confronti delle nuove tecnologie riguardano: il training, l’adattabilità delle tecnologie ai ruoli ed al flusso di lavoro specifici e la presenza di uno staff dedicato di supporto tecnico.
Inoltre, sono considerati fattori importanti per lo sviluppo e l’implementazione delle tecnologie il coinvolgimento della dirigenza e la disponibilità di specifiche risorse come la presenza di infrastrutture appropriate: un’adeguata accessibilità all’energia elettrica, alla banda larga, ad un’efficace connessione a internet e ad un accesso a linee telefoniche e alla possibilità di impiego di telefoni cellulari.
Ancora, numerosi studi hanno riportato l’importanza della disponibilità o meno di tempo per l’apprendimento di queste tecnologie e-health come fattore determinante per la loro implementazione.
Infine, il fattore knowledge and information, cioè il fattore educazionale formativo. Quasi unanimemente gli studi disponibili fanno riferimento al training ed al supporto in relazione all’implementazione e l’accettazione dell’e-health. L’educazione inoltre è stata riportata come fattore che migliora l’accettazione dell’e-health da parte dello staff in relazione alla conoscenza dei benefici che possono esserne attesi.
In genere un training appropriato, di alta qualità e prontamente disponibile è stato costantemente considerato un importante fattore facilitatore dell’implementazione dell’e- health ed invece come una barriera quando era inesistente o non adeguato.
La dimensione sociale
Un numero di aspetti sociali correlati all’introduzione dell’ICT in sanità sono evidenziati nella letteratura come fattori capaci di incrementare le possibilità di una loro efficace implementazione. Atteggiamenti e convinzioni riguardo a questo aspetto sono stati riportati come fattori facilitatori o alternativamente come barriere all’adozione dei sistemi di e-health nei contesti sanitari. In particolare, un atteggiamento positivo degli operatori verso sistemi innovativi migliora la loro accettazione e la loro implementazione; mentre un atteggiamento negativo e una resistenza dello staff agiscono come barriere. Esempi degli atteggiamenti positivi dello staff sono: la convinzione che il nuovo sistema porti benefici ai pazienti, l’interesse in queste nuove tecnologie e la motivazione a lavorare con queste nuovi sistemi.
Al contrario, percezioni negative includono: l’idea che il sistema elettronico interferisca con la fornitura delle prestazioni sanitarie, dubbi che questi sistemi possano migliorare la cura dei pazienti o possano potenziare la qualità delle pratiche mediche, sfiducia nel sistema o una generale resistenza dello staff al cambiamento.
Strategie per contrastare queste attitudini negative includono il sostegno a una cultura di cooperazione e comunicazione, il coinvolgimento degli operatori di sistema nello sviluppo e nella leadership e la creazione di un ambiente di cordialità e di amicizia che possa promuovere la consapevolezza dell’utilità della procedura. Anche l’atteggiamento di pazienti e colleghi è stato in grado di influenzare l’atteggiamento dello staff riguardo all’accettazione dell’e-health. Più specificamente sono state riportate come fattori di barriera alla diffusione dell’e-health la paura di una perdita di autonomia, preoccupazioni riguardo alla responsabilità professionale, preoccupazioni riguardo il fatto che la privacy e la sicurezza dei pazienti possono essere compromessi, e infine la percezione di minacce alla qualità delle relazioni fra pazienti e personale sanitario.
Ci sono delle ulteriori caratteristiche degli operatori della salute che sono considerate capaci di influenzare l’accettazione e l’implementazione dell’e-health come le personali abilità informatiche e l’esperienza lavorativa del personale. Inoltre, il training e gli incentivi finanziari sono stati citati come strategie per superare le barriere legate alle competenze. Da segnalare ancora fattori di tipo demografico come età, educazione, sesso, esperienza clinica possono influenzare l’atteggiamento degli operatori sanitari verso i sistemi e-health anche se la maggior parte degli studi conclude che non è stata stabilita nessuna correlazione chiara fra queste caratteristiche e queste attitudini.
Conclusioni
Le tre dimensioni discusse in questo capitolo sono interconnesse ed è di primaria importanza raggiungere un buon grado di allineamento fra di loro. Questo allineamento può essere inteso come una sorta di equilibrio necessario per raggiungere l’obbiettivo finale. Se l’obiettivo consiste nel raggiungere un’implementazione che soddisfi la maggior parte degli stakeholders, l’innovazione tecnologica non deve essere solo utilizzabile (dimensione tecnica) ed utile (dimensione organizzativa), ma deve essere introdotta in modo appropriato dalle organizzazioni in modo da raggiugere un’adozione distesa e senza problematiche e/o preoccupazioni (dimensione sociale). Inoltre, è provato da numerosi studi che se all’interno dell’organizzazione esiste una relazione fra le tre dimensioni suddette, la tecnologia è più facile da utilizzare e può aiutare la nascita di nuovi ed innovative tecniche lavorative e professionali. Ciò presuppone una consapevolezza del fatto che un cambiamento all’interno di una delle tre dimensioni possa influenzare significativamente il processo di implementazione, il design e l’utilizzo della nuova tecnologia. Ad esempio, per far fronte a problemi del sistema informatico (dimensione tecnica), gli utenti (dimensione sociale) possono trovare soluzioni alternative e in alcuni casi raggiugere metodi lavorativi più efficienti. Se questa prospettiva dinamica viene incoraggiata e adottata all’interno delle strategie organizzative, la tecnologia introdotta potrà facilmente raggiungere il suo potenziale.
Un altro concetto importante che è possibile dedurre dalla relazione complessa delle tre dimensioni analizzate in questo capitolo è il fatto che non esiste una “formula segreta” per un’adeguata implementazione. La nascita di conseguenze indesiderate durante l’introduzione comporta un adattamento continuo delle strategie organizzative al contesto specifico.
