Fasi e importanza del ciclo di vita di un progetto

Project Management

Il Project Management è la pianificazione, l’organizzazione e il controllo delle risorse di una azienda per un obiettivo relativamente a breve termine che è stato stabilito per perseguire scopi e obiettivi specifici. Il Project Management utilizza inoltre l’approccio di sistema al management facendo in modo che il personale funzionale (la gerarchia verticale) sia assegnato a un progetto specifico (la gerarchia orizzontale).

L’obiettivo finale è quello di mostrare che il Project Management è concepito per gestire o controllare le risorse di una società per una determinata attività, entro i tempi, i costi e le prestazioni stabiliti. Tempi, costi e prestazioni rappresentano i vincoli di progetto. Se il progetto deve essere portato a termine per il cliente esterno, ha un quarto vincolo, vale a dire le buone relazioni con il cliente.

I dirigenti selezionano spesso i Project Manager (PM) in base al cliente e al tipo di relazioni che saranno necessarie.

Definizione del ruolo di Project Manager

Il Project Manager (PM) è responsabile della coordinazione e dell’integrazione delle attività attraverso più linee funzionali. Egli svolge numerose attività d’integrazione che comprendono lo sviluppo, esecuzione e l’apporto di modifiche al piano per le quali deve convertire gli input (per esempio le risorse) in output quali prodotti, servizi e profitti.
Per effettuare queste operazioni, il Project Manager deve avere forti competenze di comunicazione e di rapporti interpersonali, deve avere familiarità con le operazioni di ciascuna line organization (tipologia di struttura amministrativa, per la quale la catena di comando ha il controllo a qualsiasi livello, non trovando difficoltà di comunicazione) e deve conoscere la tecnologia utilizzata.

La responsabilità principale del PM è la pianificazione. Se la pianificazione del progetto viene eseguita correttamente, è plausibile che il project manager riesca a evitare gran parte del lavoro perché il progetto sarà autonomo, anche se questo accede raramente. Nella maggior parte dei casi il project manager fornisce definizioni globali o sommarie del lavoro da portare a termine, ma i line manager, vale a dire i veri esperti, si occupano della pianificazione dettagliata.

Come architetto del piano di progetto, il PM deve eseguire quanto segue:

• definizioni complete delle attività;
• definizioni dei requisiti delle risorse, possibilmente i livelli di competenza;
• principali milestone del programma (raggiungimento di obiettivi stabiliti in fase di definizione del progetto);
• definizione dei requisiti di qualità e affidabilità del prodotto finale;
• la base per la valutazione delle prestazioni.

I PM sono responsabili dell’amministrazione del progetto e, per questo motivo, devono avere il diritto di stabilire procedure, regole, linee guida e direttive personali, purché questi elementi siano conformi alla policy globale della società. Le società con strutture di Project Management collaudate hanno in genere linee guida aziendali piuttosto approssimative, pertanto i PM hanno un certo grado di flessibilità nel modo in cui controllano i progetti.

Definizione di progetto

Con il termine progetto si identifica il complesso di attività correlate tra loro e finalizzate a creare prodotti o a pubblicizzare servizi rispondenti a obiettivi specifici determinati. I criteri di esecuzione e completamento in termini di tempi, costi e qualità, sono definiti in un contratto. Nel caso in cui gli obiettivi assegnati siano sufficientemente impegnativi e/o critici, per garantire il successo di un progetto è necessario disporre di risorse umane adeguate in termini qualitativi e quantitativi, ma anche in ambito finanziario, nonché di chiarezza riguardo i seguenti aspetti:

• contesto e settore a cui si riferisce il progetto;
• obiettivi, cioè requisiti e prestazioni dei prodotti e/o servizi che deve rilasciare il progetto;
• responsabilità, intesa come distribuzione dei compiti: chi, che cosa, entro quando;
• tempo (inizio e durata);
• costo stimato, prestabilito;
• qualità, intesa come aderenza ai requisiti ed alle prestazioni richieste.

Ciclo di vita del progetto

Ogni programma, progetto o prodotto ha determinate fasi di sviluppo note come fasi del ciclo di vita. Una chiara comprensione di queste fasi consente ai Manager e ai dirigenti di controllare meglio le risorse per portare a termine gli obiettivi.
Durante gli ultimi anni c’è stato un accordo parziale sulle fasi del ciclo di vita di un prodotto, mentre non esiste un accordo tra i settori sulle fasi del ciclo di vita di un progetto. Le definizioni teoriche delle fasi del ciclo di vita di un sistema possono essere applicate a un progetto. Tra le varie fasi vi sono le seguenti:

• Concettuale
• Pianificazione
• Test
• Implementazione
• Chiusura

In particolare, la prima fase, quella concettuale, comprende la valutazione di un’idea. L’elemento più importante di questa fase è un’analisi preliminare dei rischi e dell’impatto risultante sui tempi, sui costi e sui requisiti delle prestazioni, insieme all’impatto potenziale sulle risorse della società.

La seconda fase è la pianificazione. Si tratta, principalmente, di un perfezionamento degli elementi della fase concettuale e richiede una identificazione precisa delle risorse necessarie e la determinazione di valori realistici dei costi, dei tempi e delle prestazioni. Questa fase comprende inoltre la preparazione iniziale della documentazione necessaria per supportare il sistema.

A causa della portata della valutazione, l’analisi dei costi del sistema durante le fasi concettuali e di pianificazione non è un’attività semplice. La maggior parte dei costi di progetto o di sistema può essere suddivisa in costi operativi (ricorrenti) e di implementazione (non ricorrenti). I costi di implementazione comprendono spese uniche come la costruzione di una nuova facility o l’acquisto di hardware.
Dopo aver determinato il costo totale approssimativo del progetto, deve essere effettuata un’analisi dei costi e dei benefici per determinare se il valore stimato delle informazioni ottenute dal sistema supera il costo per ottenere informazioni stesse. Questa analisi è spesso inclusa come parte di uno studio di fattibilità. A causa dei costi sostenuti in queste due fasi, l’approvazione del Top Management16 è quasi sempre necessaria prima dell’inizio di un tale studio di fattibilità.

La terza fase, il test, è principalmente una verifica e uno sforzo di standardizzazione finale per poter iniziare le operazioni. Quasi tutta la documentazione deve essere completata in questa fase.
La quarta fase è rappresentata dall’implementazione, che integra il prodotto o i servizi del progetto nell’organizzazione esistente. Se il progetto era stato sviluppato per determinare un prodotto commerciabile, questa fase potrebbe comprendere le fasi del ciclo di vita del prodotto di introduzione sul mercato, di crescita, di maturità, e di parziale deterioramento.

La fase finale è la chiusura e comprende la riallocazione delle risorse. Si consideri una società che vende prodotti ai consumatori. Mentre un prodotto inizia le fasi di deterioramento e di morte del relativo ciclo di vita devono essere stabiliti nuovi prodotti o progetti. Tale società dovrebbe per tanto richiedere un flusso continuo di progetti per sopravvivere. Questa fase valuta gli sforzi del sistema complessivo e ha la funzione di input per le fasi concettuali di nuovi progetti e sistemi. Ha inoltre un impatto su altri progetti in corso per quanto riguarda l’identificazione delle priorità.