Implementazione e manutenzione di un sistema ERP in azienda
In temini direzionali un importante aspetto da tenere in debita considerazione fa riferimento al costo riguardante l’implementazione e la manutenzione di un sistema ERP in azienda.
L’adozione di un sistema ERP è una decisione molto complessa, che richiede una attenta valutazione dei costi – benefici ad essa associati e la cui definizione comporta il coinvolgimento di molte competenze che vanno dalla consulenza direzionale e organizzativa per la definizione del modello di business di riferimento, all’ottimizzazione delle scelte di matrice tecnologica.
Il costo di un sistema è estremamente variabile, esso dipende da diversi fattori quali la dimensione della società, il numero di utenti, il numero di moduli acquistati ed inoltre i costi d’implementazione.
Da analisi di mercato ci si è resi conto che il prezzo dei software iniziale può oscillare tra gli € 8.000 e i € 25.000 ad utente di cui il 70-80 % è costituito dal Business Process di reingegnerizzazione stesso.
Come si può ben capire nonostante sia versatile e adattabile a qualsiasi situazione e a qualsiasi tipo di azienda, l’elevato costo di acquisto preclude la possibilità di adozione del sistema ERP a tutte quelle aziende di piccole e media dimensione, solitamente a carattere famigliare o comunque costituite da un limitato numero di soci.
Queste infatti pur avendo una struttura snella, grazie alla loro dimensione, risultano tuttavia avere ancora delle grosse inefficienze dovute proprio a una cattiva gestione delle informazioni.
Tali software permettono infatti un controllo e una gestione delle informazioni in tempi reali e veloci: tutte le informazioni sono infatti riportate in sistema, l’operatore quindi non avrà bisogno né di archiviare né di controllare i documenti negli appositi raccoglitori, poiché i documenti saranno scannerizzati e inseriti in apposite cartelle, mentre i dati saranno riportati in particolari maschere. Con tali sistemi infatti le aziende potrebbero puntare infatti ad ottenere la certificazione di azienda paperless.
Per quanto concerne il tema delle certificazioni, le aziende non supportate da tali sistemi potrebbero correre anche il rischio di non essere considerate fornitori qualificati dalle proprie aziende clienti; soprattutto ai giorni nostri in cui tutti i fornitori codificati delle più grandi e importanti aziende devono avere una certificazione che dimostri la qualitá ed efficacia della gestione aziendale.
Il momento più critico dei sistemi ERP è, quello della “implementazione”, in quanto richiede un ripensamento globale delle procedure aziendali, non solo dal punto di vista dei flussi informativi, ma anche della loro impostazione “organizzativa”.
Richiedendo notevoli cambiamenti organizzativi, nella fase d’implementazione dei sistemi ERP spesso ci si trova ad affrontare forti resistenze organizzative.
Per tale motivo è necessario che vi sia un chiaro appoggio del vertice aziendale nei confronti del progetto, un forte coinvolgimento degli utenti, l’apporto di risorse e competenze esterne e l’elevata professionalità delle figure interne ed esterne coinvolte.
