Modelli per la rappresentazione dei processi aziendali

Una prima differenziazione tra i diversi modelli per la rappresentazione di processi aziendali può essere fatta prendendo in considerazione le seguenti caratteristiche:

• aspetto osservato: l’enfasi può essere sulla rappresentazione delle relazioni interpersonali tra le persone coinvolte nell’esecuzione del processo oppure sulle tecnologie utilizzate per assistere gli utenti nel suo svolgimento;
• livello di formalizzazione: la descrizione dei processi può essere formalizzata, utilizzando tecniche basate su una formalizzazione matematica di tutti gli elementi del processo, oppure essere basata soprattutto su alcuni elementi grafici con una definizione volutamente non sempre precisa e integrati con descrizioni o elementi testuali che consentono la comprensione della descrizione anche da parte di non specialisti

Attualmente non c’è un modo unanimemente riconosciuto ad applicato per classificare i processi (modelli processi aziendali). Una prima classificazione, proposta da Georgakopoulos et al, divide i processi a seconda della complessità della loro struttura. I processi scarsamente strutturati sono caratterizzati da attività da eseguire in sequenza. I processi altamente strutturati sono invece caratterizzati da strutture complesse, con cicli, task eseguiti in parallelo e sincronizzazioni fra attività.

Un’ulteriore classificazione proposta in letteratura divide i processi in human-oriented e system-oriented. Nei processi human-oriented, agenti umani cooperano per eseguire le attività del processo e per garantire la correttezza dei risultati. I processi system oriented sono invece altamente automatizzati, includono attività pesanti dal punto di vista computazionale e di solito richiedono che sia il sistema a valutare la correttezza dell’esecuzione e delle informazioni prodotte.

Gli analisti tipicamente dividono i processi in ad hoc, amministrativi e produttivi. I processi ad hoc sono processi senza una struttura fissa e ben definita, caratterizzati da alta variabilità. Per questi processi è difficile definire uno schema, dato che  la  sequenza  delle  attività  non  è  prestabilita,  ma  viene  definita  dinamicamente, durante l’esecuzione del processo. La riorganizzazione di un’azienda o un’azione di una partita di calcio sono esempi di processi ad hoc.

Un sistema che supporta un processo ad hoc deve consentire la cooperazione tra persone che contribuiscono alla sua esecuzione, al fine di definire (dinamicamente) la struttura del processo man mano che questo procede.

Processi aziendali amministrativi

I processi amministrativi sono processi prevedibili e ripetibili, per i quali è possibile definire uno schema che viene seguito da molte o tutte le istanze (esecuzioni) del processo. Le varie attività che fanno parte di un processo amministrativo sono in genere eseguite da agenti umani (sono processi human-oriented), e comportano tipicamente l’inserimento di dati o la scrittura di documenti. La prenotazione di un viaggio, la valutazione di una richiesta di pensione di invalidità e l’assunzione di un nuovo  impiegato sono esempi di processi amministrativi.

Data la loro ripetitività, i processi amministrativi si prestano bene ad essere automatizzati; uno strumento di supporto all’esecuzione dei processi amministrativi deve consentire la specifica del processo e deve poi supportarne l’esecuzione, programmando le attività da ed eseguire e fornendo i dati e i documenti necessari agli agenti (umani) che svolgono le attività.

Processi aziendali produttivi

I processi produttivi sono system-oriented, altamente strutturati e comportano un elevato numero di transazioni che accedono a vari sistemi informativi. La costruzione di un aereo e l’aggiornamento di un data warehouse sono esempi di processi produttivi. Anche i processi produttivi, come quelli amministrativi, sono prevedibili e ripetibili, e come tali possono essere automatizzati. In questo caso però, il software di supporto deve essere molto sofisticato, in quanto deve essere in grado di cooperare con sistemi informativi esterni che tipicamente sono eterogenei, autonomi e distribuiti.

Le “dimensioni” che fanno parte delle notazioni per la descrizione dei processi possono essere molte, ma in generale in tutte le rappresentazioni si troveranno i seguenti elementi, che potranno essere caratterizzati in modo diverso e quindi porteranno  a definire le caratteristiche specifiche di un dato modello:

• attività (o task): i processi sono composti da attività da eseguire, che possono essere elementari, e quindi avere una definizione precisa e immediata di specifici compiti, o essere a loro volta costituite da un insieme di attività da svolgere; si parla in quest’ultimo caso di descrizione a più livelli o gerarchica dei processi, e i processi si definiscono come costituiti da sottoprocessi.
• dati/oggetti manipolati: le attività di un processo saranno basate su operazioni svolte su oggetti; tali oggetti potranno essere di natura diversa, quali le materie prime in un processo produttivo e i documenti ufficiali protocollati in una pratica
• agenti/ruoli: si parlerà di esecutori dei processi e a tale scopo diversi approcci potranno essere utilizzati – in tale contesto si troveranno termini quali esecutore, agente, ruoli e così via;  in generale un esecutore potrà essere una persona, una macchina o un particolare programma software, oppure l’esecuzione  potrà richiedere diversi esecutori di tipologie diverse nello stesso momento;  in particolare, nelle strutture aziendali e amministrative, si porrà il problema di identificare chi all’interno di una struttura organizzativa dovrà eseguire una determinata parte di un certo processo. E’ importante che l’assegnamento delle attività agli esecutori possa essere effettuato in modo flessibile e in modo da minimizzare i cambiamenti necessari a fronte di modifiche nella struttura del processo o dell’organizzazione.
• Punti di decisione: come già indicato nei paragrafi precedenti i punti di decisione sono importanti all’interno dei processi, perché solitamente comportano strade alternative nell’esecuzione dei passi successivi del processo e possono portare a diverse fasi di negoziazione prima di raggiungere il
• Eccezioni: una problematica che si sta affrontando in tempi recenti sia a livello di modellizzazione che a livello di strumenti di supporto all’esecuzione dei processi è quella delle eccezioni; è difatti difficile prevedere anticipatamente in modo esaustivo l’intera gamma di situazioni che potranno presentarsi durante l’esecuzione del processo, in particolare se queste situazioni non fanno parte di una pratica consolidata o normata nell’esecuzione, ma richiedono un trattamento ad hoc di specifiche attività. Si è visto nella pratica dell’uso di tali modelli e strumenti che non è opportuno congelare un processo definendo tutte le situazioni possibili, ma è utile definire, oltre alle situazioni di esecuzione normale o usualmente prevedibile di esecuzione, anche condizioni particolari che possono presentarsi durante l’esecuzione, magari anche in parti diverse del processo, e definire il comportamento di tipo generale da tenere in tali situazioni.

Sulla base degli elementi sopra indicati, una possibile classificazione dei modelli di rappresentazione dei processi aziendali è la seguente:

• modelli basati sui dati: i modelli basati sui dati enfatizzano il flusso di dati e/o documenti nell’esecuzione del processo; un esempio classico di tale modello, i diagrammi di flussi di dati o DFD.
• basati su attività: molti modelli hanno come elemento caratterizzante la descrizione delle attività da svolgere e la loro sequenza, descritta in modo più o meno formale e articolato: il modello WIDE come esempio di tale modello.
• basati su comunicazione: un modello basato sull’interazione tra agenti e sulle fasi di negoziazione necessarie nell’esecuzione del processo è il modello Action workflow, che presenta numerosi aspetti originali ed è particolarmente adatto a rappresentare processi in cui gli elementi di decisione sono da considerarsi importanti.
• Diagramma delle attività in UML: un diagramma i cui nodi rappresentano le attività del processo e gli archi specificano l’ordine in cui i task devono essere eseguiti.