Principali vantaggi e svantaggi del web conferencing in informatica
L’uso del web conferencing porta con se un gran numero di vantaggi. Il primo beneficio tangibile consiste nella possibilità di sfruttare questi strumenti per comunicare a distanza con un livello di efficacia e di coinvolgimento simile a quello delle riunioni e delle conferenze reali. Ogni partecipante si collega dal proprio computer di casa o dal proprio ufficio ed interagisce senza doversi spostare materialmente per raggiungere il luogo della conferenza. Uno dei vantaggi nell’uso di questi sistemi è in altre parole l’abbattimento totale di tutte le barriere geografiche, con la conseguente drastica riduzione dei costi dovuti alle trasferte ed ai viaggi, senza contare inoltre che è indubbiamente più comodo partecipare ad eventi virtuali che non richiedono nessun tipo di spostamento.
Per quanto riguarda i costi per l’organizzazione degli eventi, in genere le soluzioni basate sul web conferencing battono le conferenze e le riunioni organizzate dal vivo. Per l’organizzazione di conferenze reali, infatti, c’è la necessità di incaricare delle persone preposte per la ricerca e per la preparazione di un luogo fisico dove condurre l’evento. Oltre alla spesa economica che queste operazioni comportano, le persone addette a queste mansioni dovranno anche investire un quantitativo di tempo non trascurabile per lo svolgimento di tali attività organizzative. Tramite l’uso del web conferencing invece, il personale necessario per l’organizzazione dell’evento cala drasticamente. Non c’è la necessità di trovare una sede fisica per ospitare l’evento. Gli unici costi, nel peggiore dei casi, sono dell’ordine di poche decine o centinaia di euro qualora ci si rivolga verso software a pagamento, o si decida di spendere soldi per l’acquisto di un server dedicato su cui lasciare in esecuzione il proprio programma di web conferencing. In questo modo si possono ridurre i costi legati all’organizzazione degli eventi, oltre ad avere un guadagno non indifferente anche per quanto riguarda il fattore del tempo risparmiato.
Come se non bastasse, l’uso dei sistemi di web conferencing permette di raggiungere facilmente un pubblico molto vasto, con la possibilità di coinvolgere facilmente negli eventi anche persone situate in aree geograficamente molto distanti. Gli organizzatori, inviando inviti tramite e-mail o per mezzo dei social network possono pubblicizzare l’evento in modo semplice e veloce, a fronte di investimenti modesti.
Un ultimo vantaggio molto importante è costituito dal fatto che, come per tutte le tecnologie che favoriscono la collaborazione a distanza, anche il web conferencing diminuisce i tempi dei processi decisionali, aumenta il livello di comunicazione interna aziendale e migliora il lavoro di squadra.
Tramite questi strumenti diventa possibile interconnettersi facilmente con gruppi di colleghi anche molto distanti e lavorare facilmente su progetti comuni, come accade quotidianamente per le persone presenti nello stesso ufficio. Questo processo di lavoro, in cui team situati in luoghi diversi del globo collaborano in contemporanea su progetti condivisi viene comunemente chiamato virtual team working. Anziché interagire utilizzando strumenti convenzionali come linee telefoniche, e-mail, social networks, il team aziendale ha a disposizione un unico ambiente di lavoro dove condividere file o link all’occorrenza: il sistema di web conferencing. I team possono così “incontrarsi” online per discutere assieme dei progetti condivisi e per tenere traccia degli incontri già avvenuti, con un conseguente incremento della qualità del lavoro. Tramite il web conferencing, insomma, gestire agevolmente gruppi di lavoro composti da persone provenienti da qualsiasi parte del mondo diventa una possibilità concreta.
