Processo di Misurazione e Reporting dei dati aziendali raggiunti
Come misurare e fare reporting dei dati aziendali raggiunti?
La misurazione e il reporting costituiscono l’insieme delle attività mediante le quali sono rilevati, misurati e comunicati i risultati raggiunti, classificati per programmare e per centri di responsabilità. Dal momento che tale fase costituisce la base per la valutazione delle performance conseguite dall’azienda nel suo complesso, dai singoli centri di responsabilità e dai loto titolari deve essere effettuata con molta attenzione. Rilevazioni non corrette possono incidere sulla significatività delle valutazioni effettuate e sulla validità della pianificazione futura.
La misurazione può avere ad oggetto:
- i risultati definitivi;
- i risultati intermedi;
In genere in azienda vengono effettuate entrambe le misurazioni sopra indicate. La valutazione dei responsabili dei singoli centri di responsabilità, finalizzata alla concessione di premi e punizioni, richiede la misurazione dei risultati finali. Allo stesso tempo la misurazione dei risultati intermedi consente di accertare tempestivamente eventuali incoerenze nella gestione e di mettere in atto opportune azioni correttive. Al fine di un’efficace valutazione dei risultati, la misurazione deve essere effettuata soltanto sugli aspetti ritenuti effettivamente rilevanti per il successo aziendale. Particolare attenzione deve essere anche destinata al metodo e all’unità di misura utilizzata per la misurazione. Al fine di consentire l’attivazione del meccanismo di feedback e quindi il confronto fra quanto conseguito e pianificato, i risultati raggiunti devono essere misurati utilizzando gli stessi criteri seguiti in fase di assegnazione degli obiettivi di budget. Una volta rilevati, i risultati vengono raccolti e commentati in appositi report di controllo e trasmessi ai diversi soggetti aziendali interessati. I destinatari di tale report possono essere sia il topo management che i singoli responsabili aziendali.
Giacché diverse sono le informazioni di cui necessitano tali soggetti, in genere in azienda, vengono redatti più report di controllo. La natura e il dettaglio dei dati in essi contenuti dipende dalle finalità che i diversi destinatari si pongono di raggiungere con la loro utilizzazione. L’importanza delle voci rilevate non dipende da valore che esse assumono, ma dalla loro natura. Alcuni dati, anche se di ammontare relativo, possono essere particolarmente rilevanti in relazione all’attività compiute o possono segnalare situazioni che necessitano di particolare attenzione. Nei report di controllo sono illustrati anche gli scostamenti che si sono verificati nei risultati raggiunti rispetto a quanto pianificato, nonché contenute le prime considerazioni circa le cause che li hanno determinati. Ai report di controllo sono spesso affiancati report informativi contenenti informazioni extracontabili, generate all’interno dell’organizzazione, o riferite all’ambiente esterno. Fra queste sono comprese le analisi relative all’andamento della borsa o di alcuni dati economici di settore o nazionali e la raccolta della rassegna stampa. Il periodo di misurazione e reporting dipende dal fenomeno oggetto di analisi e in particolare dalla mutevolezza e reporting dipende dal fenomeno oggetto di analisi e in particolare dalla mutevolezza dei fattori ritenuti rilevanti per il monitoraggio del suo andamento. Non deve essere né troppo lungo, né troppo breve. Tempi troppo lunghi possono impedire al management di intervenire tempestivamente, in caso di necessità, sui fenomeni osservati, dall’altre parte tempi troppo brevi, sotto il mese, possono indurre la significatività delle rilevazioni effettuate. La necessità di guidare la gestione aziendale e di rimuovere tempestivamente gli ostacoli al suo efficace sviluppo richiede le misurazioni siano effettuate periodicamente, anche nel corso dell’esercizio. Nelle aziende in cui la cultura del controllo ha raggiunto un certo grado di maturità entro i primi dieci giorni di ogni mese vengono rilevati e comunicati ai soggetti interessati i risultati relativi al mese precedente.
La presenza di un efficace sistema di rilevazione e reporting, effettuato anche sulla base infrannuale, influenza il comportamento dei manager. Questi, infatti, consapevoli della misurazione periodica delle loro prestazioni sono stimolati a fare quanto di meglio possibile al fine di raggiungere gli obiettivi loro assegnati.
Allo stesso tempo la periodica rilevazione dei risultati e la comunicazione di questi ai soggetti impegnati nel loro conseguimento eleva il livello culturale presente in azienda, generando, mediante la comprensione degli errori commessi, un processo di miglioramento continuo.
