Processo di Valutazione dei dati aziendali raggiunti

Come valutare i dati aziendali raggiunti?

La valutazione costituisce l’ultima fase del processo di controllo in azienda. Essa ha inizio con l’analisi dei risultati evidenziati e descritti nei report formali di controllo. Tali informazioni, prevalentemente di natura quantitativa, sono integrate da osservazioni personali da parte del diretto superiore gerarchico il quale, grazie alla propria presenza nelle aree oggetto di controllo, a visite saltuarie o periodiche e a comunicazioni informali ricevute dai soggetti controllati, può meglio comprendere le cause che hanno determinato i risultati rilevanti. La valutazione deve essere effettuata mediante il confronto fra quanto pianificato e quanto raggiunto. Tale analisi, che costituisce l’essenza del meccanismo di feedback, consente di analizzare le cause che hanno determinato eventuali scostamenti da quanto previsto, valutare l’efficienza e l’efficacia delle attività svolte, nonché i meriti e le colpe delle iniziative intraprese.

La valutazione comprende l’analisi del grado di realizzazione dei programmi definiti in sede di programmazione, la valutazione dei risultati raggiunti dai singoli centri di responsabilità e delle performance conseguite dai loro titolari. Risultati diversi da quelli auspicati possono essere dovuti sia alla non adeguatezza dei comportamenti assunti dai manager e quindi attribuibili alla loro responsabilità, sia a obiettivi di budget definiti in maniera non coerente con quanto stabilito in sede strategica o con le reali potenzialità dell’azienda. Nella valutazione dei risultati non assume importanza soltanto l’analisi delle cause che hanno determinato scostamenti negativi, ma anche motivi che hanno generato varianze positive. La considerazione di questi ultimi può fornire informazioni preziose per la pianificazione dell’attività futura.

Oltre la meccanismo di feedback, esistono anche altri metodi per la valutazione dei risultati. I risultati raggiunti in un determinato periodo possono essere confrontati con quelli conseguiti in intervalli di tempo precedenti. E’ necessario sottolineare, tuttavia, che tale tipo di controllo, pur evidenziando l’andamento nel tempo delle prestazioni, non risulta sufficiente per valutare le performance conseguite dai singoli responsabili aziendali. Da un periodo all’altro, infatti, il modificarsi di alcune considerazioni interne o esterne all’azienda possono rendere non attendibili il confronto fra i risultati raggiunti nei due periodi di analisi. Allo stesso tempo, il confronto con i risultati passati conseguiti può non stimolare il miglioramento delle prestazioni, in particolare quando questi non sono soddisfacenti.

La valutazione risulta rilevante non soltanto a fine esercizio, ma anche nel corso dello stesso. Lça valutazione dei risultati intermedi consente di mettere in atto opportune azioni correttive qualora quanto conseguito non risulti coerente con quanto previsto.

Le azioni correttive possono concretizzarsi nelle seguenti attività:

1. cambiamento del metodo di lavoro seguito dai manager;
2. modifica dei programmi o degli obiettivi definiti in sede di pianificazione al fine di evitare che le distorsioni verificatesi non si ripetano in futuro o di migliorare i risultati comunque conseguiti;

L’efficacia di un’azione correttiva è direttamente correlata a:

1. la correttezza e la precisione con cui sono stati rilevati i risultati intermedi conseguiti;
2. l’attenzione con cui sono state analizzate le cause che hanno determinato eventuali scostamenti da quanto previsto;
3. la tempestività con cui l’azione correttiva viene applicata.

Dal momento che essa viene assunta per porre rimedio a una situazione di emergenza, eventuali ritardi nella sua attuazione possono determinare l’inutilità o, addirittura, provocare peggioramenti nei risultati conseguiti.

Al fine di consentire la rettifica dei risultati intermedi conseguiti, particolare attenzione deve essere riservata anche al monitoraggio dell’effettiva attuazione da parte dei soggetti interessati dall’azione correttiva prevista, nonché agli effetti da questi prodotti nei periodi successivi alla sua applicazione. La valutazione dei risultati consente di stimolare i responsabili aziendali a mettere in atto i comportamenti desiderati dall’organizzazione. E’ sulla base delle considerazioni da questa derivanti che sono concessi premi o applicate sanzioni ai titolari dei centri di responsabilità. Ai fini della motivazione assume rilievo il tempo che intercorre fra la chiusura del periodo oggetto di controllo e la comunicazione delle valutazioni effettuate sui risultati raggiunti ai soggetti interessati. Ritardi eccessivi possono incidere sulla credibilità del controllo effettuato, oltre che rendere inefficaci eventuali azioni correttive previste.