Professione Informatica: La figura del Project Management Office (PMO)
Chi è il Project Management Office (PMO)?
Il PMO, Project Management Office, è un ufficio aziendale o anche una figura aziendale (Project Manager Officer), solitamente di staff e assistenza, sempre più presente con la responsabilità di riportare all’Alta Direzione ovvero ai dirigenti aziendali lo stato dei progetti in corso (Stato Avanzamento Lavori, SAL). La visibilità completa dei progetti e la comprensione del loro stato dipendono esclusivamente dal numero di processi di project management comuni a tutti i progetti ed effettivamente utilizzati dai project manager. Per avere la certezza che i vari team di progetti utilizzino processi comuni, il responsabile del PMO deve proporli, garantirne l’aggiornamento e fornire un supporto adeguato in caso di problemi.
Ma ciò che veramente fa la differenza è la capacità del PMO di coinvolgere tutti i project manager nella formazione, affiancata da una continua assistenza, tipo coaching. In genere, i project manager sono sempre tanto occupati per portare avanti i loro progetti, perciò quando si rivolgono ad una funzione centrale, come il PMO, hanno realmente bisogno di assistenza, competente e risolutiva.
Il PMO è giustificato soltanto per aziende di una certa dimensione, con più sedi e con molti progetti di lunga durata. In alcuni casi la necessità di un PMO nasce dal terrore di veder fallire un progetto importante e costoso.
Un normale PMO pur non avendo la responsabilità diretta dei progetti, può contribuire moltissimo al loro successo, fornendo strumenti ed informazioni utili ai team di progetto, oltre alla possibilità di sensibilizzare il management tempestivamente ed in modo adeguato, alle prime avvisaglie di criticità.
I due vantaggi principali di un buon PMO sono quello di consentire:
- alle Unità Produttive di migliorare consistentemente l’approccio alla gestione dei progetti, evitando situazioni di panico o errate cancellazioni di progetti,
- all’Alta Direzione di avere una chiara visibilità dello stato dei progetti e la possibilità di prendere tempestivamente ogni tipo di decisione.
Altri vantaggi principali di un PMO sono invece: la facilità dello scambio di risorse tra progetti, l’avvio veloce di nuovi progetti sulla base di processi sperimentati, la sistematica identificazione di problemi e nuovi rischi, il controllo del contenuto dei progetti, la puntuale analisi delle risorse impiegate, gli scostamenti dal piano, la comunicazione con tutti gli stakeholder, etc.
Funzioni del PMO
I compiti del PMO spaziano dal coordinamento dei progetti alla gestione dell’infrastruttura di Project Management al coaching e all’assistenza nella gestione dei progetti.
- Assumere la gestione dei progetti azierndali
- Stabilire e sviluppare un set comune di processi e modulistica di gestione.
Costruire ed aggiornare una metodologia individuando e segnalando Best
Practices. - Facilitare la comunicazione dei team attraverso vocabolario, processi e
deliverables comuni. - Gestire un repository comune di deliverables che possano essere riadattati ed
impiegati in progetti nuovi. - Provvedere all’addestramento. Individuare le necessità ed i destinatari, scehliere le
metodologie formative ed erogare la formazione. - Svolgere funzione di Coaching nei progetti per prevedere problemi.
- Gestire il reporting direzionale sullo statusd di tutti i progetti.
- Sviluppare metriche e indicatori diperformance coerenti con obiettivi e cultura
dell’organizzazione. - Diffondere la cultura di progetto.
- Essere il punto di collegamento fra l’organizzazione e i centri di eccellenza inc ui
si sviluppa la cultura di progetto a livello mondiale. - Essere il punto di riferimento per la definizione dei percorsi di qualità.
