Project Communication Management: Differenza tra Collaborazione e Comunicazione

Project Communication Management

Negli ultimi anni la gestione della comunicazione nell’ambito dei progetti è diventata sempre più centrale per il raggiungimento degli obiettivi che un team di progetto si pone in quanto la collaborazione è essenziale per il nuovo Project Management.

Con Project Communications Management si intende l’insieme di processi necessari per assicurare una corretta e tempestiva generazione, raccolta, distribuzione, memorizzazione e accesso alle informazioni di progetto.
I Project Manager utilizzano la maggior parte del loro tempo per comunicare con gli altri membri del team e con i diversi stakeholder, sia che questi ultimi siano interni o esterni all’organizzazione aziendale. I processi di comunicazione permettono quindi di creare un ponte tra i diversi attori coinvolti nel progetto, collegando contesti organizzativi e culturali, livelli di esperienza e punti di vista diversi.

Le attività di gestione della collaborazione non possono prescindere da una corretta supervisione degli aspetti comunicativi, ma al tempo stesso devono tenere in considerazione l’applicazione di strategie e criteri che guidino la cooperazione tra diversi attori ed organizzazioni. Nel corso dello studio viene sottolineato infatti come un’interazione snella ed efficace sia diventata ormai essenziale per il successo di un progetto.

Collaborazione e Comunicazione

Funzioni della collaborazione

Un sistema di comunicazione può essere organizzato sia “orizzontalmente” che “verticalmente”, coerentemente con la struttura gerarchica utilizzata nel progetto di Sviluppo Nuovo Prodotto. L’adozione di una collaborazione di tipo orizzontale (comunicazione orizzontale) pone l’enfasi sul processo di comunicazione che coinvolge persone operanti ad uno stesso livello (per esempio il team di sviluppo), viceversa un sistema organizzato verticalmente (comunicazione verticale) permette di stabilire un canale di comunicazione tra i diversi livelli gerarchici. Definire quale di questi aspetti si vuole privilegiare è molto importante.

Comunicazione sincrona e asincrona

All’interno dei processi di collaborazione coesistono due diverse tipologie di comunicazione: sincrona e asincrona. Evidenziare questo aspetto è fondamentale per capire come ogni strumento utilizzato nel corso di un progetto porti con sé una serie di vantaggi e di svantaggi.

1. Gli strumenti per la collaborazione sincrona necessitano di una comunicazione contemporanea tra due o più persone (fisicamente localizzate in luoghi differenti). Tra questi tool si inseriscono telefono, videoconferenze, VoIP e in parte i servizi di chat/Instant Messaging.
2. Gli strumenti di collaborazione asincrona permettono invece di comunicare in tempi e in luoghi diversi; fanno parte di questa categoria l’email, i wiki, i blog, gli archivi elettronici. In questo modo non è necessario condividere lo stesso frangente temporale per ottenere un’efficace comunicazione. Si pensi ad esempio al ricorso, sempre più diffuso, al telelavoro o all’esternalizzazione di attività in paesi con un basso costo del lavoro (come l’India).

Questi strumenti si sono diffusi in maniera pervasiva in tutti gli ambiti del Project Management, dove un team composto da diverse persone spesso si trova a dover interagire in luoghi e in tempi diversi.

La comunicazione asincrona, in particolare, permette di sfruttare e di gestire al meglio lo sviluppo in contesti di dispersione geografica: persone che vivono e lavorano in paesi con fusi orari diversi possono lavorare insieme su uno stesso progetto anche in momenti diversi della giornata.