Il Project Management e il Ciclo di vita di un progetto
I project manager gestiscono i progetti, attività di Project Management, suddividendoli in fasi per poter effettuare un miglior controllo, queste fasi sono conosciute con il nome di ciclo di vita del progetto. Solitamente le aziende identificano un insieme specifico di cicli di vita da utilizzare per i loro progetti.
I passaggi da una fase all’altra del ciclo di vita di un progetto comportano in genere una forma di trasferimento tecnico o passaggio di consegne. Gli output ottenuti da una fase prima di essere approvati per procedere alla fase successiva vengono analizzati per verificarne completezza e accuratezza. Quando si ritiene che i possibili rischi sono accettabili, può essere che una fase venga iniziata prima dell’approvazione dei deliverable della fase precedente. Questa pratica della sovrapposizione di fasi solitamente svolte in sequenza è un esempio di applicazione della tecnica di compressione della schedulazione “fast tracking”.
Definire le fasi del ciclo di vita del progetto non è una procedura standard, alcune strutture organizzative hanno adottato regole che consentono di standardizzare tutti i progetti attraverso un solo ciclo di vita, mentre altre strutture organizzative preferiscono affidare al project team la scelta del ciclo di vita migliore per il progetto assegnato. Comunque le regole utilizzate nel settore specifico conducono generalmente ad un ciclo di vita preferenziale.
Ogni progetto si sviluppa in fasi, ovvero sequenze identificabili di eventi composti da attività coerenti che producono risultati definiti e che costituiscono l’input per la fase successiva. Le fasi standard identificabili nella maggior parte dei progetti sono:
- Concezione/Avvio: si definiscono gli obiettivi e si analizza la fattibilità. L’elaborazione di idee-progetto nasce dal riconoscimento di un bisogno o di un problema interno o esterno all’organizzazione, in questa fase si effettua la verifica di fattibilità in modo da prevenire un alto rischio di insuccesso e dare concretezza all’idea progettuale. Si definisce inoltre l’obiettivo globale del progetto (product scope), il lavoro necessario per raggiungerlo (project scope) e i deliverables, ossia ciò che verrà rilasciato, consegnato o prodotto col progredire del progetto.
- Pianificazione: le attività vengono identificate e programmate nei dettagli. Vanno analizzati i potenziali problemi e si stabiliscono piani di intervento per circostanze impreviste. È una fase in cui l’utilizzo di rappresentazioni grafiche e tabellari del progetto possono essere di grande aiuto.
- Esecuzione/Controllo: consiste nella realizzazione dei deliverables, nel monitoraggio e nel controllo del progetto e nella gestione del team di progetto e degli stakeholder.
- Chiusura: quando gli obiettivi sono raggiunti, la documentazione è completa e i risultati sono approvati vi è la chiusura del progetto. Può essere seguita da una fase di valutazione critica del progetto anche attraverso indicatori di performance in modo da individuare errori e punti di forza.
Il ciclo di vita definisce quale lavoro tecnico deve essere svolto in ciascuna fase del progetto, quando devono essere prodotti i deliverable in ciascuna fase e come ciascun deliverable deve essere analizzato, verificato e convalidato, chi è coinvolto in ciascuna fase e come controllare e approvare ciascuna fase.
Solitamente i cicli di vita hanno in comune alcune caratteristiche:
- Fasi sequenziali comunemente definite da una forma di trasferimento di informazioni tecniche o da un passaggio di consegne dei componenti tecnici.
- I costi e i livelli del personale coinvolti sono inizialmente bassi, raggiungono il picco nel corso delle fasi intermedie e diminuiscono rapidamente quando il progetto si avvia alla conclusione.
- Il livello di incertezza è maggiore all’inizio del progetto e diminuisce con l’avanzamento del progetto;
- L’influenza degli stakeholder su caratteristiche e costo finali del prodotto del progetto è massima all’inizio e diminuisce man mano che il progetto avanza. Ciò è causato anche dal fatto che il costi delle modifiche e della correzione degli errori aumenta con l’avanzamento del progetto.
