Project Management: Come misurare le performance in un progetto

Il management di un’impresa deve essere continuamente informato sullo stato di salute generale dei progetti ed essere a conoscenza dei problemi che possono influire negativamente su tempi, utili, budget e qualità e poter attuare misure correttive necessarie a minimizzarne gli effetti negativi a livello centrale e le conseguenze indesiderate su altri progetti.
La misura dei parametri di maggior interesse da monitorare è basata su un coerente ed integrato sistema di indicatori che sfocia in un sistema di reporting coordinato con la direzione.

In genere, gli indicatori di performance (KPI) possono dare informazioni di tipo quantitativo e qualitativo.
I primi, come dice il termine stesso, sono espressi attraverso un numero ben definito, che di solito si può acquisire attraverso una misurazione diretta della variabile di interesse, ottenendo così una misura diretta, altre volte può essere il risultato di elaborazioni analitiche come medie, scostamenti, analisi di serie storiche (in tal caso la misura risulta indiretta).
I secondi sono in genere utilizzati per le misurazioni di qualità del bene prodotto, soddisfazione del cliente, del team di progetto, etc. che vengono di solito espressi con scale non numeriche.
Questi dati di input raccolti ci portano a definire un sistema di indicatori coerente ed eterogeneo e suddividere gli stessi in cinque classi, rispettivamente stato, complessità, avanzamento, performance e stabilità.

Gli indicatori di avanzamento misurano l’andamento dei progetti in termini di costi, tempi e risorse, evidenziando eventuali scostamenti rispetto a quanto preventivato. Considerando, oltre a questa, le categorie di stato (usate per descrivere il posizionamento del progetto rispetto ad un iter di approvazione – selezione – realizzazione) e performance (per valutare le prestazioni del progetto in termini di rischio, qualità, costi, ricavi, tempi e risorse), si può affermare che il metodo di seguito approfondito può essere più genericamente considerato come uno strumento di misura e rilevazione delle performance in ogni stato del progetto.

Il monitoraggio della qualità permette la stabilizzazione del processo, l’impegno verso il miglioramento continuo e la riduzione della variabilità dei fattori coinvolti nello stesso. Questi aspetti rappresentano alcuni dei concetti fondanti della più estesa teoria del Total Quality Management, nella quale ha un ruolo determinante il Project Quality Management.