Project Management: Cos’è e a cosa serve la WBS (Work Breakdown Structure)
In fase della pianificazione il Project manager dovrà strutturare il lavoro in attività elementari con le seguenti caratteristiche:
- Gestibili, in modo che sia possibile assegnare autorità e responsabilità specifiche;
- Indipendenti o con una minima interfaccia e dipendenza dalle altre attività elementari;
- Integrabili per poter vedere l’intero pacchetto;
- Valutabili in termini di avanzamento.
La Work Breakdown Structure è una rappresentazione, in forma grafica o descrittivia, che suddivide gerarchicamente il progetto in componenti (Attività e Deliverable), partendo dal livello più elevato (Progetto globale) fino a livelli sempre più dettagliati. Così facendo diventa più facile fare stime su tempi e costi e assegnazione delle responsabilità ad ogni singola task identificata.
L’obiettivo della WBS è di identificare e collocare all’ultimo livello gerarchico i Work Package (pacchetti di lavoro) chiaramente gestibili ed attribuibili ad un unico responsabile, affinchè possano essere programmati, schedulati, budgetati, controllati e valutati. In altre parole per ogni Work Package si farà una stima sui tempi, sulle risorse, sui costi e ne sarà determinato anche il responsabile. Bisogna ricordare che tale stima viene fatta a livello di WP; per ottenere il tempo dei livelli principali bisogna sommare il valore dei livelli inferiori fino ad ottenere il tempo dell’intero progetto.
Come costruire una WBS
La WBS viene creata attraverso un processo che consiste nella suddivisione del lavoro e dei deliverable del progetto in elementi più piccoli e maggiormente gestibili. I criteri di scomposizione del progetto sono molteplici, perciò ogni organizzazione dovrebbe scegliere il criterio che migliora l’efficienza e l’efficacia della pianificazione e controllo dei suoi progetti. Esistono comunque delle regole Standard per strutturare la WBS:
- L’acquisizione degli obiettivi, dei deliverable e delle attività principali del progetto;
- La scelta dei criteri di scomposizione del progetto;
- La definizione del primo livello che rappresenta sempre il progetto;
- La Scomposizione dei livelli successivi al primo, secondo il criterio scelto.
Le tecniche di scomposizione del progetto maggiormente utilizzate sono:
- La scomposizione per processi di lavoro: Il progetto viene suddiviso in base ai processi che dovranno essere attuati per la realizzazione dei deliverable;
- La scomposizione per fasi: In questo caso nei livelli superiori vengono collocate le fasi per esempio di progettazione, approvvigionamento, costruzione, integrazione. Mentre nei livelli più bassi si trovano i gruppi di attività da svolgere nelle singole fasi, e qualora presenti, i deliverables;
- La scomposizione per obiettivi: E’ basata su obiettivi da raggiungere e le attività necessarie per il raggiungimento di tali obiettivi;
- La scomposizione per localizzazione: La suddivisione gerarchica è connessa allo spazio fisico o paese dove l’output del progetto verrà realizzato (esempio di area geografica: Italia, Germania, Stati Uniti; oppure cantiere: cantiere A, cantiere B, cantiere C);
- La scomposizione mista: I criteri di disaggregazione, sopra riportati, nella WBS di uno specifico progetto possono coesistere.
