Project Management: definizione e caratteristiche di un progetto

La parola Progetto, nell’ambito del Project Management PM, è un termine utilizzato per indicare compiti e attività apparentemente molto diverse tra loro, basti pensare ad un progetto di ricerca scientifica e ad un progetto di ampliamento di un’abitazione: due attività estremamente differenti e apparentemente senza punti in comune. È fondamentale quindi definire in maniera più chiara ed accurata la parola progetto prima di parlare di Project Management.

Sin dai primi studi di Taylor e Gantt ad inizio ‘900 si è cercato di dare una definizione chiara del termine, le più recenti lo definiscono come:

1. “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito”.
2. “Uno sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti”
3. “Un insieme di attività complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione.”

È importante notare che, indipendentemente dall’organizzazione e dal settore di riferimento, un progetto è caratterizzato da alcuni elementi distintivi:

• un obiettivo da completare con determinate specifiche (e vincoli);
• un insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso;
• tempi di inizio e fine definiti;
• risorse normalmente limitate (umane, strumentali e finanziare);
• carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla struttura organizzativa.

La specificità dell’obiettivo determina l’eccezionalità del progetto rispetto alle attività ordinarie e quindi l’assenza di esperienze precedenti. Il carattere non ricorrente del progetto implica la definizione di una data di inizio, il termine del progetto è stabilito dal conseguimento dell’obiettivo, dall’esaurimento delle risorse, dallo scioglimento del gruppo di progetto o dalla chiusura della “finestra di opportunità”, infatti la limitazione temporale si manifesta anche nella necessità di effettuare le attività entro precise finestre di tempo non dettate dalla disponibilità di risorse, ma legate all’oggetto stesso del progetto.

Un progetto ha 3 vincoli fondamentali tra loro in competizione:

• qualità/prestazioni;
• tempo;
• costo.

Queste variabili determinano un qualsiasi progetto, indipendentemente dal settore e dall’organizzazione nel quale si radica e sviluppa, e rappresentano i vincoli del progetto. Se il progetto deve essere portato a termine per un cliente esterno è presente un quarto vincolo, ovvero le buone relazioni con il cliente. È infatti palese che è tecnicamente possibile gestire un progetto rispettando i primi tre vincoli senza coinvolgere il cliente, ma compromettendo futuri business.

Le caratteristiche principali di un progetto

Un progetto, secondo il Project Management Institute (PMI), è uno sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici. Le sue principali caratteristiche sono tre, illustriamole qui di seguito.

Temporaneità

Ogni progetto ha un inizio e una fine ben definiti. La fine viene raggiunta quando si verifica una delle tre condizioni:

1. gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti;
2. è evidente che sarà impossibile raggiungere gli obiettivi;
3. il progetto non è più necessario e viene chiuso.

Ciò non significa che un progetto ha breve durata, i progetti possono durare anche anni, l’importante è comprendere che la durata di un progetto è definita.

Il termine temporaneo non si estende normalmente al prodotto, al servizio o al risultato creati tramite il progetto, infatti l’obiettivo di molti progetti è creare risultati duraturi.

La natura temporanea dei progetti può essere applicata anche ad altri aspetti:

• l’opportunità o finestra di mercato è generalmente temporanea;
• come unità lavorativa, raramente il gruppo di progetto sopravvive al progetto, il gruppo infatti realizzerà il progetto e alla conclusione di questo verrà sciolto, riassegnando il personale ad altri progetti.

Prodotti, servizi o risultati unici

Un progetto crea prodotti, servizi o risultati unici. I progetti creano:

• un prodotto finale o un componente di un prodotto;
• la capacità di erogare un servizio;
• un risultato, come degli esiti o dei documenti.

L’unicità è un’importante caratteristica degli output di un progetto.

Elaborazione progressiva

Con questa espressione si intende lo sviluppo in passaggi successivi e la prosecuzione incrementale. Ad esempio, in una prima fase viene definito l’ambito del progetto, questo sarà poi esplicitato e arricchito di dettagli mano a mano che il gruppo di progetto svilupperà delle conoscenze sul settore.

L’elaborazione progressiva delle specifiche di prodotto deve essere attentamente coordinata con un’appropriata definizione dell’ambito del progetto, specie nel caso in cui il progetto venga sviluppato su commessa. Se correttamente definito, il lavoro da eseguire va controllato durante l’avanzamento del progetto e l’elaborazione delle specifiche di prodotto.

Infine, è necessario e fondamentale comprendere che un progetto è un processo che, coinvolgendo competenze diverse, attraversa in modo trasversale l’intera struttura organizzativa.

Tipi di progetti

I progetti possono essere diversi nelle modalità di attuazione. Ecco alcuni esempi di progetti:

• Progetti tradizionali: vengono eseguiti in sequenza in fasi. Queste fasi sono tipicamente avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. La maggior parte dei progetti infrastrutturali ad alto costo utilizza la gestione tradizionale dei progetti.
• Progetti agili: vengono utilizzati principalmente nello sviluppo di software. Sono focalizzati sulle persone e adattivi. In genere hanno anche tempi di consegna brevi.
• Progetti remoti: la gestione dei progetti remoti viene solitamente utilizzata da team distribuiti che raramente si incontrano di persona. La gestione dei collaboratori freelance è un esempio di progetto remoto.
• Progetti dell’agenzia: i progetti dell’agenzia vengono esternalizzati a un’agenzia che probabilmente avrà progetti con più clienti. I progetti di marketing e design sono comunemente esternalizzati alle agenzie.

I confini di un progetto

Ogni progetto opera entro determinati confini chiamati vincoli:

• Scopo del progetto
• Programma del progetto
• Persone
• Risorse.

Tutti questi vincoli di progetto dipendono da ciò che il progetto mira a raggiungere e quando. Il risultato di un progetto si traduce in deliverable. Tutto ciò che viene prodotto durante lo sviluppo del progetto come documenti, piani e rapporti di progetto è considerato un risultato finale. Un deliverable può anche essere il risultato del progetto stesso.    

Avere un risultato finale, oltre a un periodo di tempo finito, distingue la gestione del progetto dalle operazioni normali. Poiché i progetti sono diversi dalle operazioni di routine, la maggior parte delle persone coinvolte sono quelle che di solito non lavorano insieme. A volte, i professionisti coinvolti provengono da diverse organizzazioni e aree geografiche. Se il risultato desiderato viene raggiunto in tempo e nel rispetto del budget, un progetto è considerato un successo.