Project Management: Definizione e differenza tra processo e progetto

Prima di parlare del Project Management, nei prossimi articoli, chiariamo il concetto e la differenza esistente tra processo e progetto a livello tecnico.

I processi sono di due tipi, processi a impulso e processi a flusso, con le seguenti caratteristiche:

Processi a impulso	Processi a flusso
unicità del processo e/o dell’output	processo ripetitivo e standardizzato
finalizzazione (obiettivi espliciti)	obiettivi impliciti
temporaneità (pianificata)	permanenza
interdipendenze reciproche (rete multidisciplinare)	interdipendenze sequenziali (catene cliente – fornitore)

In particolare il termine progetto identifica un processo che ha come caratteristiche salienti quelle del processo ad impulso, qui di seguito descritte:

• unicità dello sforzo da realizzare: l’insieme delle attività ha in sé qualcosa di non completamente ripetibile;
• impulsività: l’insieme delle attività che costituisce il progetto riceve innesco da un momento decisionale specifico, interno o esterno alla singola impresa;
• temporaneità: il processo ha un inizio ed una fine;
• multidisciplinarietà: risorse professionali diverse con una interdipendenza reciproca contribuiscono al risultato finale;

Un’altra definizione, più adatta all’attualità, lo definisce come: una rete temporanea di competenze che può essere altamente decentrata finalizzata ad uno specifico obiettivo (oppurtunità)in cui sono richieste alte performances in tempi brevi dove le modalità e gli strumenti di integrazione sono determinanti.

Tipi di progetto

Ogni azienda svolge in maniera più o meno consapevole lavoro per progetti. È possibile classificare gli stessi in:

1. Progetti interni o progetti rivolti all’esterno, su commessa del cliente: tutti i progetti avviati all’interno dell’azienda per migliorare aspetti istituzionali o gestionali in essere o per introdurre nuove modalità di management o progetti su commessa, con finalità di business in senso stretto, capaci di generare valore fatturabile dall’azienda, rivolti allo sviluppo di nuovi prodotti o servizi richiesti direttamente dal cliente. I progetti interni sono investimenti volti a dare ritorni in termini di efficienza e talvolta di efficacia.
2. Progetti monodisciplinari o progetti multidisciplinari: nel caso di monodisciplinarietà la complessità deriva da aspetti puramente tecnici, in linea minore da quelli relazionali. Nel caso di multidisciplinarietà invece la complessità deriva in massima parte dalla compresenza nel team di specialisti provenienti da aree disciplinari diverse.
3. Progetti mono aziendali o pluriaziendali: le problematiche dei progetti pluridisciplinari si amplificano nei progetti pluriaziendali, nei quali differenti aziende concorrono all’ottenimento del risultato.
4. Progetti come progetti e progetti come processi: anche nelle attività di routine è possibile introdurre elementi di innovazione. I progetti nei processi sono quindi una tipologia di progetto, molto particolare ma importante per la filosofia del Project Management.

Un progetto generico è articolato nelle seguenti fasi:

1. Concezione: identificazione degli obiettivi di continuità e specifici del progetto, definizione dei confini dell’intervento e individuazione e coinvolgimento del Project Manager
2. Definizione: definizione in dettaglio del modello del progetto, specificandoi fini dell’output ed il piano di progetto
3. Realizzazione: fase di utilizzo massiccio delle risorse al fine di realizzare concretamente l’output, mantenendo i target prestabiliti in termini di qualità, tempi e costi , formulazione delle previsione a finire e trasmissione di eventuali scostamenti rilevanti dal piano iniziale
4. Chiusura: rilascio del progetto, opportunamente documentato, alla gestione a regime, rilascio delle risorse impegnate nel progetto, valutandone il contributo e segnalando le competenze acquisite dai singoli al fine di favorirne la collocazione, verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi , analisi critica dello svolgimento del progetto al fine di accumulare l’esperienza acquisita.

Come già accennato, il Project Management permette di avere sotto controllo le varie fasi del progetto e di sfruttare l’esperienza accumulata tramite i progetti passati per gestire al meglio gli attuali.

Sono importanti le differenze tra le tipologie di progetto esistenti, poiché, pur caratterizzato dalle stesse fasi generiche, ogni progetto è una sfida unica, composta normalmente da un obiettivo primario e più obiettivi secondari.

Ciascun obiettivo di progetto richiede uno specifico lavoro, che deve essere pianificato e controllato, e sfrutta un insieme di risorse, che in genere sono:

• Le persone e il team di progetto: le risorse umane, tutti coloro che hanno a che fare con il progetto stesso
• Le risorse fisico-tecniche: gli strumenti ed i mezzi a disposizione
• Le risorse economiche: sia come vincolo sia definite dal fabbisogno
• Il tempo: non è semplicemente un vincolo, ma una risorsa, il cui uso se ben previsto permette di ottenere il massimo risultato possibile

Ciascuna risorsa, in particolare le persone, opera congiuntamente con le altre. Collaborare significa “prendere parte ad un impresa, dare aiuto, ottenere insieme e con pari dignità un risultato”. È quindi importantissimo condividere gli obiettivi, attraverso la diffusione degli stessi e, spesso, attraverso la collaborazione alla loro definizione.