Project Management: Definizione e responsabilità dello sponsor del progetto

Tutte le risorse in termini di persone che fanno parte dello sponsor del progetto, ricevono specifici titoli e responsabilità ed esso esiste in una struttura burocratica organizzata. I progetti sarebbero rapidamente fuori controllo senza una struttura ben organizzata in modo da creare ordine e offrire efficienza attraverso azioni di creazione di grafici e condivisione delle conoscenze.

In questa organizzazione, lo sponsor del progetto è un ruolo critico e vicino al management. Questa posizione è sicuramente una della più importanti perché il progetto è stato creato appositamente per lo sponsor del progetto, e quindi la loro approvazione o disapprovazione finale segnerà sicuramente un progetto riuscito o fallito.

Che cos’è uno sponsor di progetto?

Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), lo sponsor del progetto è “una persona o un gruppo che fornisce risorse e supporto al progetto, al programma o al portfolio per consentire il successo”.

In altre parole, lo sponsor del progetto è quella persona o gruppo che possiede il progetto. Ogni progetto ne ha sicuramente uno e rappresenta la ragione di intraprendere quel determinato progetto. Sebbene non gestiscano le operazioni quotidiane di un progetto, sono al di sopra del project manager in termini di gerarchia del progetto.

Molto spesso, lo sponsor del progetto viene coinvolto nel progetto sin dall’inizio in modo da aiutare a concepirlo e a sostenerlo. Di fatto, lo sponsor del progetto è responsabile di molti aspetti del progetto, dall’avvio e dalla garanzia del successo all’approvazione e alla creazione di parti del progetto.

Lo sponsor del progetto può variare in base al progetto. Ad esempio, un progetto governativo avrà un funzionario statale come sponsor del progetto che lavorerà con il project manager della società di costruzioni. Tuttavia, in un progetto IT, lo sponsor del progetto potrebbe essere il responsabile delle informazioni IT.

Principali responsabilità e attività

Le principali responsabilità e attività dello sponsor del progetto includono sicuramente:

1. Negoziare finanziamenti per il progetto ed essere portavoce dell’alta dirigenza
2. Fornire indicazioni e orientamento per l’empowerment del progetto, le strategie aziendali chiave e le iniziative di progetto
3. Identificare e qualificare i benefici del progetto e gestire la realizzazione dei benefici del progetto
4. Partecipare alla pianificazione iniziale del progetto, incluso lo sviluppo della carta del progetto e l’ambito del progetto
5. Revisionare le modifiche all’ambiente del progetto, inclusi programmi, priorità, attività, ecc.
6. Identificare i fattori critici di successo del progetto e approvare i risultati
7. Negoziare con le parti interessate per ottenere consenso quando si verificano differenze di opinione
8. Coinvolgere le parti interessate nel progetto e mantenere il loro costante impegno nel progetto attraverso l’uso di strategie di comunicazione e metodi di pianificazione della gestione del progetto
9. Valuta il successo del progetto al termine
10. Individuare i membri del comitato direttivo e facilitare il lavoro dell’ufficio di gestione del progetto (facoltativo)

Concludendo possiamo affermare che il ruolo di sponsor del progetto è fondamentale per garantire il successo dei progetti, in particolare per i progetti IT. Infatti, se è stato scelto uno sponsor di progetto IT inappropriato, l’efficacia del ruolo è ridotta, il progetto non è finanziato a sufficienza e il successo complessivo del progetto potrebbe trasformarsi in un fallimento. In effetti, qualsiasi progetto avviato senza un adeguato grado di sponsorizzazione esecutiva (ovvero lo sponsor esecutivo) fallirà. Pertanto, quando si avvia un nuovo progetto, è necessario definire, fin da subito, lo sponsor del progetto tenendo conto dell’importanza della sponsorizzazione del progetto che si sta intraprendendo.