Project Management: Differenza tra progetto e processo

Tutte le organizzazioni sono costituite da gruppi di persone che svolgono diverse attività, tutte classificabili come Progetto/i oppure come Processo/i. Nonostante l’assomiglianza tra i processi e i progetti (nel Project Management), essi hanno finalità e caratteristiche profondamente diverse. In realtà i processi sono le attività di routine, che sono continuative e ripetitive, invece i progetti sono iniziative temporanee per creare un prodotto o servizio, con caratteristiche di unicità e strategicità per l’organizzazione. La differenza fondamentale tra i progetti e i processi sta nel fatto che mentre i progetti sono definiti nei limiti di costo, di tempo e d’obiettivo i processi sono costituiti da attività correnti che non hanno un termine.

L’articolazione dei processi prevede quattro fasi che sono:

La progettazione è la fase in cui un processo viene progettato in base ad esigenze interne oppure di supporto ad un certo settore di mercato o cliente specifico. Questa fase richiede la mappatura del processo in modo da evidenziare eventuali criticità, inefficienze e colli di bottiglia. Alla mappatura segue l’analisi del processo per comprendere come intervenire per conseguire gli obiettivi fissati. In questa fase vengono anche definite le metriche con cui misurare a regime efficacia, efficienza e qualità del processo.
L’implementazione è la fase in cui quanto progettato viene attuato modificando i flussi di lavoro all’interno dell’organizzazione e formando il personale alle nuove procedure.
L’esercizio e miglioramento è la fase di funzionamento a regime del processo durante la quale occorre svolgere un’attività di monitoraggio sistematico delle performances di processo in rapporto alle metriche definite in fase di progettazione.
La reingegnerizzazione è la fase in cui il processo viene ridisegnato per migliorarne le performances oppure in base a nuove esigenze che si sono manifestate durante la fase di esercizio. In questo caso non si tratta di un’attività di manutenzione o miglioramento, ma di un vero e proprio rifacimento.