Project Management: Gestione dei costi di un progetto

Project Management: Gestione dei costi di un progetto

Piano dei costi progetto software

Un altro aspetto fondamentale nella fase di pianificazione del progetto nel Project Management è la formazione del budget e la stima dettagliata ed accurata di tutti i costi del progetto (da cui consegue l’importanza dei fattori del tempo, delle risorse e quindi dei costi totali del progetto). Infatti applicare un approccio efficace delle stime nella fase di pianificazione è essenziale per ottenere il successo nella realizzazione delle attività e il raggiungimento dell’obiettivo del progetto. Per capire l’importanza di tali stime si può accennare a diversi casi in cui i costi e il Timing delle attività finali del progetto, hanno avuto notevoli varianze con le stime attuate nella fase di pianificazione.

Anche se le stime iniziali siano attuate nelle fasi iniziali del progetto, è molto importante che il processo delle stime viene considerato come un processo iterativo. Le stime iniziali vengono utilizzate per determinare delle baseline delle risorse, del Timing e dei costi del progetto. Successivamente tali stime vengono confrontate con i risultati e i benefici attesi del progetto in modo da poter avere una visione globale sullo stesso e verificarne la fattibilità. Contemporaneamente allo sviluppo del progetto e all’ottenimento di maggiori informazioni, bisogna aggiornare e attuare le stime sempre più precise.

Project Management: Gestione dei costi di un progetto

Project Budget

La creazione del budget del progetto è un processo che fa parte dell’ambito della gestione dei costi del progetto. La gestione dei costi del progetto è un approccio che richiede la previsione dei costi e un aggiornamento delle stime per tutta la durata del progetto. Il processo della stima dei costi prevede la quantità preventiva delle risorse finanziarie necessarie per il completamento delle attività del progetto. Il budget si è costituito dalla somma dei costi stimati di tutte le attività del progetto e serve per la determinazione di baseline di costo approvato; inoltre il budget include anche i ricavi attesi del progetto. Generalmente il budget totale del progetto viene elaborato nella fase di pianificazione del progetto, però tante organizzazioni procedono alla formazione del budget relativo ad ogni fase del ciclo di vita del progetto all’inizio di ciascuna fase.

Ciò avviene soprattutto per i progetti dove l’obiettivo è la realizzazione di prodotti innovativi e le fasi del ciclo di vita tecnico includono la ricerca e sviluppo, la definizione, il Design, l’implementazione e revisione, test e collaudi e chiusura; così il budget di ogni fase sarà elaborato all’inizio di ogni fase del progetto: se viene approvato si procede con la fase successiva; invece se si verifichi la non fattibilità di una o più fasi e in mancanza delle soluzioni reali il progetto potrà essere perfino fermato. La somma del budget di tutte le fasi rappresenta il budget totale del progetto.

Il budget viene considerato anche come un mezzo molto importante del controllo del progetto: infatti, in qualsiasi momento della fase di esecuzione e controllo si potranno distinguere le varianze dei costi e dei ricavi confrontando con il budget totale approvato in fase di pianificazione (Budget At Completion-BAC).

Il primo passo per sviluppare il budget è identificare tutte le risorse necessarie per poter raggiungere con il successo l’obiettivo del progetto, e ciò si ottiene attraverso la formazione dei centri di costo. Il budget del progetto include due categorie di costi:

  1. I costi diretti: sono dei costi sostenuti direttamente per il progetto: fanno parte di questa categoria, ad esempio, i costi del personale, i costi relativi a materiali e macchinari, i costi dei viaggi (le trasferte e le spostamenti), i costi relativi alla formazione ed addestramento del personale ( generalmente vengono sostenuti solo all’inizio del progetto e nella fase di Startup) e i costi relativi agli immobili.
  2. I costi indiretti: sono dei costi sostenuti per la gestione ordinaria delle attività dell’organizzazione e non sono imputabili direttamente al progetto; quindi, tali costi rientrano tra i costi generali e solo una parte di questi costi vengono imputati al progetto.

Nella stima dei costi bisogna considerare che non si può avere una stima precisa al 100%, però i dati stimati devono essere al più possibile realistici. La stima dei costi avviene attraverso diversi metodi, la scelta del metodo dipende dalla tipologia e dalla complessità del progetto. Il metodo più semplice è l’utilizzo delle tecniche della stima per analogia; tale metodo è adeguato quando il Project Manager ed il suo team trovano una forte somiglianza tra i progetti realizzati in passato ed il progetto stesso. Le stime fatte in questa maniera hanno minori complessità e nel confronto con altri metodi sono meno precise. Tale tecnica si utilizza per le stime veloci e generali del progetto: i valori ottenuti sono molto approssimativi e dato che per le stime si fa riferimento al passato bisogna verificare che le condizioni del passato non siano cambiate nel tempo.

L’altra tecnica utilizzata è la tecnica parametrica che prevede la stima dei costi attraverso utilizzo di una unità di base (per esempio il metro quadro nei progetti della costruzione) e tutto il lavoro che va fatto si moltiplica per il costo dell’unità di base.

La tecnica più precisa e maggiormente utilizzata per la stima dei costi e la tecnica Bottom Up. Si tratta della stima del costo totale del progetto attraverso la somma delle stime dei costi di tutte le attività necessarie per il completamento del progetto (Activity-Based Costing). Gli input necessari per l’applicazione di tale tecnica sono il WBS, elenco delle attività e una lista di tutte le risorse necessarie per ciascun attività del progetto. per la stima dei costi si parte dall’ultimo livello delle attività nel WBS (Work Package) e successivamente tramite il diagramma del Cost Breakdown Structure, che vedremo più avanti, si calcolano i costi di ogni Box delle attività e il Budget del progetto. L’identificazione delle risorse necessarie per ogni attività è molto importante per ottenere una stima più accurata.

Project Management: Gestione dei costi di un progetto

Riassumendo l’accuratezza nella stima dei costi richiede la esperienza del Project Manager, del team del progetto e dei responsabili delle attività e la loro conoscenza relativa ad aspetti tecnici. Tali attori per poter ottenere stime più precise potranno rivolgersi ad altri esperti di settore e chiedere il loro giudizio. Il budget del progetto è soggetto a revisioni periodiche e qualsiasi cambiamento deve venire anche a conoscenza dello Sponsor o il cliente per evitare le situazioni di insolvenza.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: www.vitolavecchia.altervista.org

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