Project Management: Introduzione al software Microsoft Project

Microsoft Project appartiene alla famiglia di programmi desktop di Microsoft Office, e presenta dunque numerose caratteristiche simili a quelle disponibili in Microsoft Word, Excel e Access. L’organizzazione della barra del menù e della barra degli strumenti, per esempio, è estremamente somigliante. La maggior parte delle operazioni che si possono eseguire con Microsoft Project tuttavia si distinguono da ciò che si può realizzare con altri programmi del pacchetto Office, Microsoft Project è infatti nato come strumento di supporto per il Project management.

Attività

Le attività costituiscono gli elementi fondamentali di ogni progetto e rappresentano il lavoro che deve essere eseguito per raggiungere gli obiettivi del progetto. Le attività descrivono il lavoro del progetto in termini di sequenza, durata e risorse necessarie.

Risorse

Le risorse sono costituite da persone, attrezzature e materiali necessari per completare le attività del progetto. Microsoft Project si concentra su due aspetti delle risorse:

1. Disponibilità;
2. Costi.

La disponibilità determina quando una singola risorsa può lavorare a un’attività e quanto lavoro può svolgere, mentre i costi si riferiscono alla quantità di denaro necessaria per pagare tale risorsa.
La gestione delle risorse costituisce effettivamente uno dei vantaggi più efficaci dell’utilizzo di Microsoft Project se paragonata a strumenti di pianificazione improntati sul controllo delle attività, per esempio gli organizer su supporto cartaceo. In Microsoft Project, non si deve necessariamente impostare le risorse e assegnarle alle attività; tuttavia, senza queste informazioni, si potrebbe disporre di un minore controllo su coloro che eseguono i vari compiti, quando e a quale costo.
Impostare le informazioni sulle risorse in Microsoft Project richiede un certo sforzo, ma il tempo sarà ben speso se il progetto è guidato principalmente da vincoli di tempo o di costi (e quasi tutti i progetti complessi sono guidati da uno di questi fattori, se non da entrambi).

Creazione di relazioni/report

Le relazioni sono formati predefiniti studiati per stampare i dati di Microsoft Project. Diversamente dalle visualizzazioni, che si possono stampare o cui si può lavorare in linea, le relazioni sono create esclusivamente per essere stampate o visualizzate nella finestra “Anteprima di stampa”. Inoltre nelle relazioni non è possibile inserire direttamente i dati, i quali derivano unicamente da quelli inseriti precedentemente nelle varie visualizzazioni di Microsoft Project.
Microsoft Project include diverse relazioni predefinite per attività, risorse e assegnazioni, che possono essere modificate per ottenere le informazioni desiderate. In particolare Microsoft Project presenta sei grandi categorie di relazioni:

1. Riepilogo;
2. Attività correnti;
3. Costi;
4. Assegnazioni;
5. Carico di lavoro;
6. Personalizzate.

Queste possono essere affiancate da relazioni grafiche che possono essere create con l’utilizzo di software quali Microsoft Excel e Microsoft Visio che vengono avviati automaticamente da Microsoft Project. Anche in questo caso i dati delle relazioni possono essere modificate a piacere dal Project manager al fine di ottenere le informazioni desiderate. Alcune tipologie di relazioni grafiche sono:

• Rapporto disponibilità risorse;
• Rapporto flusso di cassa;
• Relazione Costi preventivati;
• Relazione Costo realizzato nel tempo;
• Relazione Lavoro previsto;
• Relazione Riepilogo lavoro risorse.

Strumenti di verifica

Una volta che il lavoro è iniziato, incomincia anche la fase successiva della gestione dei progetti: la verifica dell’avanzamento. Verificare significa registrare i dettagli del progetto, per esempio chi ha eseguito un particolare lavoro, quando è stato eseguito il lavoro e a quale costo. Questi dettagli sono spesso chiamati dati effettivi.
Verificare i dati effettivi è essenziale per una gestione corretta, al contrario della fase di pianificazione di un progetto. Il Project manager deve sapere se i team di progetto eseguono bene il lavoro e, quando necessario, deve sapere quando adottare misure correttive. Una verifica adeguata delle prestazioni del progetto e il confronto con il piano originale permettono di trovare a domande quali, ad esempio:

• Le attività stanno iniziando e finendo come pianificato e, in caso di risposta negativa, quale sarà l’impatto sulla data finale del progetto?
• Le risorse stanno usando più o meno tempo del previsto per completare le attività?
• È necessario più o meno denaro di quello previsto per completare le attività?

Microsoft Project supporta diversi metodi per verificare l’avanzamento, a seconda del livello di dettaglio o di controllo richiesto dal Project manager, dallo sponsor e dagli stakeholder. Verificare l’avanzamento ai livelli di dettaglio più bassi richiede ovviamente un sforzo di lavoro maggiore da parte del Project manager e delle risorse che lavorano al progetto. Quindi, prima di iniziare a verificare l’avanzamento, si dovrebbe stabilire il livello di dettaglio necessario. I diversi livelli di verifica che Microsoft Project supporta comprendono ad esempio:

1. La registrazione del lavoro del progetto come pianificato; consigliato nel caso in cui le attività del progetto vengono svolte nel modo previsto;
2. La registrazione della percentuale di completamento di ogni attività, con valori precisi oppure ad incrementi del 25%, 50%, 75% o 100%;
3. La registrazione della durata effettiva di ogni attività con le date di inizio e di fine delle stesse, quando è necessario un livello di dettaglio maggiore della semplice percentuale di completamento;
4. La verifica del lavoro in base alle unità di tempo, ovvero il livello di verifica più dettagliato in cui vengono registrati i valori di lavoro effettivo per giorno, settimana o in base ad altri intervalli.

Oltre a quelli appena citati, si può definire l’approccio più semplice di tutti. Nello specifico del caso, per verificare l’avanzamento, si suppone che il lavoro effettivo stia procedendo esattamente come pianificato. Per esempio, se il primo mese di un progetto della durata di cinque mesi è passato e tutte le attività sono iniziate e finite come programmato, si può rapidamente registrare questo tramite la finestra di dialogo “Aggiorna progetto” nella barra degli strumenti di Progetto. Si potrà quindi inserire la percentuale di completamento delle attività fino ad una certa data o riprogrammarle a partire da una certa data.
Ovviamente il Project manager potrebbe utilizzare una combinazione di questi approcci all’interno di un progetto unico, perché parti diverse di un progetto possono esigere verifiche differenti. Per esempio, si potrebbe voler verificare attività ad alto rischio in modo più ravvicinato, rispetto a quelle a basso rischio.