Project Management: Pianificazione di un progetto

Definizione del progetto

Nel processo iniziale del progetto meglio noto come definizione del progetto, le idee dei progetti possono provenire sia dai componenti dell’organizzazione che dall’esterno, per esempio dai clienti esterni. Ovviamente le organizzazioni per la scarsità delle risorse necessarie non sono in grado di realizzare tutti i progetti e perciò tante idee rimangono nel “cassetto”. Quindi è necessario che l’organizzazione avvii un processo di selezione preliminare, che aiuti l’organizzazione a non impegnarsi nei progetti di cui non dispone le risorse necessarie e, di conseguenza, abbia risultati negativi. La selezione dei progetti spetta all’alta direzione, attraverso il comitato guida, che dopo aver analizzato le proposte e i dati relativi, prenderà una decisione se accettare o rifiutare la proposta.

Una delle tecniche molto utilizzate nel processo di selezione dei progetti è il Brainstorming in cui viene identificato e definito il problema e di conseguenza, vengono identificati e definiti le soluzioni potenziali. In particolare, in una sessione di brainstorming tutte le idee sono registrate e nessuna viene tralasciata. Il comitato di guida in un primo esame studia le proposte o il Business Cases preliminari e verifica che essi siano in linea con la strategia dell’organizzazione. In questo primo esame tante proposte possono essere respinte o collocate in lista d’attesa. In un secondo esame il comitato valuterà dettagliatamente il contenuto del Business Plan, il fabbisogno di risorse sia umane che finanziarie e i bisogni e le aspettative dei clienti. Solo i progetti che superano questo secondo esame saranno promossi alla fase di definizione e quindi pianificazione del progetto.

La pianificazione di un progetto

La pianificazione è uno dei più importanti strumenti della gestione delle organizzazioni che funziona come un ponte che collega il presente al futuro. L’importanza della pianificazione si evidenzia dal fatto che le risorse (umane, monetarie, risorse) sono limitate ed i cambiamenti delle condizioni ambientali come la situazione politica, economica, sociale e tecnologica sono imprevedibili e instabili. Inoltre le organizzazioni sono sempre in competizione per ottenere queste risorse limitate per poterli utilizzare per raggiungere i loro obiettivi.

La pianificazione aiuta ad avere una previsione del futuro, cioè dei rischi e dei cambiamenti e determina le strategie da impiegare per ottenere i risultati desiderati. Le principali caratteristiche di una pianificazione sono:

1. La pianificazione naturalmente è basata sulle previsioni e principalmente prima di svolgere qualsiasi attività è necessario determinare il tipo dell’attività e la modalità del suo svolgimento.
2. La pianificazione è un processo decisionale, include l’assunzione delle decisioni in merito delle strategie da applicare per raggiungere gli obiettivi desiderati.
3. La pianificazione è focalizzata sui risultati desiderati. E’ uno strumento per avere la maggiore sicurezza sul raggiungimento degli obiettivi nei tempi previsti.

La gestione della pianificazione di un progetto è un processo iterativo e deve continuare in tutta la durata del progetto. L’obiettivo della pianificazione di progetto è garantire che tutto il lavoro necessario per la realizzazione e il completamento del progetto sia stato preso in considerazione e valutato adeguatamente.

Il processo di pianificazione di progetto include la definizione dettagliata degli obiettivi, la descrizione delle attività (SOW), lo sviluppo di Work Breakdown Structure, la stima dei costi e dei tempi e la redazione del Budget di progetto. Le organizzazioni per facilitare il lavoro in questa fase utilizzano diversi Software di Project Management.