Project Management: Stimare e determinare i costi in un progetto
La gestione dei costi di progetto
La stima delle durate delle attività nel Project Management influenza notevolmente la stima dei costi nei progetti, ove il budget comprende un accantonamento per il costo del finanziamento e ove le risorse vengono impiegate per unità di tempo per la durata delle attività schedulate. Queste previsioni possono influire anche sulle stime dei costi legati a fattori temporali (come possono essere i materiali che presentano variazioni stagionali del costo). Per tali ragioni, è necessario che i costi e le durate delle attività siano sempre strettamente legati tra di loro, dato che al variare di una variabile, cambia anche l’altra.
Secondo il PMI, la gestione dei costi di progetto comprende i processi coinvolti nella pianificazione, nella stima, nell’allocazione e nel controllo dei costi, affinché il progetto venga completato nel rispetto del budget approvato. Precisamente, la gestione dei costi di progetto è incentrata sul costo delle risorse necessarie per completare le attività schedulate.
Stima dei costi
La stima dei costi, ossia il processo che sviluppa un’approssimazione dei costi delle risorse necessarie per completare le attività di progetto.
Infatti, dopo aver definito le attività e le relative risorse, il pianificatore sposta la sua attenzione sul versante economico, valorizzando, in termini di costi, le risorse che sono state anteriormente individuate.
Il livello di seniority del Project Manager gioca un ruolo importante nella stima dei costi, ma esso è comunque supportato da un mix di strumenti e tecniche molto utili, in parte già presentati con riguardo alla stima delle risorse e delle durate delle attività del progetto, solo che in questo contesto fanno riferimento alla stima dei costi. Essi sono:
- il parere degli esperti.
- la stima per analogia, che prevede l’utilizzo del costo effettivo di progetti simili realizzati in precedenza, per stimare il costo del progetto corrente. Questa metodologia viene di solito impiegata quando si dispone di una quantità limitata di informazioni dettagliate sul progetto.
- la stima parametrica, la quale utilizza una relazione statistica tra i dati storici e altre variabili (quali possono essere le ore di manodopera necessarie) per elaborare una stima dei costi delle risorse di un’attività schedulata.
- la stima bottom-up.
- la stima a tre punti.
- le analisi di riserva.
- I software di Project Management.
- il costo della qualità, il quale non viene impiegato nell’elaborazione delle stime di durata delle attività. Il costo della qualità (COQ – Cost Of Quality) è “un metodo di determinazione dei costi sostenuti per assicurare la qualità. I costi di prevenzione e di valutazione (costo della conformità) comprendono le spese sostenute per la pianificazione, il controllo e l’assicurazione della qualità, necessari a garantire la conformità dei requisiti. Mentre, i costi per inadempienza (mancata conformità) comprendono le spese sostenute per la rilavorazione dei componenti, prodotti o processi non conformi, gli scarti e la perdita di reputazione.”
Tale metodo, che si riferisce prettamente alla gestione della qualità, può essere impiegato per l’elaborazione della stima dei costi delle attività schedulate.
Redigere il budget
Redigere il budget, rappresenta invece il processo che aggrega i costi stimati delle singole attività o dei work package, al fine di determinare una baseline dei costi; Dopo aver effettuato le stime di costo necessarie per l’esecuzione delle attività schedulate, si passa a definire la baseline di costo, la quale rappresenta il costo “puro” di realizzazione del progetto ed è la grandezza di costo utilizzata in fase di monitoraggio e controllo delle performance, attraverso il metodo dell’EA (Earned Value). Successivamente, si passa alla redazione del budget di progetto, il quale individua l’ammontare complessivo di denaro che l’azienda ha deciso di investire nel progetto, comprensivo anche della riserva concessa al Project Manager, per far fronte ad eventuali scostamenti.
Vi sono vari modi per arrivare alla formazione del costo complessivo del progetto e quindi per determinare il suo budget. Il metodo tradizionalmente utilizzato è rappresentato dall’aggregazione dei costi. Attraverso tale metodologia, le stime dei costi delle attività schedulate vengono aggregate per work package (in base alla WBS) e successivamente nella stima dei costi di progetto, fino ad arrivare alla baseline di costo. Aggiungendo anche la riserva manageriale, si arriva alla redazione del budget di progetto.
La baseline è costituita dalla somma dei Control Account, il quale è composto aggregando le stime dei costi delle attività schedulate e le relative riserve, che andranno a formare le stime dei costi dei work package, per poi costituire appunto i Control Accounts. Esso “rappresenta un punto di controllo di gestione, dove l’ambito, il budget, il costo effettivo e la schedulazione sono integrate e comparate con la tecnica dell’earned value, per misurare le performance di progetto”.
In aggiunta, oltre alla riserva manageriale, possono venire stabilite delle riserve di contingenza, per ridurre ad un livello accettabile, per l’organizzazione, per il rischio di modifiche impreviste nell’esecuzione del progetto.
Al fine di determinare il budget di progetto, il Project Manager si può avvalere del parere degli esperti, i quali hanno l’esperienza, le competenze e le conoscenze necessarie in materia di budgeting. Questi gruppi di persone possono essere formati da consulenti, associazioni professionali e tecniche, gruppi industriali, ecc.
