Project Management: Stimare la durata delle attività in un progetto

La gestione dei tempi di progetto

Il primo aspetto che si deve considerare nella gestione di un progetto è la gestione dei tempi. Infatti, riuscire a concludere un progetto, effettuare eventualmente le relative prove di collaudo e consegnare il prodotto realizzato (se si tratta di un ordine di commessa) nei tempi stabiliti con il committente, è una delle variabili fondamentali per decretare il successo del progetto stesso.

Il tempo è stata la prima variabile gestionale del Project Management ad essere supportata coerentemente da specifiche tecniche. Infatti, tempi e costi sono stati considerati, fin dai primi sviluppi del Project Management, come variabili critiche da gestire e monitorare. A differenza dei costi, la gestione dei tempi, ed in particolare dei ritardi di tempo rispetto ai termini prestabiliti, si è dimostrata fin dall’inizio più facilmente gestibile e di immediata soluzione, grazie all’impiego di determinate tecniche. In particolare, per la gestione dei tempi vengono utilizzate tecniche reticolari e grafici a barre. Per quanto riguarda le tecniche reticolari, esse sono strumenti matematici che permettono di stimare la durata del progetto e delle sue singole attività, mentre il grafico a barre fornisce una rappresentazione della schedulazione del progetto e costituisce uno strumento di comunicazione per il project team. Inoltre, esso consente di monitorare continuamente lo stato di avanzamento del progetto stesso.

Stimare le durate delle attività

Dopo aver stimato le risorse necessarie all’esecuzione delle attività, bisogna stimare la durata di ciascuna attività, la quale richiede la stima della quantità dell’impegno di lavoro richiesto al completamento dell’attività schedulata. La durata delle attività sono spesso difficili da prevedere, dato che ci sono molti fattori che possono influenzarla, come ad esempio la produttività delle risorse. In questa fase, risulta molto importante il livello di seniority, ossia il livello di esperienza che possiede il Project Manager.

Egli si può avvalere di strumenti molto utili, quali possono essere:

• il parere degli esperti che, supportato da una serie di informazioni storiche, può fornire informazioni sulla stima della durata delle attività schedulate, oppure può suggerire le durate massime di attività, appartenenti a simili progetti precedenti.
• la stima per analogia, che consiste in una tecnica di stima della durata (o dei costi) delle attività schedulate o di tutto il progetto, utilizzando dati storici, appartenenti ad attività o progetti simili. Infatti, questa tecnica utilizza i dati storici e il parere degli esperti. Essa offre il vantaggio di essere poco costosa e applicabile in poco tempo, rispetto ad altre tecniche di stima, ma presenta lo svantaggio di non essere sempre accurata. Tale tecnica risulta, appunto, poco affidabile se le attività precedenti sono simili solo nella forma e non nella sostanza, e se lo staff di progetto, incaricato a predisporre le stime, non possiede le competenze necessarie.
• la stima parametrica, invece, è considerata una tecnica molto accurata, la quale utilizza un algoritmo, che permette di calcolare la stima della durata delle attività, attraverso l’impiego di dati storici e di parametri di progetto. In questo modo, la durata delle attività può essere calcolata quantitativamente, moltiplicando la quantità di lavoro da eseguire per le ore lavoro di ogni unità di lavoro.
• la stima a tre punti, grazie alla quale si incrementa l’accuratezza della stima della durata delle attività, prendendo in considerazione l’incertezza ed il rischio nella stima originale. In pratica, tale tecnica utilizza tre tipi di stima, con lo scopo di definire un range approssimativo per la durata delle attività:
  1. Most likely (tM – più probabilistico): questa stima si basa sulla durata dell’attività, date le risorse che probabilmente verranno assegnate, la loro produttività, le aspettative realistiche in termini di disponibilità per l’attività schedulata e le relazioni di dipendenza da altri partecipanti;
  2. Optimistic (tO – ottimistico): la durata dell’attività è basata nell’analisi del miglior scenario, relativamente a quanto descritto nella stima più probabile;
  3. Pessimistic (tP – pessimistico): la durata dell’attività si basa sull’analisi del peggior scenario, relativamente a quanto descritto nella stima più probabile.
     A seconda della distribuzione assunta dai valori nell’intervallo delle tre stime, la durata attesa può essere calcolata usando 2 formule. Per la prima formula si ricorre alla “distribuzione Triangolare” dove la durata dell’attività è calcolata utilizzando una media delle tre durate stimate. Mentre, nella seconda formula si ricorre alla “distribuzione Beta” e si fa riferimento alla tecnica PERT dove la durata stimata diventa, quindi, una somma pesata delle tre stime, dando maggior peso a quella più probabile.
• le analisi della riserva, che vengono utilizzate quando il team di progetto sceglie di incorporare tempo aggiuntivo, riferito come riserve di tempo, nella schedulazione di progetto complessiva, come riconoscimento per il rischio della schedulazione.