Project Management: Struttura organizzativa funzionale, a matrice e per progetto

Project Management: Struttura organizzativa funzionale, a matrice e per progetto

La struttura organizzativa rappresenta un fattore molto importante per un’impresa, al fine di ottenere una miglior gestione aziendale, favorendo il processo decisionale e l’assegnazione delle aree di responsabilità. Qualsiasi azienda adotta un modello organizzativo di base, naturalmente non in forma pura, bensì cercando di adattarlo e personalizzarlo al proprio business. In particolar modo, in un’azienda che opera per progetti, è fondamentale avere un’adeguata struttura organizzativa, per garantire il successo del progetto stesso.

Le strutture organizzative che vengono prese in considerazione si posizionano lungo un continuum, ove ai due estremi si collocano la struttura di tipo funzionale e la struttura di tipo progettuale, mentre all’interno dello stesso è presente una vasta gamma di strutture a matrice.
Già da parecchi anni, nelle aziende che operano per progetti si è passati dalla storica organizzazione per funzione all’organizzazione a matrice, per arrivare alla possibilità di adottare una struttura organizzativa a progetto.

Project Management: Struttura organizzativa funzionale, a matrice e per progetto

L’organizzazione funzionale

L’organizzazione funzionale è articolata per funzioni, ossia per raggruppamenti di competenza specialistica (come produzione, marketing, ecc.). Ogni funzione può, a sua volta, essere distinta in sottofunzioni ancora più specialistiche. La particolarità di tale struttura organizzativa è che è definita secondo una chiara linea gerarchica verticale, secondo la quale ogni persona ha un manager funzionale a cui rispondere. Le procedure e le regole sono per lo più formalizzate e il coordinamento avviene attraverso la standardizzazione delle attività nella stessa funzione o tra le diverse funzioni. Per quanto concerne la componente progettuale, è solo all’interno delle singole funzioni che vengono gestiti i progetti. Quindi, in questo caso, l’autorità cui fare riferimento è ben chiara, poiché il Project Manager tende ad essere il Manager Funzionale.

L’organizzazione funzionale inoltre, presenta il vantaggio di poter ottenere l’efficienza delle produzioni ripetitive, grazie al fatto di poter raggiungere economie di scala. D’altro canto, essa si presenta come una struttura molto rigida, poco orientata al cambiamento e fortemente verticalizzata.
Inoltre, non è la struttura organizzativa preferibile per le aziende che lavorano su progetti, dato che, in questo senso, presenta ulteriori svantaggi. Innanzitutto, vi è la mancanza di personale specializzato ad operare sui progetti. Secondariamente, il personale presente non può dedicare il tempo necessario alla realizzazione del progetto, poiché è occupato in altre attività di responsabilità della propria area funzionale.

L’organizzazione a matrice

L’organizzazione a matrice risulta, invece, il caposaldo delle strutture organizzative per le aziende che operano su progetti. Essa viene definita come “qualsiasi struttura organizzativa in cui il Project Manager condivide la responsabilità con i manager funzionali per l’assegnazione delle priorità, l’utilizzo delle risorse e la direzione del lavoro delle persone assegnate al progetto”.

Questa struttura funzionale rappresenta un mix tra le organizzazioni funzionali e progettuali. All’interno del continuum precedentemente presentato, vi è appunto un ampio range di tipologie di matrice. Si passa dalla matrice debole, alla matrice equilibrata, alla matrice forte.
Se la struttura a matrice debole si avvicina alle caratteristiche delle organizzazioni funzionali, in quanto il ruolo del Project Manager è similare a quello di un mero coordinatore, nella struttura a matrice forte, invece, il personale è dedicato a tempo pieno al progetto, così come lo è il Project Manager, il quale possiede un alto livello di autorità.

Tale tipo di struttura organizzativa consente di presidiare, allo stesso tempo, differenti dimensioni del business aziendale, considerate tutte della stessa importanza. Inoltre, permette di ottimizzare l’impiego delle risorse, allocando il personale contemporaneamente in diversi progetti. È pertanto una struttura molto flessibile, anche se richiede una forte collaborazione tra i Manager Funzionali e i Project Manager, dato che devono utilizzare le stesse risorse. In realtà, quest’ultimo aspetto rappresenta un fattore di conflitto, in quanto entrambe le parti cercano di contendersi le risorse disponibili.

Inoltre, bisogna affermare che è necessario verificare se le divisioni funzionali e le divisioni di progetto forniscono le giuste informazioni e richieste, per ottenere un progetto che rispetti le richieste del committente. Se vi sono divisioni che non si impegnano a far ciò o lo fanno in maniera poco corretta, bisogna individuarle ed eliminarle. A tal proposito sono stati proposti dei modelli che migliorano le performance in una struttura organizzativa a matrice e che cercano di individuare le divisioni che sono responsabili della scarsa perfomance nella progettazione del progetto.

L’organizzazione per progetti

L’organizzazione per progetti si avvicina all’organizzazione a matrice forte, mentre si trova all’opposto della struttura di tipo funzionale. Infatti, se in quest’ultima la funzione è la dimensione fondamentale, nell’organizzazione per progetti tale dimensione è rappresentata proprio dai singoli progetti. Tale struttura è articolata, appunto, per progetti, a capo dei quali è predisposto un Project Manager. All’interno di ogni gruppo-progetto si crea una sottostruttura, che verrà sciolta non appena il progetto sarà portato a termine. Ogni Project Manager dipende dalla Direzione Generale ed è responsabile del successo del progetto.

Un possibile svantaggio è rappresentato dal rischio di allocare le risorse disponibili in modo non adeguato tra i progetti presenti nel portfolio.
Ciò nonostante, la struttura per progetti rappresenta il tipo di organizzazione migliore per le aziende che operano per progetti, dato che permette una più efficace gestione degli stessi. Ogni Project Manager segue un determinato progetto, tutte le risorse dipendono da lui ed egli si occupa direttamente del coordinamento del progetto stesso. Inoltre, le linee di comunicazione relative al progetto sono più corte, consentendo così una più efficace e facile comunicazione all’interno del gruppo di progetto. Quest’ultimo, inoltre, è contraddistinto da una maggiore lealtà e identificazione nel progetto stesso. Tutte queste caratteristiche, consentono di dedicare una maggiore attenzione al progetto, cosa che favorisce il rispetto dei tempi di consegna e le specifiche richieste dal committente.

Strutture ibride

Le strutture organizzative appena presentate sono considerate i tradizionali tipi di organizzazione adottate dalle aziende che operano per progetti. Bisogna comunque precisare che nell’attuale contesto competitivo, ove i progetti presentano notevoli complessità di gestione, data la necessità di rispondere tempestivamente alle mutevoli richieste del mercato, le aziende adottano strutture organizzative “informali”, ovvero soluzioni organizzative che non rispecchiano le tradizionali categorie di strutture organizzative. Un esempio è rappresentato dai cosiddetti core team, i quali vengono definiti come “unità organizzative centrali, costituite apposita per i progetti e la loro gestione”. Secondo vari studi, il numero efficiente di componenti che dovrebbero formare il core team varia dalle 3-4 persone. Esse sono persone che si dedicano interamente alla gestione del progetto, rappresentano un gruppo temporaneo, indipendente e coeso, che è in grado di risolvere le questioni in modo rapido ed efficace. Tale organizzazione “informale” risulta un buon modo per conseguire la cooperazione tra i vari project partner.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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