Quando e perchè è necessario creare un business plan per un’azienda

Quali sono i motivi che portano a creare un business plan?

Al giorno d’ggi, ci sono varie ragioni per voler intraprendere o creare un nuovo business o un nuovo progetto (ad esempio realizzare un sogno, conseguire un maggior guadagno, cogliere un’opportunità) e vari modi di farlo, tuttavia il motivo principale può essere riscontrato nel desiderio che l’attività che ci si accinge ad intraprendere possa durare nel tempo, nonché raggiungere gli obiettivi prefissati: nessun imprenditore infatti, nemmeno il più propenso al rischio, intraprenderebbe un progetto con l’aspettativa di fallire ma, al contrario, cercherà di massimizzare le opportunità di successo, investendo in tale business tempo e risorse.
In questo contesto si inserisce lo strumento del business plan: esso può essere definito come uno strumento operativo che, in maniera organica e sistematica, esplicita tutti gli elementi che compongono un qualunque progetto imprenditoriale, al fine di pianificarli, analizzarli ed individuarne eventuali punti critici per valutarne le possibili ricadute, sia da un punto di vista qualitativo che quantitativo.

Il Business Plan rappresenta lo strumento cardine del management accounting, dato dall’insieme di principi, tecniche e strumenti impiegati dalle organizzazioni aziendali per:

• pianificare strategie, tattiche ed operazioni future;
• ottimizzare l’uso delle risorse;
• misurare e valutare le prestazioni;
• ridurre, per quanto possibile, la soggettività del processo decisionale;
• migliorare la comunicazione esterna ed interna.

Il business plan è solitamente concepito come lo studio alla base della decisione di avvio di una nuova impresa.
Ma limitare la sua funzione a questo obiettivo, pur se di grande importanza ed interesse, sarebbe estremamente riduttivo: esso ha infatti molteplici finalità, corrispondenti alle diverse funzioni che esso assolve.

Quando redigere il business plan

La redazione del Business Plan non è da ricollegare solamente all’avvio di una nuova impresa, ma avviene in diversi momenti lungo la vita di un’azienda: “business plans are as varied as businesses, and there isn’t one business plan format or content that cover all occasion. The type of business plan depend on how the plan will be used in the specific situation. Even with all the varied uses of a business plan, they have many things in common, such as business objectives, product and customer descriptions, market analyses, marketing plans, cash flow projections.”
Per questo motivo, si andranno ad elencare delle fattispecie che si ritiene possano costituire le principali circostanze in cui la redazione di siffatto documento è necessaria.

Queste sono:

• avviare una nuova impresa
• subentrare in un’attività esistente
• investire in un’attività esistente
• attività di pianificazione strategica
• richiedere un credito
• richiedere agevolazioni pubbliche

AVVIARE UNA NUOVA IMPRESA

Il caso in cui si potrebbe dire basilare la redazione del business plan è all’avvio di una nuova impresa, in questo caso infatti si dovranno prendere in considerazione tutti gli aspetti che potranno interagire nella vita della futura attività: realizzare un piano d’impresa nel momento in cui ci si appresta ad avviare una nuova attività è sicuramente il modo migliore per verificare se la propria idea imprenditoriale presenta i giusti presupposti di riuscita.
Il Business Plan in questo caso servirà all’imprenditore stesso per capire le possibilità di riuscita della sua idea imprenditoriale e per quantificare nel modo più preciso possibile i mezzi finanziari e patrimoniali necessari.
Nella redazione del piano d’impresa si riporteranno tutte le informazioni utili alla futura iniziativa imprenditoriale, analizzando pertanto anche quegli aspetti e quelle problematiche che in un primo momento si pensava di poter trascurare, ragionando in step progressivi di crescita e determinando, man mano, i fabbisogni finanziari complessivi correlati all’iniziativa imprenditoriali e i margini di profitto attesi.
La definizione dei risultati attesi dal progetto assolve anche ad altre specifiche funzione, quella di pianificare i tempi e verificare congruità e coerenza delle singole azioni.
Pertanto l’aver redatto un business plan permetterà anche un più agevole controllo e monitoraggio dell’iniziativa nella sua fase di realizzazione, verificando eventuali scostamenti da quanto ipotizzato ed eventualmente predisponendo gli interventi correttivi necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati nell’intraprendere il progetto imprenditoriale.

SUBENTRARE IN UN’ATTIVITA’ ESISTENTE

Quando si decide di subentrare in un’attività già esistente si devono affrontare diverse tipologie di problemi: la maggiore delle difficoltà sarà quella di valutare se il prezzo richiesto è più o meno congruo, dato che esso racchiude non solo le immobilizzazioni materiali, ma anche quelle immateriali.
Dall’analisi di tale problema potrebbe risultare più semplice la creazione di una nuova attività ex novo, perché essa potrebbe essere costruita in funzione delle proprie esigenze e del proprio fabbisogno, quindi con un costo e un valore certo, facilmente verificabile.
Nonostante i problemi di valutazione portati da tale casistica, d’altro canto un’azienda già avviata permette di sfruttare l’avviamento, che ne rappresenta un valore aggiunto derivante dalla posizione già consolidata sul mercato, che crea un vantaggio rispetto ad un’azienda start-up.
Il business plan in questo caso andrà quindi a verificare le potenzialità reali dell’impresa esistente nel raggiungere gli obiettivi e i risultati che i nuovi imprenditori si sono prefissati a riguardo, dimostrando come, anche in questo caso, “una corretta pianificazione e la stesura del business plan rappresentino il presupposto indispensabile per non compiere scelte affrettate o improvvisate.

INVESTIRE IN UN’AZIENDA ESISTENTE

Prevedere gli investimenti in un’azienda già esistente è sempre necessario, non soltanto quando si raggiungono dei limiti di obsolescenza tecnica tali da minare l’efficienza dell’impresa stessa, ma in qualunque periodo della vita dell’impresa se da uno specifico investimento potrà derivare un aumento dei margini di profitto.
In questa sede la redazione del business plan assolve a diverse funzioni.

Per prima cosa esso valuta la coerenza del progetto d’investimento con quelli che sono gli obiettivi generali d’impresa e con le strategie che essa attua per raggiungerli.
Fatto ciò, esso permette di valutare l’investimento da un punto di vista tecnico, con un’analisi dell’investimento in relazione alla struttura aziendale esistente, tenendo anche in considerazione l’impatto sul layout produttivo esistente dei nuovi investimenti.
Infine si potranno affrontare le considerazioni economiche circa l’investimento: si fare una stima dei costi del suddetto investimento, considerando non solo le quote annuali di ammortamento dei beni, ma anche cercando di calcolare i costi indotti (dato dall’assunzione di personale specializzato, consumi di forza motrice, polizze assicurative particolari, ecc.): può infatti risultare evidente che l’incidenza dei costi indotti può essere, in taluni casi, sia superiore a quelli diretti.
Il business plan, sviluppando proiezioni che tengano dettagliatamente conto di tutti gli aspetti connessi al progetto, permetterà di verificare la convenienza a porre in essere l’investimento: si saprà quanto produrre e a che prezzi, tali da permettere la copertura dei costi d’esercizio, quali margini di profitto ipotizzati, inoltre permetterà la verifica della fattibilità finanziaria con la valutazione della copertura finanziaria e la capacità di rimborso, ed eventualmente valutare la possibilità di accedere a forme di incentivazione pubblica.
A tal proposito va ricordato che qualunque sia la forma tecnica che meglio si presta alle esigenze del progetto e dell’impresa, non si dovrà mai correre l’errore di finanziare con fonti a breve termine investimenti che per loro natura hanno un’utilità pluriennale: è questo uno dei principi fondamentali alla base di un buon equilibrio contabile e finanziario (principio del matching).

ATTIVITA’ DI PIANIFICAZIONE STRATEGICA

La pianificazione rappresenta il processo attraverso il quale l’azienda definisce i propri obiettivi futuri, individuando le azioni da intraprendere per conseguirli e le risorse necessarie per realizzarli.
Da un punto di vista dell’orizzonte temporale di previsione, la pianificazione può essere a lungo termine o a breve termine e ad ognuna delle fattispecie corrisponde uno specifico strumento di previsione. La pianificazione di lungo termine utilizza come strumento di previsione il business plan. Tale documento si pone l’obiettivo di analizzare la pianificazione la strategia che l’azienda intende adottare per qualsivoglia tipologia di progetto imprenditoriale. Pertanto, per le proprie caratteristiche, il business plan è considerato la strumento di pianificazione strategica. Ponendosi obiettivi di lungo periodo, l’orizzonte temporale di riferimento del business plan potrà variare da tre a cinque anni.
La pianificazione di breve termine, invece, utilizza il budget finanziario come strumento di previsione, programmazione e controllo: di norma infatti l’orizzonte temporale del budget corrisponde alla durata di un esercizio e con tale strumento si definiscono mezzi e costi per promuovere strategia ed obiettivi di tale anno. Naturalmente la costruzione del budget dovrà essere coerente con la strategia aziendale e, quindi, con gli obiettivi di lungo termine, altrimenti vi è il rischio che il budget si traduca in una mera previsione numerica.
Si passa quindi da un’attività di pianificazione propria del business plan a quella di programmazione e quindi di stesura di programmi operativi di azione.

Nella gestione d’impresa ogni scelta operativa, da quella apparentemente più banale fino a quella più strategica, richiede una valutazione ponderata dei pro e dei contro, nonché il monitoraggio degli effetti al fine di valutarne gli effetti e gli eventuali scostamenti rispetto alle ipotesi di base: questo perché l’approssimazione difficilmente porta a conseguire risultati soddisfacenti, è chiaro allora che i presupposti per una buona gestione si creano con una corretta analisi e programmazione di tutti gli indirizzi aziendali.
Questa è un’attività che all’interno dell’ impresa va ripetuta continuamente perché, come già accennato, l’azienda che, una volta raggiunto un livello soddisfacente degli obiettivi prefissati, assume un atteggiamento statico, sentendosi in qualche modo arrivata, getta probabilmente le basi per l’inizio de proprio declino.