Requisiti di un sistema informativo per un processo decisionale

Efficacia e efficienza di un sistema informativo

Una volta definito il fabbisogno informativo aziendale è necessario considerare anche quali caratteristiche deve avere un sistema informativo per soddisfare tali esigenze con al massima efficacia e efficienza. In generale essere efficaci significa raggiungere gli scopi desiderati mentre l’efficienza riguarda le relazioni tra output e input, fra risultati ottenuti e mezzi impiegati. Non necessariamente efficacia e efficienza sono collegate.

Efficacia di un sistema informativo

Riferita al sistema informativo, l’efficacia esprime il grado con cui esso soddisfa le attese per le quali viene generato. In pratica ciò accade quando e nella misura in cui i flussi informativi sono utili per coloro che li utilizzano. I principali requisiti per un sistema informativo in grado di produrre informazioni che possono essere effettivamente ed efficacemente utilizzate in un processo decisionale sono:

• Selettività: il sistema contabile deve fornire dati selezionati e realmente utili per i vari centri decisionali e operativi. Un sistema è tanto più selettivo quanto più i dati si adattano all’utente. Se si aumenta la selettività si corre il rischio di non fornire dati rilevanti. Il problema quindi riguarda  il grado di dettaglio con cui fornire le informazioni. Rilevanza del dato rispetto al processo decisionale che per alcuni dati è imposta dall’esterno (es. fattura) mentre per altri si pone un problema di scelta (es. ordine). Per ottenere massimo valore dal sistema:dati appropriatamente selezionati, Principio di eccezione (presentare solo certi valori che eccedono certi livelli), Uso di rapporti informativi su richiesta, Uso di tecniche che indicizzano l’attenzione sulle variabili più importanti.
• Tempestività: limite di tempo entro cui le informazioni devono essere fornite per poter permettere una efficace pianificazione, organizzazione e controllo dei fenomeni aziendali. Va valutata in termini di: periodicità: periodo di tempo tra due informazioni dello stesso tipo, tempi di  copertura: intervello di tempo in cui l’informazione è utile, tempi di elaborazione: tempo necessario per acquisire, trattare, elaborare e comunicare i dati. È costituito da tempo di accesso (dalla richiesta alla disponibilità del dato) più il tempo di aggiornamento (dall’evento all’inserimento).
• Affidabilità: esprime la corrispondenza tra informazioni e fenomeni reali, corrispondenza che dipende anche dall’accuratezza dei dati forniti e dalla validità delle procedure per la loro elaborazione. Poniamo che l’informazione desiderata sia il grado di soddisfazione della clientela con riferimento all’assistenza sui prodotti. L’informazione è affidabile se riesce  effettivamente  a  rappresentare  tale  soddisfazione,  e  ciò dipende dall’accuratezza con cui si è provveduto a raccogliere i dati e dalla bontà delle elaborazioni svolte in proposito.
• Flessibilità: capacità del sistema di adattarsi al mutare delle esigenze informative e delle tecniche di produzione e distribuzione delle informazioni. Siccome l’impresa è un sistema dinamico sottoposto a continui cambiamenti anche le esigenze informative mutano: le informazioni un tempo rilevanti possono perdere d’importanza mentre nuove informazioni possono assumere un significativo interesse. Di conseguenza occorre disporre di una valida capacità di adattamento del sistema informativo.
• Accettabilità del controllo del sistema informativo: chiara comprensione del ruolo dell’individuo nell’organizzazione e delle sue responsabilità. A tal fine bisogna essere in grado di prevedere tutte le possibili reazioni  degli individui, rimuovere gli ostruzionismi e i meccanismi di resistenza passiva. L’accettabilità quindi fa riferimento all’atteggiamento nei confronti dell’informazione sia da parte degli utenti che degli altri individui in qualche modo coinvolti nel processo informativo. Ciò si manifesta in presenza di un loro consenso di fondo, di una  disponibilità nei confronti dell’output e dei modi con cui viene ottenuto.
• Sicurezza: verificabilità. Il sistema deve essere verificabile e ciò dipende dalla traccia fornita dalla documentazione e dalle rilevazioni contabili.

Efficienza di un sistema informativo

L’efficienza di un sistema informativo esprime invece le relazioni tra i suoi output (le informazioni e i dati) e le risorse (dati strumenti e metodi di elaborazione, personale, ecc.) utilizzate per ottenerli. In pratica un modo per esplicitare l’efficienza è il seguente: si determina quanto si spende (per ottenere i dati, elaborarli con le risorse informatiche e di personale e via dicendo) e si confronta tale onere con il valore delle informazioni di cui si dispone.

Aspetti qualitativi e quantitativi di un sistema informativo

Per poter giudicare meglio efficacia e efficienza, si può scomporre il sistema informativo in due aspetti: qualitativi e quantitativi. Stabiliamo quando i flussi e i modi per ottenerli sono qualitativamente validi; dati tali requisiti qualitativi, il peso, il valore dell’output (e quindi l’efficacia) aumenta con la crescita quantitativa dei flussi informativi. Com’è ovvio questo aumento non avviene all’infinito: oltre una certa soglia accrescere il numero delle informazioni è controproducente; si finisce infatti per generare dei disturbi, del rumore, abbassando così sia l’efficacia che l’efficienza.

Al momento non esistono nella prassi indicatori significativi impiegati per esprimere efficacia e efficienza anche se è comunque possibile esprimere  giudizi in tal senso fondati su dati di fatto che possono essere verificati e confrontati. Ad esempio se un’impresa produce una quantità maggiore di informazioni, realizza un miglioramento di efficacia. E, se tale accrescimento quantitativo non comporta un incremento nei costi per produrre tali informazioni, realizza anche un aumento di efficienza e efficacia.