Scelta del Project Manager per il successo di un progetto aziendale

Project Manager e progetto aziendale

Il Project Manager è “la persona incaricata a condurre il team responsabile del raggiungimento degli obiettivi di progetto” (PMI, 2013). In particolare, secondo quanto suggerito dal CIOB (Chartered Institute of Building), un Project Manager possiede rilevanti abilità di gestione dei progetti, grazie alle esperienze pregresse, ed è tenuto a gestire il progetto lungo tutto il suo ciclo di vita.

Il successo di un progetto, inteso come la realizzazione degli obiettivi prefissati, rispettando i tempi stabiliti, i costi stimati e i requisiti tecnici concordati con il committente, dipende da numerosi fattori. Ad esempio, è importante avere un team di progetto qualificato e affidabile, ma è ancora più essenziale che tale team sia guidato da un Project Manager che abbia buone capacità di leadership, di pianificazione, di organizzazione delle risorse, di coordinazione, di comunicazione, di amministrazione e di controllo. Inoltre, egli dovrebbe essere in grado di motivare il proprio team, affinché vi sia un clima sereno all’interno dello stesso, in modo che i componenti del gruppo di progetto possano così sentirsi parte del gruppo e lavorare meglio in squadra, condividendo skill e conoscenze utili con gli altri componenti del team ed essendo consapevoli delle proprie competenze personali. A tal proposito, la comunicazione all’interno del team rappresenta un fattore critico per il raggiungimento di un buon livello di performance tra i membri del gruppo. Non di meno, bisogna cercare di fare in modo che non si sviluppino conflitti tra gli elementi del team, dato che in questo caso ci potrebbero essere ritardi nell’esecuzione del progetto.

Purtroppo, nella maggior parte dei casi, le risorse umane e strumentali disponibili sono limitate, ed in aggiunta, presentano skill e conoscenze scarse rispetto al necessario. Pertanto, Il Project Manager dovrà essere in grado di formare un team di progetto definendo l’intero organigramma di progetto, assegnando funzioni e ruoli e cercando di colmare tali lacune, attraverso un’adeguata formazione dei membri del gruppo di progetto. Inoltre, deve saper comunicare gli obiettivi del progetto ai suoi collaboratori in modo chiaro ed efficace: i suoi poteri decisionali variano in base alla sua collocazione nella struttura organizzativa, a seconda della forma organizzativa che è stata adottata. Ciò determina anche il rapporto che il responsabile del progetto ha con il vertice aziendale.

In particolare, secondo il PMI (2013), un Project Manager dovrebbe possedere le seguenti capacità interpersonali:

• leadership;
• formazione del team di progetto;
• motivazione;
• comunicazione;
• influenza;
• decision making;
• consapevolezza politica e culturale;
• negoziazione;
• acquisizione della fiducia;
• gestione dei conflitti;
• formazione e addestramento.

Tutte le competenze elencate variano in rapporto all’esperienza e all’età. Infatti, risulta molto importante il livello di seniority che possiede un Project Manager, vale a dire il livello di esperienza personale posseduta. Possedere un alto grado di seniority significa (come si vedrà successivamente nella gestione delle aree di conoscenza fornite dal Project Management) riuscire a pianificare in modo efficace la durata delle attività in cui è stato scomposto il progetto, attraverso uno degli strumenti fondanti del Project Management, ossia la WBS, già illustrata nel capitolo precedente per la programmazione della produzione delle commesse. Inoltre, il livello di seniority fa riferimento all’essere in grado di allocare le risorse necessarie per lo svolgimento delle suddette attività, nonché di riuscire a stimare i costi della realizzazione delle attività, per poi arrivare alla stima dei costi dell’intero progetto. Quest’ultimo aspetto è molto importante, in quanto più accurata si dimostra la fase di stima dei costi, più può diminuire il rischio che si verifichino squilibri economico-finanziari durante l’esecuzione delle attività, con ripercussione sul profilo economico dell’intero progetto e infine dell’intera azienda.

Dato che generalmente ogni progetto è unico, il Project Manager deve essere in grado di capire quali competenze e conoscenze deve mettere in pratica, come deve organizzare le risorse e soprattutto cercare di raggiungere gli obiettivi previsti dal progetto nei tempi determinati.
Il Project Manager assume un ruolo rilevante anche nella gestione dei rischi. Secondo un recente studio, in tema di IT project, è emerso che i Project Manager tendono a sottovalutare maggiormente i rischi di progetto che sono causati da fattori endogeni, rispetto ai rischi di progetto che sono causati da fattori esogeni. I risultati di questo studio et. al. suggeriscono l’importanza che ricopre il Project Management nella gestione dei rischi, consentendo in tal modo di evitare complicazioni o, nel peggior dei casi, il fallimento del progetto.
Proprio a causa della fondamentale posizione che ricopre il Project Manager nei confronti della realizzazione e del successo del progetto, è necessario selezionare un appropriato Project Manager per la gestione del progetto stesso.

A questo proposito, uno studio effettuato da Hadad, Keren e Laslo (2013) ha proposto un modulo di sistema di supporto alle decisioni (DMSS- Decision Making Support System) che permette di selezionare il Project Manager in base alle performance passate, dimostrate nella gestione di progetti precedenti. Questo metodo può consentire di scegliere il “miglior” Project Manager, in determinate situazioni, quali ad esempio quando i candidati presentano un background professionale molto simile.

In realtà, il modello proposto non considera le capacità personali, manageriali e tecniche, richieste per il progetto in questione. Inoltre, tale metodo risulta di difficile applicazione, quando i candidati non possiedono esperienze pregresse nella gestione di progetti. Infatti, in questo modo, si rischia di non considerare potenziali Project Manager, che magari potrebbero possedere competenze e abilità appropriate per la gestione di un particolare progetto. Per i limiti dimostrati, tale metodo è moderatamente applicabile ma ciò che si vuol evidenziare da tutto questo discorso è che bisogna prestare molta attenzione a selezionare un Project Manager, perché si può affermare che quest’ultimo è la figura chiave nella gestione dei progetti.