Selettività, flessibilità, affidabilità, tempestività ed accettabilità nei sistemi informativi
Requisiti di efficacia dei sistemi informativi aziendali
I sistemi informativi per essere efficaci devono soddisfare le seguenti caratteristiche: selettività, flessibilità, affidabilità, tempestività ed accettabilità.
La selettività
Un sistema informativo si dice selettivo se è in grado di fornire dati qualitativamente rilevanti a tutti coloro che lavorano a livello decisionale e/o operativo.
Selettività e rilevanza dei dati sono strettamente legate al grado di dettaglio degli stessi. Se infatti in un primo momento esse crescono in maniera più che proporzionale all’aumentare del grado di dettaglio dei dati, una volta raggiunto il punto di massimo, subiscono un’inversione di tendenza. Ciò è dovuto al fatto che le informazioni fornite possono diventare superflue o eccessive rispetto alle necessità e capacità di utilizzo da parte dell’impresa. Un sistema, quindi, difficilmente riuscirà ad essere perfettamente selettivo.
Dal punto di vista operativo la selettività può essere supportata da alcune tecniche specifiche come la presentazione di dati con un adeguato livello di dettaglio rispetto alle esigenze dell’utente finale, l’applicazione del principio di eccezione, la produzione di specifici report solamente su richiesta e l’adozione di specifiche tecniche grafiche, come sottolineature, colori, rappresentazioni grafiche, per far sì che l’attenzione dell’utente si focalizzi sulle variabili di maggior rilievo.
La tempestività
Un sistema informativo si dice tempestivo quando è in grado di fornire all’azienda informazioni significative entro limiti di tempo adeguati a consentire un’efficace attività di pianificazione e controllo dell’attività organizzativa.
Tale requisito può essere scomposto in tre componenti:
- periodicità, ossia il periodo di tempo che intercorre tra due informazioni successive dello stesso tipo;
- intervallo temporale coperto dall’informazione;
- il tempo di elaborazione (o ritardo) del sistema, cioè l’intervallo di tempo necessario per l’acquisizione, il trattamento e la comunicazione dei dati.
Il tempo di elaborazione, a sua volta, consta di due componenti: il tempo di aggiornamento degli archivi e il tempo di accesso.
Per tempo di aggiornamento degli archivi si intende l’arco temporale, decorrente dall’accadimento di un evento, necessario per la memorizzazione delle informazioni relative allo stesso. Ovviamente non esiste un tempo di aggiornamento ottimale in senso assoluto, poichè è necessario che esso sia congruente alla durata delle previsioni per far sì che esse siano il più veritiere possibile. Più breve è l’orizzonte temporale delle previsioni e più breve deve essere il tempo di aggiornamento.
Il tempo di accesso invece indica l’intervallo temporale che intercorre tra il momento di richiesta delle informazioni e quello in cui esse vengono acquisite dall’utente o decisore.
La flessibilità
I sistemi informativi devono essere flessibili dal momento che l’assetto organizzativo e l’ambiente esterno in cui si colloca l’organizzazione sono realtà in continuo mutamento, che fanno variare le esigenze conoscitive dell’impresa.
La flessibilità dipende da una molteplicità di elementi che possono essere legati alle caratteristiche tecnico strutturali del sistema, come la configurazione hardware o software, la configurazione dei codici, o a vincoli di altra natura come la struttura aziendale, il rapporto tra aspetti formali e informali del sistema e via dicendo.
L’affidabilità
Un sistema informativo è affidabile se è in grado di fornire dati accurati, ossia corrispondenti ai fenomeni reali che rappresentano. Per raggiungere tale obiettivo è necessario che l’azienda sia in grado di osservare e misurare correttamente la realtà, o, nel caso in cui le informazioni siano rappresentate da quantità “soggettive”, di farne valide astrazioni, evitando errori o alterazioni volontarie o involontarie.
L’accuratezza deve essere perseguita in tutte le fasi del processo di produzione dell’informazione dalla raccolta dei dati alla comunicazione finale.
Il valore dell’accuratezza varia al variare delle finalità decisionali e di controllo: il livello massimo è richiesto nei controlli operativi e nei rapporti finanziari con l’esterno come fatture, fogli paga ecc.
Variazioni positive del livello di accuratezza dei dati producono un aumento meno che proporzionale dell’affidabilità, almeno nel breve termine. Di contro variazioni negative determinano una riduzione più che proporzionale dell’affidabilità.
Verificabilità del sistema
Gli utenti devono essere in grado di verificare l’affidabilità del sistema e quindi controllare come i dati vengono manipolati dal momento della raccolta in poi.
Accettabilità del sistema
È necessario che il sistema sia accettabile per tutti gli utenti e le persone coinvolte nel processo di trattamento e comunicazione dei dati. Per raggiungere tale obiettivo, è necessario che ciascun utente conosca e comprenda appieno il proprio ruolo all’interno dell’organizzazione e quindi le proprie responsabilità, compiti, relazioni con gli altri. È però anche significativo che l’azienda stessa, soprattutto nei periodi segnati da cambiamenti, sia in grado di abbattere eventuali resistenze e di diffondere una chiara visione del sistema e del suo ruolo all’interno dell’impresa.
