Sistema di reporting: Tipologie di reporting in azienda
Il sistema di reporting è lo strumento che serve per comunicare alla direzione, secondo i diversi gradi di responsabilità, le informazioni economico-finanziarie e fisico-tecniche rappresentative della gestione.
Si tratta quindi di una “attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di informazioni “just in time” (espressione inglese che significa letteralmente “appena in tempo”) tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di budgeting e della pianificazione delle strategie.
L’importanza dello strumento è correlata alla sua capacità di valorizzare le informazioni raccolte, classificate, selezionate ed elaborate.
Nell’attività di reporting è necessario ricordare e tenere in considerazione che i destinatari sono soggetti che possiedono proprie semantiche, e che necessitano di importanti informazioni in quanto responsabili specifici dell’andamento aziendale, dal quale si aspettano sempre notizie positive. Per far fronte a esigenze di tale portata è quindi indispensabile confezionare informazioni che siano poi recepite in modo chiaro e corretto per far fronte alle necessità emergenti.
Tipologie di sistemi di reporting
Non tutta la documentazione fornita dal sistema di reporting all’interno di un’azienda appartiene alla stessa famiglia, è infatti possibile distinguere tre forme essenziali di reporting:
- reporting operativo, costituito dall’insieme di informazioni di dettaglio rilevate ed elaborate per rispondere alle esigenze di ciascuna area di business o funzione operativa (ad esempio ne fanno parte statistiche di vendita, indagini causali dei fermi macchina, dettaglio dei costi di struttura di un determinato reparto, analisi dei tempi di produzione, reclami, rilevazione presenze e tasso di assenteismo); è uno strumento a servizio dei responsabili operativi della gestione delle diverse funzioni dell’azienda, da quella commerciale a quella produttiva, utile per avere sempre sotto controllo sia i dati finanziari (ricavi, costi e margini delle proprie aree) che gli indicatori di efficienza dei processi.
- reporting direzionale, costituito da poche informazioni di sintesi, riferite sia a dati di tipo economico-finanziario, sia a dati quantitativi o a indicatori chiave di performance che siano espressione dei risultati complessivi dell’azienda e dell’efficienza dei singoli processi (ad esempio indicatori generali quali ROI, ROE, o indicatori di efficienza quali ad esempio le ore macchina dei reparti produttivi, scarti di produzione, numero delle chiamate di assistenza tecnica, ecc.).
Il reporting direzionale è destinato al top management, all’amministratore delegato, al consiglio di amministrazione, ed ha una struttura non necessariamente standardizzata o riferita esclusivamente a logiche contabili, ma progettata in relazione ai principi di gestione propri di ciascun azienda ed alle diverse esigenze di controllo e di governance che ogni impresa decide di adottare. - reporting istituzionale, costituisce l’insieme delle informazioni che vengono periodicamente comunicate agli interlocutori istituzionali, in particolare agli azionisti, alle banche, agli istituti finanziari, ai clienti, ai fornitori, agli stakeholders in generale. Le informazioni distribuite attraverso il reporting istituzionale sono principalmente quelle di tipo economico-finanziarie contenute nei dati di bilancio, e quindi costituite dal conto economico, dallo stato patrimoniale, dal rendiconto finanziario, elaborati con cadenza trimestrale o semestrale. Ne fanno parte anche dati prospettici come il budget, forecast9, piani pluriennali. Gli esempi principali sono costituiti dai report predisposti con forme, contenuti, modalità e criteri di redazione regolamentati o predefiniti ( in base alla forma giuridica, all’assetto proprietario, al settore di attività).
Mentre il reporting operativo tende a fornire una visione più approfondita e dettagliata della gestione dei processi per ciascun centro di responsabilità, (focalizzando l’attenzione ad esempio sull’andamento dei ricavi dei singoli prodotti/divisioni o dei costi riferiti a ciascun centro di costo), il reporting direzionale rappresenta una sintesi delle principali leve che il top management deve avere sotto controllo per intervenire tempestivamente nella correzione della “rotta” strategica dell’azienda o nella revisione dell’organizzazione e dei processi della stessa.
