Sistema di Workflow: Definizione e vantaggi del Workflow management systems

Definizione del Workflow

Un sistema di Workflow offre la possibilità di codificare l’organizzazione del lavoro automatizzandola. Una definizione di workflow è appunto data da: “L’automazione di tutto o parte un processo di business, durante il quale documenti, informazioni o attività sono passati da un partecipante all’altro per essere elaborati in accordo ad un insieme di regole procedurali”.

Ogni fase di lavoro viene attivata da una richiesta iniziale da parte di un utente, e produce come risultato un’informazione da restituire all’utente stesso o da trasferire ad altre fasi. Appositi canali di comunicazione garantiscono i trasferimenti di queste informazioni e ognuna delle attività individuate può essere eseguita non appena si rendono disponibili i dati necessari per il suo svolgimento.

Workflow management systems

I Workflow management systems sono realizzati come veri e propri programmi software (workflow engine) da installare sui computer dei collaboratori. Molti vantaggi del workflow management sono dovuti soprattutto all’utilizzo della rete Internet per il mantenimento e l’organizzazione dei contatti, soprattutto quando il gruppo di lavoro è vasto e disperso nello spazio.

La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune. Il workflow management sostiene l’organizzazione del processo di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici. Le attività possono essere svolte dai partecipanti (uomo) o da applicazioni informatiche (macchina). I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’Information technology per la condivisione dell’informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro sono chiamati Workflow management systems.

Vantaggi per le aziende

I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono così sintetizzati:

1. Incremento dell’efficienza: l’automazione di molti processi fornisce l’eliminazione dei passi non necessari.
2. Migliore controllo del processo: mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica.
3. Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze.
4. Migliore qualità di servizio (c’è sempre la risorsa giusta al posto giusto).
5. Minori costi d’addestramento del personale (il lavoro è guidato dal sistema).

In tali sistemi risulta centrale il ruolo di presentazione, conservazione e condivisione della conoscenza che nasce dalle forme di workflow collaborativo. Le conoscenze individuali, per essere utili in un gruppo di lavoro, devono essere archiviate nel sistema e contenere metainformazioni che ne permettano il reperimento in modo rapido.