Sistema informativo amministrativo aziendale
Il sistema amministrativo aziendale (o sistema informativo amministrativo aziendale) può essere inteso come il meccanismo operativo che all’interno dell’azienda governa ed indirizza i processi di trattamento di dati ed informazioni di tipo economico che si originano dalle transazioni aziendali (Marchi 1988) ma anche come il processo che consente la rilevazione delle informazioni consuntive secondo un sistema ed un metodo che produce output amministrativi consuntivi.
Nella sua dimensione più evoluta il sistema amministrativo aziendale, viene denominato sistema amministrativo integrato (dovuto anche all’integrazione a livello d’impresa) ed è un sistema caratterizzato da sottosistemi di input, un processo di elaborazione e sistemi di output.
Alla base delle considerazioni svolte è stato posto il concetto di transazione che, come è già stato detto, individua qualsiasi operazione di scambio di beni, servizi e informazioni che avviene sia all’interno dell’azienda che fra l’azienda e l’ambiente esterno. La gestione delle transazioni viene regolata da procedure ordinate all’interno di processi operativi che tipicamente si concentrano nei cicli attivi, passivo, di gestione delle risorse ed amministrativo. In questi ambiti il sistema amministrativo viene coinvolto ogni qualvolta le transazioni assumono rilievo amministrativo modificando entità, composizione e struttura delle fonti e degli impieghi.
Il campo d’azione del sistema informativo amministrativo copre tutte le attività aziendali ma ne rileva solo gli aspetti economici. Molti dei dati utilizzati dal sistema informativo amministrativo sono espressi in termini monetari, come il totale delle vendite e il totale dei debiti verso fornitori. Altri dati possono non essere espressi in termini monetari (come le ore lavorative per mansione) per poi essere convertiti mediante opportuni parametri (come ad esempio il costo orario standard per mansione) in termini monetari. Utilizzando questi dati il sistema informativo amministrativo produce bilanci, report, ed altri output, tutti espressi in termini monetari.
Gli scopi principali del sistema amministrativo aziendale così inteso sono principalmente la rilevazione obiettiva dei fenomeni della gestione d’impresa e la predisposizione di validi ausili per le decisioni aziendali.
In generale è possibile affermare che il sistema amministrativo è variabile in funzione delle caratteristiche e delle esigenze in termini di fabbisogni informativi specifiche di ogni azienda. È però altrettanto possibile affermare che esistono dei criteri di carattere generale che suddetto sistema deve soddisfare in qualsiasi azienda:
- Gli sviluppi contabili devono essere in partita doppia secondo criteri economici nel sistema gestionale e secondo principi contabili, fiscali e civilistici.
- Il controllo interno deve essere adeguato a garantire l’integrità del patrimonio aziendale assicurando l’accuratezza e la completezza dei dati.
- Il sistema informativo amministrativo deve raccogliere dati ed elaborare informazioni sia per la contabilità generale con lo scopo di produrre il bilancio civilistico, che per la contabilità gestionale al fine di produrre il reporting direzionale.
