Sistema informativo e applicativi software per progetti aziendali
Il portafoglio applicativo di progetto è definibile come l’insieme delle procedure, informatiche nel caso di sistema informativo automatizzato di progetto, che permettono alle persone di svolgere le attività gestionali del progetto.
Un progetto si svolge in più fasi e in ognuna di esse si hanno attività di natura differente e fabbisogno informativo differente:
- Il funzionamento ed il governo degli aspetti tecnici richiedono dati ed informazioni normalmente di tipo quantitativo, relative allo stato di avanzamento tecnico del progetto.
- Il funzionamento dei requisiti di successo del progetto tipici degli aspetti organizzativi richiedono dati ed informazioni di natura più relazionale, la disponibilità di accesso a fonti di informazione condivisa e la possibilità di creare ed utilizzare insiemi di documenti.
Rispondono a queste esigenze strumenti tecnologici e software diversi:
- Software di project management per la pianificazione ed il controllo del ciclo tecnico.
- Procedure specifiche per la gestione di aspetti transazionali del lavoro di progetto come la gestione di contratti acquisti ecc.. che spesso coincidono con quelle utilizzate quotidianamente dall’azienda.
- Strumentazione di tipo groupware.
- Strumenti e tecnologie di vario genere per la soluzione di problemi applicativi specifici.
Le applicazioni di tipo groupware in particolare consentono di migliorare le attività a forte corresponsabilizzazione e di garantire forme di coordinamento del lavoro non puramente sequenziale ma anche casuale e reciproco.
Soluzioni ai problemi di progetto si possono infatti trovare grazie all’incontro non programmato tra persone interne od esterne al progetto. Questo incontro può avvenire fisicamente o virtualmente, e tramite le applicazioni di tipo Web 2.0 è possibile incrementare ancora di più la possibilità che questi incontri si verifichino frequentemente e proficuamente.
Le soluzioni groupware incidono profondamente sul modo di relazionarsi e di operare all’interno del team di progetto perché:
- Favoriscono i comportamenti flessibili, tempestività di risposta e concentrazione sugli aspetti sostanziali dei problemi,
- Aiutano a creare un clima organizzativo di condivisione al di là dei momenti formali,
- Permettono di ampliare le fonti di informazione anche in modo casuale,
- Possono aiutare le persone creando un senso di maggiore appartenenza al progetto.
Oltre agli strumenti ora definiti, è possibile modellare anche le applicazioni Web 2.0 in modo da renderle fruibili da gruppi di lavoro.
In generale esistono sul mercato moltissime soluzioni di software per il project management e se non si hanno esigenze particolari, fidarsi delle soluzioni che si stanno maggiormente diffondendo sul mercato aiuta a non sbagliare la scelta.
In ogni caso praticamente tutte le soluzioni adottabili permettono, grazie alla duttilità delle tecnologie con cui sono realizzate, di personalizzare con un buon grado di soddisfazione tali soluzioni sulle proprie esigenze. La scelta dello strumento può essere quindi guidata prevalentemente da questi criteri:
- Numero di attività di progetto da gestire e necessità di gestione di un unico progetto o di un ambiente multiprogetto,
- Intenzione di utilizzare in modo integrato tutte le tecnologie di project management (WBS, Gantt, Pert ecc…) piuttosto che una di queste,
- Utilizzo del sistema in un ambito di rete piuttosto che su un’unica stazione di lavoro,
- Costo di acquisizione della soluzione in funzione del valore complessivo del progetto.
Per quanto riguarda la scelta di adottare o meno soluzioni groupware tradizionali si deve considerare che:
- Tanto più il team di progetto è di dimensioni rilevanti come numero di partecipanti e disperso nel territorio, più è difficoltoso per le persone incontrarsi e comunicare.
- Se le attività di progetto hanno una forte prevalenza di destrutturazione sia nel loro contenuto che nelle forme di interdipendenza e richiedono specializzazioni multiple per la loro esecuzione, tanto più è necessario avere strumenti di comunicazione e coordinamento flessibili.
- Quanto più le persone hanno necessità di incontrarsi per lavorare insieme, tanto più è necessario avere strumenti che favoriscano tale aspetto.
