Smart Working: Strumenti e tecnologia a supporto del telelavoro

Smart Working: Strumenti e tecnologia a supporto del telelavoro

Lo Smart Working può essere definito come un “insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.

Smart Working: Strumenti e tecnologia a supporto del telelavoro

Strumenti e tecnologia

L’utilizzo della tecnologia è senza dubbio l’elemento chiave per una buona riuscita nell’implementazione di un modello di Smart Working. È proprio attraverso la tecnologia che viene data la possibilità al lavoratore non solo di lavorare al di fuori della sede aziendale, svincolandolo dalla postazione lavorativa e dalla necessità della sua presenza fisica in ufficio, ma di permettergli allo stesso tempo di comunicare e collaborare con il proprio team.

È molto importante quindi che vengano scelte le giuste strumentazioni e che queste vengano messe a disposizione dello smart worker, che deve poterne usufruire nella maniera più agevole possibile.
Due strumenti fondamentali affinché il lavoratore possa lavorare in modo “smart” sono sicuramente un laptop, che a differenza del computer fisso permette maggiore mobilità e non obbliga il lavoratore ad una postazione fissa, e una connessione internet efficiente, tramite rete Wi-Fi o rete 3G o 4G, che permetta al lavoratore di poter lavorare ovunque si trovi, mantenendo costante il contatto con l’azienda.

Ci sono poi altri strumenti che possono essere adottati per favorire e facilitare la diffusione e l’utilizzo di forme di lavoro agile.

  • i telefoni cellulari, o più nello specifico gli smart phone, che sono attualmente dei mezzi fondamentali per svolgere l’attività lavorativa in quanto permettono di poter accedere a diverse funzionalità, quali l’accesso a internet, l’utilizzo della posta elettronica, l’elaborazione e la condivisione di documenti e file multimediali;
  • i tablet che offrono ulteriori funzioni rispetto agli smart phone e, come per questi ultimi, possono arrivare, per alcune funzioni, a sostituirsi all’utilizzo dei computer;
  • applicazioni e tecnologie che permettano riunioni online e videoconferenze, come ad esempio l’utilizzo di webcam e di applicazioni come Skype, o altri strumenti tecnologici che consentono a due o più persone di interfacciarsi anche a distanza e senza essere necessariamente presenti nella stessa stanza;
  • l’utilizzo di soluzioni VOIP (Voice over IP) che permettono ai lavoratori e alle aziende di tenersi in contatto, risparmiando nei costi di telefonia anche per le telefonate effettuate a lunga distanza;
  • gli strumenti di Cloud Computing, che consentono di accedere, elaborare, archiviare e condividere dati attraverso internet in qualsiasi luogo e senza la necessità di scaricarli;
  • le tecnologie collaborative, o digital collaboration, che, come già detto precedentemente, permettono agli utenti di collaborare in tempo reale sullo stesso documento, chattare, scambiarsi informazioni, organizzare attività, condividere orari, impegni, in uno spazio virtuale condiviso;
  • i Social Network, che riuniscono funzioni di condivisione di file e informazioni, messaggistica istantanea, telefonate e videochiamate tramite internet ecc.;

Questi sono solo alcuni esempi delle tecnologie per implementare lo Smart Working nelle aziende. Scegliere gli strumenti tecnologici adeguati permette non solo di poter lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo che non sia l’ufficio, ma anche di tenersi costantemente in contatto e collaborare con gli altri lavoratori. Uno dei rischi è infatti quello che il lavoratore mobile e quindi non presente fisicamente in ufficio, si senta isolato dal resto dell’organizzazione. Le tecnologie sopracitate non solo possono far sì che ciò non avvenga, ma possono anzi creare le condizioni per migliorare il lavoro in team e la collaborazione tra lavoratori che si trovano ad operare a distanza e che non hanno la possibilità di confrontarsi di persona quotidianamente. È fondamentale quindi che non solo gli Smart Workers vengano forniti degli strumenti necessari per svolgere il loro lavoro, ma anche che l’ufficio e i lavoratori che operano in sede siano dotati delle tecnologie fondamentali per tenersi in contatto e scambiarsi informazioni con il resto dell’organizzazione e soprattutto con i lavoratori non presenti in ufficio. I dipendenti devono sentirsi incoraggiati ad utilizzare questi strumenti, i quali devono essere flessibili, di facile configurazione e utilizzo e sicuri per quanto riguarda lo scambio e l’archiviazione di documenti, file e altri dati sensibili.

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