Tecniche per scegliere la grandezza dei team per un progetto

La grandezza dei team

La grandezza del team determina direttamente le dinamiche e i processi all’interno del gruppo e anche la performance di quest’ultimo: è dimostrato che team di poche persone inducono a lavorare meglio.
Team più piccoli garantiscono una comunicazione più diretta e quindi più efficiente, sforzi maggiori da parte di tutti i membri e un miglior utilizzo del proprio potenziale.

La grandezza dei Team ha molti effetti su diversi aspetti della qualità del lavoro di gruppo: in primo luogo la condivisione di informazioni tecniche e di coordinamento all’interno del team diventa più difficile quando il numero dei membri cresce: in tal caso la complessità della comunicazione cresce drammaticamente.

Team molto numerosi creano anche un forte bisogno di coordinare gli apporti di ciascun membro. Questi due elementi dimostrano come quando si aggiungono membri, i Team consumano risorse in misura maggiore. La numerosità del team aumenta il numero dei membri che partecipano alla risoluzione dei problemi; qualcuno avrà conseguentemente un approccio più passivo e ciò determina il fenomeno del cosiddetto ozio sociale in cui gli individui riducono il proprio impegno quando il team è più numeroso.
Si parla infatti di grandezza funzionale in riferimento a quegli individui che contribuiscono attivamente al lavoro del team.

Quando la grandezza del team aumenta, diventa più difficile per ciascun membro contribuire con la propria conoscenza ed esperienza e con le proprie competenze, creando problemi per quelli che sono gli aspetti chiave del lavoro di gruppo, cioè l’impegno, il coordinamento e la partecipazione.

La ricerca non ha determinato una grandezza ottimale per i team. Tale dimensione dipenderà dal lavoro che deve essere svolto, con alcuni compiti che richiedono più persone e altri che ne richiedono meno.
La numerosità del team deve considerare gli aspetti di grandezza del progetto e di complessità del lavoro da svolgere.
Nonostante questa evidenza empirica oggi nelle imprese i Team sembrano essere troppo grandi e ciò rappresenta uno dei problemi principali del lavoro per progetti; i manager di progetto spesso determinano un numero massimo di componenti in modo da essere sicuri di poter lavorare efficacemente. Tuttavia tutte le unità organizzative vogliono che un proprio membro faccia parte di ciascun team di progetto.
I team necessitano, poi, di uno staff adeguato in termini di qualità e quantità di personale.

Tecniche per scegliere la grandezza dei team

A tal proposito sono di seguito evidenziati alcuni modi per mantenere adeguatamente ridotta la dimensione dei team.

Creare un progetto multi-team

I progetti più grandi dovrebbero essere assegnati a più Team minori, piuttosto che ad uno solo grande. Spesso la struttura dei progetti è tale che questi possono essere divisi in molti sotto progetti da assegnare a team diversi. Sarà necessario, a tal proposito, un leader di progetto trasversale che faccia da coordinamento attraverso i diversi team.

Team core e team estesi

Piuttosto che avere soggetti rappresentanti ciascun gruppo organizzativo che vuole essere incluso nel progetto, è meglio stabilire un team principale (core) di individui che sono necessari per il compimento del progetto ed un secondo gruppo di persone che rimangono al di fuori di tale team ma che possono assumere ruoli di consulenza.
E’ importante definire con chiarezza tali ruoli per assicurare che ciascuno comprenda che sono i membri core che sono responsabili per il risultato del progetto e che lavorano in modo condiviso. Il core team è l’unità di lavoro primaria con le sue risorse, obiettivi e compiti.

Definire le contribuzioni esterne

Per mantenere i team poco numerosi possono essere identificati specifici compiti per gli individui esterni al team piuttosto che includere tali individui all’interno, aumentando la numerosità.

Progettare specifiche fasi per i membri del team

Spesso i progetti hanno fasi identificabili con diversi compiti richiesti. E’ spesso il caso dei progetti di sviluppo di prodotti, in cui la fase di prima concezione differisce completamente, per esempio, da quella di design. Si potrebbe quindi diversificare il team a seconda della fase e dei requisiti necessari per ognuna.