Vantaggi del compliance management in azienda per il rispetto dei requisiti

Vantaggi del compliance management in azienda per il rispetto dei requisiti

Con il termine Compliance Management si intende l’insieme di attività che devono essere svolte dall’organizzazione al fine di identificare e monitorare nel tempo l’adempimento a requisiti esterni cogenti (quali leggi, norme, regolamenti e contratti) e interni volontari (quali policy aziendali, norme di buona pratica e rispetto del codice etico). Considerata l’impronta sempre più globale delle medie-grandi imprese e data la moltitudine di norme, nazionali e internazionali, cogenti e volontarie, alle quali queste sono chiamate a rispondere oggigiorno, non è possibile pensare di avere un approccio puntuale per ogni singolo adempimento. Ecco che i sistemi GRC, comprendendo al loro interno un modulo dedicato al Compliance Management, consentono uno svolgimento di tale attività su base volontaria e/o cogente. Inoltre, un approccio disaggregato alla gestione della conformità normativa comporta un onere economico che può essere notevolmente abbattuto attraverso l’utilizzo di sistemi GRC; si vanno così ad annullare tutti quei costi relativi a inefficienze dovute a duplicazioni e ridondanze di controlli, documenti e procedure che impegnano risorse umane altrimenti utilizzabili per attività a maggior valore aggiunto. Oltre a ciò, la possibilità di identificare e analizzare tempestivamente gli impatti determinati da norme e leggi sulle attività aziendali consente all’organizzazione di avere sotto controllo il suo status-quo in merito agli adempimenti obbligatori per legge; questo, grazie all’aiuto del modulo Compliance Management che permette di definire piani di azione conformi sia alle leggi cogenti sia alle norme interne.

Vantaggi del compliance management in azienda per il rispetto dei requisiti

I sistemi GRC (sistemi di Governance, Risk Management e Compliance Management) completi e ben progettati comprendono al loro interno un modulo di Compliance Management del quale vogliamo riassumerne di seguito i benefici.

1. Il beneficio principale apportato da ogni sistema di Compliance Management è la capacità di garantire il rispetto di requisiti esterni cogenti (quali leggi, regolamenti e contratti) e interni volontari (quali rispetto di ISO e policy aziendali). Ad esempio, un’azienda italiana attenta al problema della sicurezza sul luogo di lavoro, dovrà obbligatoriamente adempiere al Dlgs.81/08 e, se vuole, per sua politica interna, rispettare le prassi descritte nello standard OHSAS 18001; l’utilizzo di un sistema GRC permette il controllo del rispetto di entrambe le norme.

2. I sistemi di Compliance Management prevedono una funzione di controllo continuo e automatico della conformità di tutta l’azienda a fronte di un aggiornamento normativo; questo consente alle aziende di non correre il rischio di non accorgersi di possibili cambiamenti nella legislazione vigente, oltre a garantirsi la conformità con l’ultima versione delle normative. Questo tutela le aziende da possibili multe e sanzioni che, oltre ad impattare direttamente sulle proprie finanze, avrebbero anche un impatto sulla loro immagine.

3. L’implementazione di un sistema di Compliance Management permette di ridurre i costi della Compliance. L’automazione di queste attività consente di abbattere i costi per la redazione di documenti obbligatori per legge: in Italia, per esempio, la redazione del DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) è obbligatoria per legge e, nella maggior parte dei casi, viene vista come una notevole problematica dalle aziende. I moduli di Compliance Management all’avanguardia hanno già al proprio interno il framework di tale documento e, utilizzando le informazioni contenute nel sistema documentale del sistema GRC integrato, permettono l’automatica compilazione del testo, assicurando l’azienda sulla correttezza dei dati inseriti e liberando così risorse umane dedicabili ad altre attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, la centralizzazione della gestione della conformità normativa che si ottiene dall’uso di sistemi GRC annulla eventuali problemi di duplicazione delle attività di verifica dell’adempimento a norme e regolamenti che, in assenza di tale sistema, rischiano di essere svolte da più funzioni.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: www.vitolavecchia.altervista.org

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