Vantaggi della governance in azienda per il miglioramento continuo

Vantaggi della governance in azienda per il miglioramento continuo

Dentro la nozione di Governance ricadono tutti quei concetti di cultura aziendale, mission, valori e policy che, una volta definiti dal Board, possono realmente diffondersi a tutti i livelli dell’organizzazione. La Governance fa riferimento al sistema attraverso il quale il management dirige e controlla attivamente l’azienda, specificando obiettivi di business e supervisionandone il loro raggiungimento nel tempo e, come tale, costituisce di fatto l’elemento abilitante per prendere decisioni utili al raggiungimento degli obiettivi da conseguire, in maniera il più possibile sostenibile nel lungo periodo.

Vantaggi della governance in azienda per il miglioramento continuo

Per esercitare una buona Governance è necessaria la disponibilità di informazioni complete, aggiornate e fruibili a livello di intera azienda (ad esempio in merito alla struttura organizzativa, alle deleghe, processi aziendali, assets, ecc.); in definitiva è quindi necessario un vero e proprio strumento di Knowledge Management. Tale conoscenza deve essere intesa nel senso più dinamico del termine: finita una prima fase di raccolta e inserimento dati nel sistema GRC (sistemi di Governance, Risk Management e Compliance Management), essa potrà essere gestita e aggiornata day-by-day, a prescindere dalle necessità impellenti, in modo tale da aumentare la base di informazioni su cui i decisori potranno dirigere le future scelte aziendali. Il Knowledge Management è quindi da vedersi oltre che come un prerequisito, anche come un elemento di amplificazione di un fruttuoso svolgimento di attività correlate alla Governance, oltre che al Risk Management e al Compliance Management.

In dettaglio, rispetto alla dimensione della Governance, l’implementazione di un sistema GRC permette di raggiungere obiettivi di efficienza ed efficacia grazie a:

  1. L’integrazione tra processi aziendali sotto un unico sistema che consente di avere una visione olistica della propria organizzazione, mettendo in luce quelle che sono possibili duplicazioni o ridondanze di processi o risorse. Potendo usufruire di una visione a “più ampio raggio” sull’intera organizzazione, il top management è in grado di abbattere l’approccio a silos tipico delle grandi aziende moderne. Il fatto che la complessità aziendale stia aumentando sempre più nel corso degli anni costituisce ormai una realtà oggettiva: la conseguenza cui le aziende sono giunte nel corso del tempo è stata la necessità di suddividersi in unità e sotto-unità organizzative, più semplici, ognuna delle quali è caratterizzata da risorse allocate e obiettivi specifici da raggiungere, oltre ad essere spesso chiamate ad auto-descriversi e autogestirsi. Questo ha portato ad avere processi separati l’uno dall’altro ed estremamente frammentati, limitando il coordinamento tra funzioni: il risultato è stato l’avere processi ripetuti e non congruenti. La possibilità che offrono i sistemi GRC di mappare e monitorare con continuità tutti i processi e le risorse all’interno dell’impresa abbatte l’approccio a silos, ovvero la frammentazione dei processi, abilitando il top management aziendale ad avere una visione d’insieme dell’organizzazione.
  2. La possibilità offerta dai sistemi GRC più all’avanguardia di disporre di veri e propri sistemi documentali (caratterizzati comunque da elevata compatibilità coi più comuni sistemi di office automation) che consentono una gestione integrata dell’informazione all’interno dell’azienda, ovvero abilitano al Knowledge Management, requisito necessario per esercitare una (reale e) buona Governance. Troppo spesso le conoscenze sono disperse nell’organizzazione: sui tavoli, negli uffici, nei computer, nei cassetti, nella mente delle persone, nelle mail, ecc. Questo implica notevoli inefficienze in quanto il personale perde molto tempo nella loro ricerca che non è detto giunga a buon fine; tali inefficienze possono però essere superate dall’adozione di una piattaforma dedicata. Da un lato, potendo raccogliere in modo ordinato tutte le informazioni utili (si pensi ad esempio a dati su processi, asset, fornitori, clienti, prodotti, analisi di rischio, conformità normative, ecc.…) e mantenendole aggiornate day-by-day, si abilitano realmente i decisori ad esercitare una Governance efficiente, in virtù del fatto che potranno usufruire di tutte le informazioni di cui necessitano semplicemente accedendo al sistema, senza dover interfacciarsi singolarmente con ciascun responsabile funzionale, avendo inoltre la garanzia che queste siano le più aggiornate disponibili. Dall’altro lato, l’implementazione di tale sistema documentale consente una diffusione capillare della conoscenza su più livelli dell’organigramma: la possibilità di diversa profilazione e di indicizzazione dei documenti, unitamente alla disponibilità di includere veri e propri sistemi di notifiche, consente a ciascuna figura aziendale di accedere nei modi e nei tempi corretti a tutta la conoscenza di cui necessita. Ecco che i sistemi GRC consentono realmente di creare e utilizzare la conoscenza ed, aumentandone la fruibilità, abbattono le difficoltà di comunicazione all’interno dell’azienda e le inefficienze ad esse collegate: questi sistemi permettono quindi di capitalizzare al massimo le conoscenze aziendali, diffondendole in maniera esplicita e sistematica in tutta l’organizzazione.
  3. La possibilità di poter bilanciare opportunamente le prestazioni locali delle singole funzioni grazie ad una visione e gestione integrata dei processi; un approccio destrutturato “concede” ai responsabili funzionali di poter lavorare per obiettivi individuali, non conseguendo così la massimizzazione degli obiettivi aziendali. Invece, utilizzando un approccio integrato ed effettivamente disponendo (per la già menzionata possibilità di generare con sforzo minimo dei documenti fruibili e compatibili coi più comuni sistemi di office automation) di un’ampia base di informazioni, i manager hanno visibilità sia sull’andamento complessivo dell’azienda sia su quello delle singole funzioni, potendone così bilanciare gli obiettivi individuali.

Per quanto appena detto in questo articolo, una buona Governance supportata da un adeguato strumento di GRC, può effettivamente permettere all’azienda di perseguire il miglioramento continuo, consentendo di ottenere migliori risultati complessivi in termini di efficacia e di efficienza.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: www.vitolavecchia.altervista.org

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