Definizione e distinzione tra Dati e Informazioni
Nel cuore del Sistema Informativo (SI) risiede la trasformazione di dati in informazioni. Questa metamorfosi rappresenta l’essenza stessa del SI, fornendo agli utenti la conoscenza necessaria per prendere decisioni consapevoli e guidare il successo dell’organizzazione.
Definiamo i concetti:
- Dato: Un’unità elementare e oggettiva che rappresenta un fatto o una misurazione. I dati sono grezzi, non interpretati e privi di contesto. Ad esempio, il numero di clienti in un negozio è un dato.
- Informazione: Il risultato dell’elaborazione e dell’interpretazione dei dati. Le informazioni forniscono significato ai dati, inserendoli in un contesto e rendendoli utili per il processo decisionale. Ad esempio, l’analisi del numero di clienti per fascia d’età e genere fornisce informazioni utili per definire strategie di marketing mirate.
Il processo di creazione dell’informazione:
- Acquisizione dati: Raccogliere dati da diverse fonti interne ed esterne, come transazioni, sensori o database esterni.
- Elaborazione dati: Trasformare i dati grezzi in una forma utilizzabile attraverso operazioni come pulizia, ordinamento, aggregazione e analisi.
- Emissione dell’informazione: Presentare le informazioni in modo chiaro, conciso e utile per il destinatario, utilizzando formati appropriati come report, dashboard o grafici.
Dati grezzi vs. dati sintetici:
I dati elementari, seppur necessari, non sono sempre direttamente utilizzabili. Per questo motivo, il processo di sintesi trasforma i dati elementari in dati sintetici, che rappresentano una combinazione o un’aggregazione di dati elementari. I dati sintetici, pur riducendo il volume di dati, facilitano la comprensione e l’analisi da parte degli utenti.
Le informazioni per gli utenti:
Le informazioni prodotte dal SI devono essere fruibili da utenti specifici, con modalità e tempi adeguati. Questo richiede di definire:
- Modi: Il formato e il canale di distribuzione delle informazioni (report, email, schermi, ecc.).
- Tempi: La frequenza e la tempestività con cui le informazioni vengono generate e rese disponibili.
- Luoghi: I punti di accesso alle informazioni e la localizzazione delle sorgenti dei dati.
Approcci per la produzione di informazioni:
Esistono due approcci principali per la produzione di informazioni:
- Pull: Le informazioni vengono prodotte in base alle specifiche richieste degli utenti. L’analisi parte dalle esigenze aziendali e definisce le caratteristiche del SI in base alle richieste degli utenti.
- Push: Gli analisti anticipano le esigenze informative e producono informazioni che poi vengono sottoposte al vaglio degli utenti. Questo approccio è più adatto quando si introducono nuove tecnologie o quando gli utenti non sono in grado di esprimere chiaramente le proprie esigenze.
La scelta dell’approccio dipende da diversi fattori:
- Livello di maturità tecnologica: Se la tecnologia è ben consolidata, l’approccio pull è generalmente più adatto.
- Capacità degli utenti: Se gli utenti sono in grado di esprimere chiaramente le proprie esigenze, l’approccio pull è più efficiente.
- Obiettivi del SI: Se l’obiettivo è quello di diffondere nuove conoscenze, l’approccio push può essere più efficace.
In definitiva, la chiave per un SI efficace risiede nella capacità di trasformare i dati in informazioni utili e fruibili per gli utenti, supportando il processo decisionale e guidando il successo dell’organizzazione. La scelta tra un approccio pull o push dipende dalle specifiche esigenze e dal contesto, ma entrambi gli approcci possono essere validi se applicati in modo appropriato.
