Costruzione del sistema amministrativo integrato (SIA)
La costruzione (analisi, progettazione e implementazione) del sistema amministrativo integrato (SIA) si avvia con l’individuazione preliminare degli eventi rispetto ai quali impostare il trattamento delle informazioni aziendali. In sede progettuale occorre, pertanto, definire il grado di dettaglio della rilevazione, e per tale via stabilire l’analiticità della base dati, individuare i sistemi transazionali dai quali acquisire i dati elementari e stabilire un criterio di codifica delle informazioni che sia coerente con le diverse esigenze di reporting. Il secondo elemento su cui si basa un sistema integrato è costituito dai libri contabili (ledger) al cui interno vengono indirizzati e registrati i dati relativi a singoli eventi oggetto di rilevazione. I ledger consentono di gestire le differenti destinazioni dei dati in funzione di due criteri prevalenti:
- il tempo di competenza, per cui, in base all’orizzonte temporale di riferimento, si distingue tra dati contabilizzati nel mese, dati relativi a operazioni di chiusura periodiche, dati di budget, dati di previsione;
- la destinazione, per cui, in relazione ai criteri di valorizzazione e di rappresentazione, si distinguono dati che riguardano direttamente il sistema civilistico, dati che si riferiscono alle strutture di controllo di gestione interno, dati rivolti ad alimentare i flussi informativi verso altre entità di controllo, ad esempio casa-madre, region.
I diversi ledger convergono nel sistema di general ledger che racchiude tutte le regole di misurazione e rappresentazione economica necessarie per dare origine alle diverse sintesi informative predisposte per scopi e interlocutori differenti.
Sistema di general ledger
Il sistema di general ledger contiene la specificazione dei livelli di analisi e di aggregazione delle informazioni, e quindi le diverse destinazioni attribuite alle informazioni elementari nei vari momenti che ne hanno cadenzato il trattamento, unitamente all’indicazione delle sequenze delle informazioni da rilevare per ogni evento amministrativo. La definizione delle caratteristiche del sistema di general ledger e la messa a punto delle modalità di suo funzionamento rappresentano il momento centrale nel processo di configurazione del sistema amministrativo aziendale.
Infiene, è evidente che, in questo contesto, per gli addetti alla funzione amministrativa è indispensabile possedere come requisiti fondamentali la conoscenza dei supporti informatici e la capacità di utilizzo dei programmi, che possono variare da azienda ad azienda, ma che in generale si riferiscono alla contabilità integrata.
