Professione Informatica: La figura del Project Manager Officer (PMO)
Il Project Manager Officer, PMO, è un ruolo aziendale importante, solitamente di assistenza al PM, con la responsabilità di riportare all’Alta Direzione lo stato dei progetti in corso. La visibilità completa dei progetti e la comprensione del loro stato dipendono esclusivamente dal numero di processi di project management comuni a tutti i progetti ed effettivamente utilizzati dai project manager. Per avere la certezza che i vari team di progetti utilizzino processi comuni, il responsabile del PMO deve proporli, garantirne l’aggiornamento e fornire un supporto adeguato in caso di problemi.
Ma ciò che veramente fa la differenza è la capacità del PMO di coinvolgere tutti i project manager nella formazione, affiancata da una continua assistenza, tipo coaching. In genere, i project manager sono sempre tanto occupati per portare avanti i loro progetti, perciò quando si rivolgono ad una funzione centrale, come il PMO, hanno realmente bisogno di assistenza, competente e risolutiva.
Il PMO è giustificato soltanto per aziende di una certa dimensione, con più sedi e con molti progetti di lunga durata. In alcuni casi la necessità di un PMO nasce dal terrore di veder fallire un progetto importante e costoso.
Un normale PMO pur non avendo la responsabilità diretta dei progetti, può contribuire moltissimo al loro successo, fornendo strumenti ed informazioni utili ai team di progetto, oltre alla possibilità di sensibilizzare il management tempestivamente ed in modo adeguato, alle prime avvisaglie di criticità.
Sicuramente la figura del PMO ha un costo di implementazione dovuta all’attuare le tecniche di project managment in azienda ed un successivo costo di esercizio. Tali costi si ripagano in pochissimo tempo, in quanto un buon PMO, indirettamente consente:
– alle Unità Produttive di migliorare consistentemente l’approccio alla gestione dei progetti, evitando situazioni di panico o errate cancellazioni di progetti,
– all’Alta Direzione di avere una chiara visibilità dello stato dei progetti e la possibilità di prendere tempestivamente ogni tipo di decisione.
Gli altri vantaggi principali di un PMO sono: la facilità dello scambio di risorse tra progetti, l’avvio veloce di nuovi progetti sulla base di processi sperimentati, la sistematica identificazione di problemi e nuovi rischi, il controllo del contenuto dei progetti, la puntuale analisi delle risorse impiegate, gli scostamenti dal piano, la comunicazione con tutti gli stakeholder, etc.
Principali responsabilità del PMO (Project Manager Officer)
Il PMO dunque è il punto di raccolta dei risultati dei progetti, e la fonte di template e strumenti di gestione per tutti i project manager ed è quindi la funzione che garantisce la validità dei nuovi processi di project management ed il loro miglioramento continuo.
Per i progetti in crisi, il PMO è l’ente che meglio può comprendere e giustificare l’operato dei project manager; se hanno utilizzato correttamente o meno i processi standard promulgati dal PMO stesso.
Le principali responsabilità del PMO possono essere:
- Definizione di processi e template comuni per la gestione dei progetti,
- Sviluppo o acquisizione di una metodologia di Project Management,
- Definizione di un piano di comunicazione con contenuti e tempistica chiari e ragionevoli,
- Gestione di un repository di documenti di best practice, per il riuso in progetti analoghi,
- Definizione dei piani di formazione e verifica della loro attuazione,
- Attività di supporto e di assistenza diretta ai project manager (coaching),
- Definizione delle metriche e dei supporti per raccoglierle,
- Manutenzione dei processi di project management per l’intera organizzazione.
- Sinterizzazione dello stato dei progetti per l’informativa all’Alta Direzione,
- Promozione delle “Lessons learned” alimentando il Knowledge Management aziendale.
