Chi è e cosa fa lo staff di supporto in azienda
La struttura organizzativa
Ogni attività umana organizzata fa nascere, immediatamente, due esigenze fondamentali: “la divisione del lavoro” in vari compiti e il “coordinamento” di tali compiti per raggiungere gli obiettivi prefissati. L’organizzazione può essere definita quindi come:
“Il complesso delle modalità secondo le quali è effettuata la divisione del lavoro in compiti distinti e di conseguenza il coordinamento fra tali compiti”.
Un’altra definizione che non cambia il senso delle cose è:
“L’insieme di uomini e mezzi tendenti ad un determinato fine, raggiungibile mediante uno specifico schema di rapporti e interrelazioni tra i vari componenti”.
Le variabili e gli elementi dell’organizzazione devono essere scelti e combinati in modo tale da raggiungere una coerenza interna ed esterna.
L’organizzazione è in continuo divenire, perciò la combinazione degli elementi deve potersi adeguare al variare delle relazioni fra l’impresa e il mondo economico ed in particolare il settore in cui opera. Ci sono dei principi guida che, se seguiti con attenzione, facilitano il successo dell’organizzazione:
- Chiara definizione: deve determinare, attribuire e far conoscere a tutti gli interessati i compiti, i limiti, le responsabilità di ciascun membro.
- Una sola unità direzionale che esercita autorità nel cui ambito devono coordinarsi tutte le attività tendenti allo stesso obiettivo.
- Il potere decisionale va localizzato però in quei punti in cui si possa decidere con maggior competenza e preparazione possibile.
- Autorità e responsabilità devono essere coincidenti, nel senso che nessuno può ricevere autorità senza poi rendere conto del suo operato.
A seconda delle varie scelte effettuate, possono essere individuate e progettate differenti “configurazioni” che meglio rispondono alle esigenze del caso.
Gli organi aziendali
In relazione ai diversi compiti e responsabilità gli organi aziendali si distinguono in:
- organo volitivo: stabilisce le linee generali della strategia aziendale. Nelle aziende individuali coincide con l’imprenditore. Nelle aziende collettive si identifica con l’assemblea dei soci e con il consiglio di amministrazione, nominato dal soggetto economico, di cui manifesta la volontà;
- organi direttivi: traducono le linee generali in programmi concreti di azione; svolgono le funzioni aziendali di massimo livello assumendo le decisioni che determinano la gestione. L’insieme delle persone che fanno parte degli organi direttivi costituisce il management;
- organi consultivi o di staff: coadiuvano gli organi direttivi con attività di studio, ricerca, analisi dei problemi, proponendo soluzioni alternative e prospettandone i conseguenti risultati; per tali funzioni l’azienda può ricorrere anche a consulenti esterni;
- organi esecutivi: attuano le decisioni degli organi direttivi eseguendo materialmente le operazioni aziendali (uffici, reparti, officine in cui lavorano quadri intermedi, impiegati e operai);
- organi di controllo: sottopongono a verifica l’operato di altri organi; possono rispondere solo all’interno (ispettori, revisori interni) nei confronti della direzione o rispondere della loro attività verso l’esterno (collegio sindacale).
Staff di supporto
Generalmente in quasi tutte le aziende di grandi dimensioni si rileva la presenza di unità, tutte specializzate, che forniscono all’azienda un supporto esterno al flusso di lavoro operativo. Tali unità costituiscono lo staff di supporto (support staff)
Le comunicazioni (ordini, informazioni) tra i vari livelli aziendali devono realizzarsi con spirito di collaborazione e in modo efficiente; è necessario quindi che ognuno sappia con sicurezza come e a chi rivolgersi per ciascun compito e in quale modo collegare il proprio lavoro con quello degli altri.
Ad esempio nella aziende industriali lo staff di supporto è costituito da una gamma di unità che vanno dall’ufficio legale alla mensa dello stabilimento. Molto spesso lo staff di supporto viene ignorato dalla letteratura o eventualmente inserito nella tecnostruttura anche se sono completamente diverse da quest’ultima. Molte unità di supporto sono autosufficienti sono delle mini-organizzazioni acquisiscono risorse dall’organizzazione principale a cui appartengono e, a loro volta, le forniscono i servizi specifici, funzionando in modo indipendente rispetto al nucleo operativo principale. Le unità di supporto sono presenti a più livelli della gerarchia in relazione al tipo di servizio che devono offrire. Ad esempio, relazioni con il pubblico, ufficio legale, collegati vicino al vertice strategico poiché servono proprio a quest’ultimo. A livelli intermedi troviamo unità di staff relative alle relazioni industriali, ricerca sviluppo, determinazione prezzi. A livelli più bassi troviamo invece unità di staff più standardizzate in relazione all’attività del nucleo operativo: mensa, spedizioni, ricevimento, paghe.
