Definizione e elementi principali del Sistema Informativo (SI)
Per quanto il significato intrinseco della parola “Sistema Informativo (SI)” sia ben evidente come qualcosa di organizzato che si occupi del trattamento di informazioni, in letteratura si susseguono diverse definizioni più o meno complete e dettagliate che pongono l’accento su particolari aspetti del S.I..
Una di queste lo definisce come “un insieme di persone, apparecchiature, procedure aziendali il cui compito è quello di produrre le informazioni che servono per operare nell’impresa e gestirla”, assumendo come fine ultimo del S.I. la produzione di informazioni. Fine che viene maggiormente rafforzato quando dichiara: “Obiettivo del sistema informativo è di fornire a chi opera nell’azienda i dati necessari a svolgere il proprio lavoro” ponendo l’accento sulla componente umana come fruitrice primaria di informazioni. Tale definizione ben accoglie il senso comune di definire un mezzo come qualcosa che, se usato correttamente, produce un bene utilizzabile e sottolinea in modo particolare il ruolo attivo della persona in questo processo sia come promotore della produzione che come utilizzatore del prodotto non evidenziando l’aspetto tecnologico che è invece prioritario in altri approcci.
In questa definizione si muovono gli autori che definiscono il sistema informativo come “l’insieme dei flussi delle informazioni all’interno di una organizzazione, siano esse elaborate manualmente od elettronicamente”. Con il termine ‘elettronicamente’ si intende, ovviamente, l’utilizzo di calcolatori tanto che “il binomio sistemi informativi ed elaboratore è un punto fisso di tutte le grandi e medie imprese”. In questo approccio viene posto rilievo sull’aspetto dinamico dell’informazione che fluisce all’interno di una organizzazione, essendo da essa convogliato e controllato (elaborato) al fine di raggiungere gli obiettivi proposti. Lascia però in dubbio sull’origine e sull’entità di tale flusso e soprattutto sul fine di tale gestione.
Una definizione successiva a quelle fino ad ora proposte considera il sistema informativo come “l’insieme di persone, risorse e strumenti che un’azienda utilizza in modo coordinato, con l’obiettivo di acquisire, selezionare e ridistribuire al proprio interno informazioni utili ad individuare strategie di gestione efficiente ed efficace delle risorse disponibili”, per poi dilungarsi in una attenta analisi sulle implicazioni tecnologiche del S.I.. Emerge da tali parole la ‘volontà’ del S.I. di porsi a supporto delle scelte strategiche sia come promotore che come assistente e di fornire tutto il know how necessario a siffatta attività. Scelte che, comunque, vengono effettuate dal management che, in ultima istanza, fa rivalsa della propria indipendenza e libertà di scelta. Nel futuro prossimo venturo si dovrà esautorare la persona di tali prerogative affidando le scelte che richiedono tempi di risposta rapidi o processi mentali ripetitivi ad automi guidati da intelligenza artificiale, a sistemi esperti o reti neurali ripetendo, a livello concettuale, il processo che ha liberato l’uomo dalla schiavitù della catena di produzione. Di questo si dovrà far carico il Sistema Informativo che dovrà acquisire, selezionare, ridistribuire ed anche utilizzare, coscientemente, informazioni.
Finora sono state prese in considerazione definizioni affermative del S.I. che spiegano cosa esso sia. In generale, dalle definizione citate possiamo affermare che: “Tutto ciò che non è attinente alla produzione, organizzazione e utilizzazione di informazione, intesa come conoscenza, non costituisce il sistema informativo.
Gli elementi del Sistema Informativo Aziendale
Il Sistema Informativo Aziendale, è cioè il complesso di attività e risorse organicamente destinate alla conoscenza, alla gestione ed alla comunicazione sia all’interno che all’esterno dell’Azienda tra le diverse componenti della struttura, con la clientela, con i fornitori, con l’ambiente e col mercato in genere.
Elementi del Sistema Informativo Aziendale sono quindi:
• l’informazione (su prodotti, risorse, politiche, budget);
• la formazione (su tecniche, metodologie, operatività, ecc.);
• la promozione;
• la precisa conoscenza;
• l’efficace gestione ed il monitoraggio degli eventi.
L’Esperienza impone che vengano annoverati, tra le funzioni del Sistema Informativo Aziendale, quegli adempimenti (es. operativo/contabili) che sono importanti sia perché relativi all’obbligo fiscale, sia perché rappresentano un’indispensabile supporto conoscitivo per la programmazione ed il controllo dinamico; risultando alla fine funzionali al raggiungimento degli obiettivi.
Il Sistema Informativo Aziendale si realizza attraverso filosofie dei metodi ed organizzazione, ed utilizza “strumenti” che sono:
- relazioni interpersonali;
- supporti cartacei;
- telefono, fax, e-mail;
- computers (desktop e notebook);
- software;
- reti locali (LAN) e geografiche (WAN) di computers;
- sistemi di telecomunicazioni satellitari.
In ogni caso l’esperienza di cui sopra impone di ricorrere secondo opportunità e secondo rapporto costo/prestazioni ai numerosi strumenti a disposizione nel loro complesso, con lo scopo di ottenere il miglior risultato con il minor impiego di risorse; risorse che, se non specificamente finalizzate all’obiettivo, risulterebbero sostanzialmente sprecate ed, anzi, potrebbero risultare di ostacolo.
Lo strumento di per sé, infatti, non ha nessuna valenza positiva o negativa ma è l’uso stesso che ne esalta una e ne sopprime l’altra.
Per questo è necessario innanzi tutto essere pienamente a conoscenza degli strumenti utilizzati ed utilizzabili al fine di rendere il Sistema Informativo Aziendale efficace ed efficiente ed impedire che forze disgreganti, in accordo con le leggi fisiche sull’entropia dei sistemi, portino a fratture e vuoti di informazione al suo interno.
Ogni azienda, dunque, che si appresti ad una analisi o sviluppo del Sistema Informativo, deve innanzitutto considerare se le tecnologie che si accinge ad usare sono annoverate tra le conoscenza di cui dispone; in caso contrario deve rivolgersi all’esterno per acquisire tale know how (conoscenza).
