(DMS)
In questa era digitale, le organizzazioni sono alla ricerca di modi per semplificare i propri processi aziendali. Le aziende stanno adottando diverse soluzioni di gestione guidate da software o app basati sull’intelligenza artificiale per automatizzarlo. Ci sono così tante soluzioni tra cui scegliere, ma il processo diventa piuttosto complicato quando i confini tra le soluzioni non sono definiti correttamente.
Ad esempio, le aziende sono alla ricerca di metodi convenienti per acquisire, organizzare, condividere e documentare i dati digitali. Tuttavia, le persone spesso si confondono tra software di gestione dei documenti e software di gestione dei contenuti quando si tratta di gestione delle informazioni aziendali. Il più delle volte, questi termini sono usati in modo intercambiabile: alcuni fornitori chiamano le loro soluzioni sistemi di “gestione dei documenti”, mentre altri lo rivendicano come sistema di “gestione dei contenuti”.
Ci sono alcune somiglianze tra i due, ma ci sono alcuni fattori che li distinguono.
Che cos’è il software di gestione dei documenti (DMS)?
Il software di gestione dei documenti (DMS, Document management system) è un sistema che consente di acquisire, archiviare e analizzare una grande quantità di informazioni in un’unica piattaforma. La soluzione semplifica questi processi che aiutano a gestire i file in modo digitale. Inoltre, il sistema funge da database centralizzato, che facilita la ricerca di documenti e informazioni.
Che cos’è il software di gestione dei contenuti (CMS)?
Il software di gestione dei contenuti (CMS, Content management system) riguarda la creazione e la gestione di contenuti digitali. Offre una serie di strumenti che consentono una facile collaborazione sul posto di lavoro integrando la gestione dei documenti con la gestione delle risorse digitali.
Somiglianze tra DMS e CMS
Una soluzione di gestione dei documenti e una soluzione di gestione dei contenuti hanno alcune cose in comune.
Entrambi si basano su tecnologia SaaS
La tecnologia basata su Saas, nota anche come tecnologia software as a service, è un metodo di consegna del software che è ospitato su server di terze parti e li rende disponibili agli utenti su Internet.
Sia DMS che CMS possono essere ospitati su un server di terze parti in cui tutti i dati sono archiviati in modo sicuro nel cloud. È possibile accedere ai dati da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet sicura.
Agisce come un archivio dati centralizzato
In termini di somiglianze, entrambi offrono un database centralizzato in cui vengono archiviate tutte le informazioni sul personale, l’attività e altre informazioni riservate. Questi documenti sono facilmente accessibili e il vantaggio è che è possibile limitare l’accesso al database a ruoli e azioni individuali.
Ti consente di gestire, archiviare e recuperare facilmente le informazioni
Sia DMS che CMS sono in grado di raccogliere e archiviare sistematicamente i dati. Puoi indicizzare i documenti in modo da poter cercare facilmente i file di cui hai bisogno. Le informazioni non si perdono nelle pile di file archiviati nel sistema. Un vantaggio fondamentale è che entrambi i sistemi consentono di cercare e recuperare le informazioni necessarie senza problemi.
Sicurezza di alto livello
Un’altra somiglianza tra i due è che entrambi offrono un’elevata sicurezza per preservare e salvaguardare i dati aziendali riservati. Impedisce al sistema qualsiasi accesso non autorizzato. Inoltre, nel caso in cui elimini accidentalmente i tuoi file, puoi anche recuperarli. La tecnologia basata su cloud crea un backup automatico dei tuoi dati.
Differenza tra DMS e CMS
So cosa stai pensando. Sia il software di gestione dei documenti che il software di gestione dei contenuti hanno funzionalità così comuni, quindi in cosa differiscono esattamente?
Ebbene, la differenza principale sta nella struttura dei dati. Lasciatemi spiegare. Dati strutturati e non strutturati
Il software di gestione dei documenti è progettato per gestire i dati contenuti in documenti e file strutturati, come PDF, PowerPoint, Word, Excel e altri formati popolari. Il loro scopo principale è digitalizzare questi file e tracciare e gestire nuovi documenti durante il loro ciclo di vita, il che significa tenere un registro dei file mentre vengono scritti e riscritti.
In effetti, il software di gestione dei documenti include anche funzionalità avanzate di imaging e scansione, che non possono essere trovate in molti software di gestione dei contenuti. Ad esempio, una soluzione di gestione dei documenti offre il riconoscimento ottico dei contrassegni, il riconoscimento ottico dei caratteri e il riconoscimento dei caratteri dell’impronta manuale per la scansione di copie cartacee.
Considerando che un software di gestione dei contenuti ha la capacità di gestire vari tipi di informazioni elettroniche strutturate e non strutturate . Oltre ai tipi di file gestiti dalle applicazioni di gestione dei documenti, gestisce una gamma più ampia di risorse digitali. Alcuni degli esempi sono video, audio, contenuti web, file multimediali, Flash e anche dati grezzi raccolti da varie fonti Internet di terze parti.
Scopo e obiettivi chiave
Lo scopo principale del software di gestione dei documenti è controllare il ciclo di vita dei documenti e mantenere la conformità normativa. Funziona come un archivio digitale, ecco perché a volte viene anche chiamato sistema di archiviazione e-cabinet. Nelle sue funzionalità principali, si concentra sulla gestione delle entità nel loro insieme. Alcune delle sue funzionalità standard sono il flusso di lavoro, l’indicizzazione, il controllo delle versioni e il controllo.
Il software di gestione dei contenuti, d’altra parte, è molto più che archiviare e gestire file e documenti delle organizzazioni. Include anche strumenti, processi e strategie utilizzati per acquisire, archiviare, conservare e gestire i contenuti.
È sicuro dire che un sistema di gestione dei documenti è tecnicamente una sottocategoria del software di gestione dei contenuti. Senza la capacità di DMS di gestire i documenti, il software di gestione dei contenuti non può funzionare correttamente. Alcune delle funzionalità standard del software di gestione dei contenuti sono la gestione delle risorse digitali, la gestione dei processi aziendali, la gestione della posta elettronica, il download di contenuti Web e altro ancora.
Conclusioni
Sebbene queste due soluzioni si completino a vicenda, hanno chiare distinzioni di funzionalità che sono molto utili per la tua azienda se utilizzate correttamente.
Una cosa degna di nota è che la funzionalità di DMS e CMS sembra troppo simile a livello di piccola impresa. Questo perché le piccole imprese di solito non hanno esigenze complesse di gestione di contenuti e documenti.
Tuttavia, a livello aziendale, il software di gestione dei contenuti è la soluzione migliore in quanto tende a organizzare e gestire una quantità maggiore di dati strutturati e non strutturati. In caso contrario, entrambe le soluzioni contribuiscono a ridurre al minimo i costi operativi eliminando la carta e incoraggiando procedure interne snelle.
Quindi, mentre scegli la soluzione giusta per la tua attività, considera queste differenze e ti aiuteranno a stabilire quale si adatta perfettamente alle tue esigenze.
