Project Board: Una Guida Completa

Le Project Board, conosciute anche come lavagne di progetto, sono strumenti visivi utilizzati per la gestione e il monitoraggio dei progetti. Consentono di rappresentare in modo semplice e intuitivo lo stato di avanzamento del progetto, le attività in corso, i problemi emersi e le soluzioni adottate.

Esistono diverse tipologie di Project Board, ognuna con caratteristiche e finalità specifiche:

1. Long Term Schedule (Timeline)

• Scopo: Visualizzare le macro-fasi e le milestone del progetto in un’ottica di lungo periodo (mesi o trimestri).
• Struttura: In ascissa il tempo, in ordinata le funzioni o i team coinvolti.
• Come si compila:
  • Durante il kick-off meeting si definiscono le milestone e le macro-attività.
  • Le milestone vengono riportate come post-it rossi sulla prima riga.
  • Le macro-attività vengono pianificate a ritroso dalle milestone e rappresentate con post-it colorati.

2. Medium Term Schedule

• Scopo: Esplodere le macro-attività del Long Term Schedule in attività più piccole da completare nel breve termine (settimane).
• Struttura: In ascissa il tempo (settimane), in ordinata i nomi dei componenti del team.
• Come si compila:
  • Ogni componente del team definisce le attività necessarie per completare le macro-attività.
  • Le attività vengono scritte su post-it gialli e posizionate sulla riga del team di riferimento, nel punto in cui si prevede il completamento.
  • Le attività critiche vengono segnalate con post-it rossi.
  • Le date di inizio e fine attività non sono calcolate, ma concordate tra i membri del team.

3. Aggiornamento del Medium Term Schedule

• Scopo: Monitorare l’avanzamento delle attività e pianificare eventuali modifiche.
• Frequenza: Settimanalmente, durante gli stand-up meeting.
• Come si svolge:
  • Si esaminano i post-it delle attività in scadenza.
  • Ogni membro aggiorna il team sullo stato dell’attività e sui problemi riscontrati.
  • Le attività completate vengono barrate.
  • Le attività ritardate vengono riposizionate e contornate con un pennarello rosso.
  • Le cause del ritardo vengono annotate nel riquadro rosso.
  • Si verifica l’impatto sui tempi delle milestone e si definiscono azioni correttive.
  • Le attività non più necessarie vengono eliminate.

4. Kanban Board

• Scopo: Visualizzare il flusso di lavoro e limitare il lavoro in corso per ottimizzare il processo.
• Struttura: Tre colonne: “To Do”, “In Progress” e “Done”.
• Come si utilizza:
  • Le attività da fare vengono posizionate nella colonna “To Do”.
  • All’avvio di un’attività, il post-it viene spostato nella colonna “In Progress”.
  • Al completamento, il post-it viene spostato nella colonna “Done”.
  • Ogni membro del team ha un colore di post-it per distinguere il proprio lavoro.

5. Issue Board

• Scopo: Monitorare i problemi aperti, identificare le cause e trovare soluzioni.
• Struttura: Tre colonne: “Problemi aperti”, “Problemi in via di soluzione” e “Problemi risolti”.
• Come si compila:
  • Durante il kick-off meeting, i problemi vengono riportati su post-it e posizionati nella colonna “Problemi aperti”.
  • Se un problema viene risolto, la risposta viene scritta su un post-it verde e allegata al post-it del problema. Entrambi i post-it vengono spostati nella colonna “Problemi risolti”.
  • Se si individua un suggerimento di soluzione, il post-it del problema viene spostato nella colonna “Problemi in via di soluzione”.
  • I problemi ancora irrisolti rimangono nella colonna “Problemi aperti”.
  • La board viene aggiornata regolarmente e si tengono riunioni di problem solving dedicate.

Vantaggi delle Project Board:

• Miglioramento della comunicazione e della collaborazione: Favoriscono la condivisione di informazioni e lo scambio di idee tra i membri del team.
• Aumento della trasparenza e della visibilità: Permettono di monitorare lo stato di avanzamento del progetto e identificare rapidamente eventuali problemi.
• Maggiore flessibilità e adattabilità: Consentono di adattare rapidamente il piano di progetto in base a nuove esigenze o imprevisti.
• Riduzione dei tempi di ciclo e degli sprechi: Facilitano l’identificazione e l’eliminazione delle inefficienze nel processo di lavoro.
• Motivazione e coinvolgimento accresciuti: Favoriscono la responsabilizzazione dei membri del team e il senso di ownership verso il progetto.