Caratteristiche e tipologie della Project board in azienda

Project board

In azienda, durante l’evento di kick-off vengono realizzati i cartelloni con lo scopo di rappresentare in modo semplice, veloce e chiaro l’avanzamento del progetto, le idee, gli eventuali problemi incontrati e le soluzioni proposte. Va sottolineato inoltre che non esiste uno schema valido in assoluto, ma esso deve essere provato, testato e riprogettato ad hoc a seconda delle esigenze del progetto.
I project board (in italiano lavagne di progetto) si suddividono in “Time-based”, ovvero basati su uno sviluppo lineare nel tempo, o “Workflow-based”, basati sul flusso di lavoro senza un riferimento temporale.

Long Term Schedule

Il format tradizionale prevede l’uso di tabelloni Time-based di lungo periodo, con l’obiettivo di riportare le milestone e le macroattività da svolgere nel corso del progetto: in ascissa sono indicati, ad esempio, i mesi e in ordinata le funzioni o gli enti aziendali coinvolti nel progetto.

L’orizzonte temporale è quello del progetto. Durante la prima riunione si definiscono i punti di controllo aziendali principali, le milestone, e si riportano attraverso dei post-it rossi, o di altra forma e/o colore, sulla prima riga appena sotto la scansione temporale. Successivamente, partendo dalle milestone e procedendo a ritroso, si pianificano le macroattività che dovranno essere svolte al fine di completare correttamente la milestone presa in considerazione. Si posiziona dunque un post-it sul tabellone con riferimento alla funzione aziendale responsabile di quelle attività: sul biglietto si scriverà in modo chiaro, sintetico e preciso l’attività programmata.

Medium Term Schedule

Pianificato il progetto nel lungo periodo, si passa al project board di medio termine. Lo scopo è quello di esplodere le macroattività inserite nel cartellone di lungo periodo, in sotto attività più piccole da completare nel breve termine. Anche in questo caso in ascissa viene rappresentato l’orizzonte temporale, settimanale ad esempio, di norma otto, mentre in ordinata vengono riportati i nomi dei componenti del team. Entrambi questi dettagli devono essere scritti su post-it colorati e di forma diversa, per distinguerli dagli altri.

Vale la regola: “chi fa scrive, chi scrive fa”. La pianificazione non è imposta dall’alto; non si attendono indicazioni da un proprio superiore o dal Project Leader, ma si agisce prendendo l’iniziativa. Quindi, ogni componente del team partendo dai macro-obiettivi già presenti sul tabellone di lungo periodo, definisce le attività necessarie per raggiungere determinati punti di controllo e per completare le macroattività. Le scrive su dei post-it gialli e li posiziona sulla riga di sua competenza, nel punto corrispondente al periodo in cui ritiene di poterle concludere. Se invece un’attività risulta particolarmente critica, si utilizza un biglietto di colore rosso posizionato secondo le stesse regole sul tabellone. È importante sottolineare che sono presenti solo le date di fine attività, e non la durata della stessa o un percorso critico come era previsto dal metodo tradizionale di gestione progetti. Le date di inizio e fine attività, inoltre, non sono calcolate bensì contrattate tra i membri del team: La pianificazione infatti è un evento collaborativo, è una “discussione” in cui i responsabili delle attività si assumono impegni reciprochi sullo svolgimento dei compiti.

Aggiornamento Midium Term Schedule

D’altro canto, durante gli stand-up meeting, avviene l’aggiornamento del project board di medio termine.

Si esaminano i post-it inerenti le attività in scadenza nel periodo in cui ci si ritrova. Ogni membro dovrà aggiornare il team sullo stato dell’attività e brevemente sugli eventuali problemi riscontrati. Se l’attività è stata completata come previsto, l’assegnatario del post-it lo barra con un pennarello. Se l’attività necessita di essere ripianificata, poiché non completata, il responsabile sposta in avanti il biglietto nel periodo in cui pensa di poterla concludere e, come rappresentato in figura, contorna con un pennarello rosso la casella in cui era posizionato prima il biglietto e la collega alla nuova posizione con una freccia. Vi è la possibilità di riportare in maniera sintetica, in penna, le cause che hanno ritardato la fine dell’attività all’interno del riquadro rosso. Una volta ripianificate le attività sul medio termine, è necessario fare un confronto con la pianificazione precedentemente definita sul lungo periodo. C’è infatti il rischio che una milestone vada in ritardo, per cui si dovranno trovare delle soluzioni, quali per esempio una diversa ridistribuzione dei carichi di lavoro fra i componenti del team e quindi una possibile nuova pianificazione delle attività di dettaglio sul medio periodo. Nel caso invece in cui l’attività venisse valutata non più necessaria, la si annulla eliminando il post-it.

Kanban Board

I project board Workflow-based, invece, non prevedono un orientamento temporale, bensì si basano sulla visibilità del flusso di lavoro in corso. Sul lungo periodo vengono pianificate le milestone da completare mentre nel breve periodo le singole attività da svolgere, nella “Kanban Board”, cartellone suddiviso in tre colonne: in “To Do” vengono posizionati i post-it delle attività da fare; nella colonna centrale “In Progress” le attività in corso di completamente; ed infine in “Done” le attività completate.

Con questa board, ogni membro del team, in funzione delle milestone da completare, comunica formalmente e visivamente l’inizio dell’attività, spostando il post-it del task dalla colonna “To Do” alla colonna “In Progress”, e la sua conclusione, spostando il cartellino da “In Progress” a “Done”. È preferibile avere un colore di post-it per ogni membro, in questo modo si ha una immediata comprensione del lavoro svolto e in corso di svolgimento di ogni team member.

Issue board

Infine si hanno le “Issue board”, cartelloni in cui monitorare i problemi aperti. Viene realizzato in occasione del kick-off meeting e alimentato da tutti i partecipanti alla riunione. Su dei post-it vengono riportati dei dubbi o delle domande che vengono in mente ai membri del team. Questi post-it saranno in seguito posizionati, durante lo stesso incontro, sul template suddiviso in tre colonne e dove in alto a sinistra è posizionato un altro biglietto, questa volta di colore giallo, in cui viene scritta la data del meeting.

La prima colonna a sinistra è dedicata ai “problemi aperti”, la colonna centrale ai “problemi in via di soluzione”, mentre la colonna più a destra ai “problemi risolti”. Procedendo uno per volta, se un problema trova soluzione, si riporta la risposta alla questione in forma sintetica su un post-it verde e lo si attacca al relativo biglietto del problema. Entrambi i post-it vengono quindi spostati nell’ultima colonna. Quando invece si individua solo un suggerimento di soluzione, questo per il momento non viene trascritto, ma semplicemente si posiziona il post-it che riporta il problema nella colonna centrale, in via di soluzione. Se invece un problema non è ancora possibile risolverlo, lo si lascia nella colonna dei problemi aperti. L’obiettivo del board è quello di mantenere viva l’esigenza di monitorare eventuali problemi durante tutto lo sviluppo del progetto. Il tabellone deve essere continuamente aggiornato e con esso anche la data degli appositi incontri di problem solving sul post-it giallo. Preferibilmente, queste riunioni, dovranno avvenire ogni due settimane ma non durante le normali riunioni di avanzamento. Potranno inoltre essere indette apposite riunioni per la ricerca di soluzioni a problemi complessi accorsi durante l’avanzamento del progetto.

Al completamento del progetto, segue la fase di archiviazione. I vari project board e post-it devono essere raccolti e archiviati in modo organizzato al fine di rendere possibile una futura visione e analisi. Risulta utile inoltre creare un report in cui riportare i ritardi e le relative cause incontrati durante il periodo di sviluppo del progetto. Questo potrà essere utile in futuro per fare delle valutazioni e soprattutto per migliorare la pianificazione di progetti di sviluppo nuovo prodotto evitando di ripetere gli stessi errori.