Project Management: Project Manager, Team di progetto e Project office

Project Management: Project Manager, Team di progetto e Project office

Il Project Management non è un azione individuale; è necessario il lavoro di un gruppo di individui che si dedicano a conseguire e raggiungere gli obiettivi desiderati. Il Project management è composto da:

  1. Project Manager;
  2. Team di progetto;
  3. Ufficio di progetto (o Project office).

Generalmente, il personale di Project Office viene impiegato a tempo pieno in un progetto e lavora al di fuori dell’ufficio; invece i membri del team del progetto lavorano fuori dall’unità funzionali e possono spendere solo una percentuale bassa del loro tempo nel progetto. Normalmente il personale di Project office riferisce direttamente a Project Manager. Il Project Office non è necessario per i piccoli progetti e in alcuni casi, una sola persona che sia in grado di coprire tutte le posizioni di Project office, può guidare il progetto.

Project Management: Project Manager, Team di progetto e Project office

IL Project Manager

Il Project Manager è la chiave del successo del progetto. La sua mancanza o la sua scarsa capacità manageriale, può creare gravi problemi per la maggior parte dei progetti. In passato i Project manager erano gli stessi tecnici, ingegneri, specialisti, contabili, ma col passare del tempo la sola capacità tecnica non era più sufficiente per la gestione dei progetti in un ambiente dinamico, evolutivo, innovativo e concorrenziale. Infatti nelle organizzazioni basate sui progetti è necessario che il Project Manager abbia sia la capacità tecnica che forti competenze manageriali. Quindi deve essere orientato alla gestione delle risorse umane, conoscere gli individui del suo team, i loro interessi e farli muovere in linea con gli obiettivi dell’organizzazione ed essere in grado di gestire il progetto in tutte le sue fasi, rispettando i tempi, i costi e le risorse. In realtà nei progetti più complessi c’è una minore concentrazione sulla parte tecnica e maggior attenzione è dedicata alle doti manageriali di leader di progetto; cioè la capacità di utilizzare le metodologie organizzative e le abilità in tema di management e di coordinazione, la capacità di problem solving, spiccate caratteristiche di leadership e un’elevata capacità di comunicazione. Un progetto grande e complesso può generare progetti più piccoli e specifiche che hanno bisogno di una forte competenza tecnica.

Le principali responsabilità di un project manager riguardano:

  1. Il progetto: le aspettative in tale ambito sono quelle di raggiungere i target di costi, tempi e performance in termini di qualità.
  2. L’organizzazione : la responsabilità di garantire un tangibile ritorno al committente e/o sponsor, tenendo conto che questo sia in linea con gli obiettivi generali della stessa organizzazione. Inoltre è necessario assicurare, il giusto flusso di informazioni riguardo lo status del progetto e le fasi successive attraverso accurate previsioni.
  3. Il team : la responsabilità del Project manager verso il team varia da progetto a progetto e da team a team. Anche qui, chiave principale di successo è assicurare il giusto flusso di informazioni, dando giusti feedback e riconoscendo l’avanzamento e le performances. Il manager dovrebbe creare un giusto bilanciamento tra i bisogni dei singoli membri e del team nel suo insieme, e deve essere abile nel trasmettere entusiasmo e obiettivi chiari e realmente raggiungibili.

Ulteriori caratteristiche che si aspettano da un Project manager ideale sono: l’onestà, la comprensione di problemi relativi al personale, la conoscenza della tecnologia richiesta per il progetto, le competenze manageriali (principi e comunicazione), sveltezza, energia e solidità, la capacità di prendere le decisioni, l’abilità di valutazione dei rischi e le incertezze, l’abilità di integrazione.
La scelta del Project manager è una delle decisioni più importanti e difficili dell’alta direzione, infatti il successo del progetto dipende direttamente dalla persona che guida con la cautela il progetto in tutte le fasi del suo ciclo di vita e le sue capacità possono portare al raggiungimento dei risultati desiderati.

Il team di progetto

Il team di progetto è creato da diversi membri con le diverse caratteristiche personali e tecniche e che normalmente appartengono a diverse funzioni con responsabilità diverse. Essi vengono assegnati ad un specifico progetto e il successo del progetto è legato direttamente al loro funzionamento. Considerando le esigenze dell’organizzazione, si può dividere un team in sotto gruppi, di solito i gruppi più piccoli con un numero tra 5 a 10 persone sono più efficaci rispetto i gruppi più grandi. Generalmente i gruppi di progetti vengono creati per un periodo determinato e dopo aver concluso il progetto, il team si scioglie.
Il team è definito da un insieme di persone, interdipendenti, che operano e collaborano per raggiungere un obiettivo in comune e condividono le responsabilità degli output determinati per l’organizzazione. La maggior parte dei team di progetto richiede la collaborazione di più dipartimenti, perciò alcuni gruppi possono essere classificati come “Cross Functional Team”, ovvero gruppi di professionisti di diverse aree. Quindi il team è creato da diversi operatori che vengono guidati da un Project manager. I diversi membri del team di progetto possono essere coinvolti nel progetto sia a tempo pieno che a tempo parziale, il loro tempo di coinvolgimento nel progetto può variare secondo la fase dello sviluppo del progetto.

Il Project management Office

La presenza di Project Management Office, cioè le unità organizzative che hanno la funzione di supporto e lo sviluppo delle metodologie di Project Management per la gestione dei progetti, è un indicatore significativo della maturità nell’applicazione del Project Management. IL PMO in ogni organizzazione ha una definizione e funzione diversa, ma la sua funzione principale è quella di essere di guida e controllo del progetto. L’ufficio di progetto può essere temporaneo se si tratta di supportare un unico progetto, invece il Project Management Office nelle organizzazioni con maggior numero di progetti e programmi complessi è permanente e dovrebbe assicurare all’organizzazione le migliori conoscenze e competenze di Project Management. Il PMO viene controllato da un responsabile che in alcune organizzazioni come Apple viene chiamato Chief Projects Officer (CPO).

Generalmente il PMO ha le seguenti funzioni.

  1. Stabilire le regole operative Standard di PM per impostazione, esecuzione e controllo di progetto;
  2. Miglioramento della modalità di comunicazione e di utilizzo delle risorse dell’organizzazione;
  3. Supporto di progetto, fornendo assistenza metodologica ed operativa nelle fasi iniziali del progetto, nei momenti di stato avanzamento di lavori e in fase di chiusura. È il responsabile della raccolta e distribuzione di dati e documenti inerenti l’andamento del progetto;
  4. Svolgere funzioni di consulenza: affianca il Project team con attività di Coaching a carattere metodologico(tecniche di PM) e comportamentale con lo scopo di consolidare le competenze di PM necessarie alla realizzazione del progetto;
  5. Supportare lo sviluppo di Project Manager e specialisti del progetto.
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