Caratteristiche e tipologie della Project board in azienda
Gestire un progetto con metodo: le Project Board
Nell’odierno panorama aziendale, la gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo di qualsiasi impresa. Tra i numerosi strumenti a disposizione, le Project Board, o lavagne di progetto, si distinguono per la loro capacità di visualizzare in modo semplice e intuitivo l’andamento del lavoro, facilitando la comunicazione, la collaborazione e la risoluzione dei problemi.
Tipologie di Project Board
Esistono due macrocategorie di Project Board:
- Time-based: basate su uno sviluppo lineare nel tempo, ideali per rappresentare milestones e macroattività lungo l’intero arco del progetto.
- Workflow-based: focalizzate sul flusso di lavoro, senza un riferimento temporale specifico, utili per monitorare l’andamento delle attività e identificare eventuali colli di bottiglia.
Project Board Time-based
All’interno delle Project Board Time-based troviamo:
- Long Term Schedule: un tabellone che riporta le milestone e le macroattività del progetto, suddivise per mesi e funzioni aziendali coinvolte. Permette di avere una visione d’insieme a lungo termine e di definire i punti di controllo chiave.
- Medium Term Schedule: un cartellone che esplode le macroattività del Long Term Schedule in sotto-attività più piccole, assegnate ai membri del team su base settimanale. Favorisce una pianificazione dettagliata e la responsabilizzazione individuale.
L’aggiornamento del Medium Term Schedule avviene durante gli stand-up meeting, dove ogni membro del team comunica lo stato delle proprie attività, eventuali problemi e ripianificazioni. Le attività completate vengono barrate, quelle riprogrammate spostate e contrassegnate con un bollino rosso.
Project Board Workflow-based
Le Project Board Workflow-based, tra cui la Kanban Board, si caratterizzano per:
- Assenza di un riferimento temporale: l’attenzione è rivolta al flusso di lavoro, con le attività suddivise in colonne: “To Do”, “In Progress” e “Done”.
- Visualizzazione immediata dello stato di avanzamento: ogni membro del team sposta i post-it delle attività tra le colonne, segnalando l’inizio, lo svolgimento e il completamento delle stesse.
- Identificazione di colli di bottiglia: la concentrazione di post-it in una specifica colonna può evidenziare rallentamenti o carichi di lavoro eccessivi.
Issue Board
Le Issue Board sono dedicate al monitoraggio dei problemi aperti durante il progetto. Vengono alimentate durante il kick-off meeting con dubbi e domande dei partecipanti. I post-it contenenti i problemi vengono poi suddivisi in tre colonne:
- Problemi aperti: dove i post-it rimangono in attesa di soluzione.
- Problemi in via di soluzione: dove vengono spostati i post-it per i quali si è individuata una possibile risoluzione.
- Problemi risolti: dove confluiscono i post-it associati a problemi risolti, con la relativa spiegazione della soluzione adottata.
L’obiettivo è di mantenere alta l’attenzione sui problemi e di promuovere la ricerca di soluzioni collaborative.
Vantaggi dell’utilizzo delle Project Board
L’utilizzo delle Project Board offre numerosi vantaggi tangibili:
- Miglioramento della comunicazione e della collaborazione: la visualizzazione condivisa delle informazioni facilita la comunicazione tra i membri del team, promuovendo la collaborazione e l’allineamento sugli obiettivi comuni.
- Aumento dell’efficienza e della produttività: la chiara definizione delle priorità e delle responsabilità permette di ottimizzare il tempo e le risorse, incrementando l’efficienza e la produttività del team.
- Identificazione precoce di problemi e rischi: la visibilità del flusso di lavoro consente di individuare tempestivamente eventuali problemi o rischi, permettendo di intervenire prontamente e minimizzare i potenziali danni.
- Motivazione e coinvolgimento del team: la partecipazione attiva dei membri del team alla creazione e all’aggiornamento delle Project Board aumenta il loro senso di ownership e il loro coinvolgimento nel progetto.
- Miglioramento del processo decisionale: la disponibilità di informazioni chiare e aggiornate facilita la presa di decisioni rapide ed efficaci.
Conclusione
Le Project Board, nelle loro diverse tipologie, rappresentano strumenti preziosi per la gestione visuale dei progetti. La loro capacità di facilitare la comunicazione, la collaborazione e il problem solving le rende alleate indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. L’adozione di queste lavagne di progetto contribuisce a creare un ambiente di lavoro più efficiente, trasparente e coinvolgente, favorendo il successo del progetto nel suo complesso.
