Definizione e creazione della Work Breakdown Structure (WBS)

La WBS: scomporre il progetto per conquistare il successo

La WBS (Work Breakdown Structure), ovvero Struttura Analitica del Progetto, rappresenta un metodo fondamentale per scomporre un progetto in maniera organizzata e strutturata. Attraverso un processo di suddivisione graduale, la WBS permette di identificare e definire con precisione le attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Perché la WBS è così importante?

I benefici della WBS sono molteplici e si traducono in vantaggi concreti per la gestione del progetto:

• Pianificazione efficace: La WBS facilita una pianificazione dettagliata del progetto, suddividendolo in attività ben definite e gestibili. Questo permette di stimare con maggiore accuratezza tempi, risorse e costi, garantendo un controllo più efficace sull’andamento del progetto.
• Comunicazione chiara: La WBS fornisce una rappresentazione visiva chiara e comprensibile del progetto, facilitando la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder coinvolti. Tutti hanno una visione d’insieme del progetto e comprendono chiaramente il proprio ruolo e le proprie responsabilità.
• Controllo e monitoraggio: La WBS permette di monitorare l’avanzamento del progetto in modo efficiente, identificando eventuali scostamenti rispetto alla pianificazione e permettendo di intervenire tempestivamente per correggere il tiro.
• Delega di responsabilità: La WBS facilita l’assegnazione di responsabilità precise per ogni attività del progetto, garantendo che ogni membro del team sia consapevole del proprio compito e degli obiettivi da raggiungere.
• Stima dei costi accurata: La WBS permette di stimare con maggiore accuratezza i costi del progetto, associando ad ogni attività le risorse necessarie per il suo completamento. Questo aiuta a prevenire sforamenti di budget e a ottimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili.

A tal proposito, la WBS è uno strumento di fondamentale importanza nel Project Management, infatti fornisce le basi per sviluppare la matrice delle responsabilità, per effettuare lo scheduling su rete, distribuire i costi, effettuare analisi del rischio e coordinamento degli obiettivi.

Attraverso la suddivisione dei deliverable in componenti più piccoli definiti “work package” si semplifica la gestione del progetto. Il work package rappresenta il gradino più basso della gerarchia WBS ed è tramite questo che si possono definire in maniera più affidabile schedulazione dei tempi e costi. Il livello di dettaglio della scomposizione sino al work package varia in base a dimensioni e complessità del progetto.

La suddivisione per livello procede riducendo ampiezza e complessità fino a quando non perviene a una descrizione adeguata e inequivocabile della voce finale. Quest’ultimo livello viene definito il work package e presenta determinate caratteristiche:

• deve essere distinto da ogni altro pacchetto di lavoro;
• deve essere programmabile in tempi di costi e risorse;
• deve avere un solo responsabile;
• la sua durata deve essere limitata a periodi di tempo definiti.

Nei casi in cui un deliverable o un sottoprogetto è troppo distante temporalmente il team aspetta a definire i dettagli della WBS fino al momento in cui ha una visione più chiara dei sottoprogetti o dei deliverable, tale tecnica è detta “pianificazione a finestra mobile”. Ogni deliverable o sottoprogetto va scomposto nei suoi componenti fondamentali definiti in maniera chiara ed esaustiva. I componenti rappresentano prodotti, servizi o risultati verificabili. Ad ogni componente va assegnata un’unità specifica dell’azienda che accetti la responsabilità legata al completamente dei componenti della WBS. I componenti vengono definiti in base alla modalità effettiva di esecuzione e controllo del lavoro previsto dal progetto, ciascun elemento della WBS deve essere identificato da una descrizione concisa, chiara e priva di ambiguità.

Bisogna porre attenzione al livello di dettaglio al quale si vuole portare la scomposizione: un incremento della scomposizione incrementa la capacità di pianificare, gestire e controllare il lavoro, ma se troppo eccessivo porta ad un impegno di gestione improduttivo, ad un uso inefficiente delle risorse e ad un calo dell’efficienza nell’esecuzione del lavoro.

La struttura della WBS deve essere conforme ai requisiti di controllo e di gestione imposti dal project team, ne risulta quindi che può assumere diverse forme. I Criteri e le logiche  di disaggregazione di un progetto possono essere più di uno, in base agli obiettivi del progetto e ai criteri di attribuzione delle responsabilità:

• per “obiettivi”: in questo caso il primo sottolivello è costituito da macroblocchi di attività legati ai processi per perseguire un obiettivo e i sub-obiettivi del progetto;
• per “fasi”: la scomposizione della attività viene effettuata in base al ciclo di vita del progetto, in questo caso vi è una rappresentazione gerarchica delle fasi, al livello inferiore sono presenti le fasi assegnate ad ogni attività;
• per “processi di lavoro”: il progetto viene disaggregato in base ai processi che dovranno essere posti in atto per la realizzazione dei deliverable. si utilizza per progetti ad elevata standardizzazione;
• per “localizzazione”: la suddivisione gerarchica è connessa allo spazio fisico o paese dove l’output del progetto verrà realizzato.

Nonostante esistano diversi tipi di WBS, secondo Kerzner la più comune è quella a sei livelli:

Il primo livello è il programma globale, questo è costituito da una serie di progetti. Ogni progetto può essere suddiviso in attività. Questa suddivisione serve per semplificare il controllo.

I tre livelli superiori sono solitamente specificati dal cliente, i livelli inferiori sono  generati dal contractor per il controllo interno. Ad ogni livello corrisponde uno scopo vitale, il primo viene utilizzato per l’autorizzazione e il rilascio di tutto il lavoro, il secondo serve per la preparazione dei budget mentre al terzo corrisponde la preparazione delle schedule. Il project manager normalmente gestisce i primi tre livelli della WBS.

Una volta che la WBS è completa viene sviluppato il “dizionario della WBS”, ovvero una documentazione narrativa dello sforzo necessario per realizzare tutti i lavori definiti dalla WBS. Il dizionario viene sviluppato solo per l’elemento più basso della WBS, paragonando tutto ciò a un libro possiamo dire che la WBS è l’indice dei contenuti (capitolo, titoli, sottotitoli) mentre il dizionario della WBS è il libro stesso e racconta la storia, che in questo caso sono i lavori da compiere e gli output prodotti da ciascun elemento della WBS.