Project Management: Cos’è e a cosa serve il Project Charter

Il Project charter è un documento che viene creato nella fase iniziale del progetto in collaborazione tra Project Sponsor e Project Manager e riconosce l’esistenza formale del progetto fornendo al Project Manager l’autorità di impiegare le risorse dell’organizzazione nelle attività del progetto. Tale documento include le maggiori informazioni nell’ambito del progetto, descrivendo che cosa è previsto e che cosa non è previsto nel progetto stesso. Inoltre aiuta a controllare i cambiamenti dello scopo in tutta la durata del ciclo di vita del progetto. Il Project charter consente a tutti i soggetti coinvolti nel progetto (gli Stakeholders) di avere una comprensione generale del progetto e poter esprimere il loro consenso ai maggiori aspetti del progetto, tipo gli obiettivi, i deliverables, e le risorse richieste. Il Charter favorisce il processo di Decision-Making ed anche spesso viene usato come mezzo di comunicazione.

Normalmente la redazione del Project Charter spetta allo Sponsor del progetto oppure a un Manager al di fuori del team del progetto. Tuttavia in pratica il Project Manager spesso gioca un ruolo più attivo nello sviluppo del Project Charter. A tal fine il Project Manager lavora con grande attenzione con il Project Sponsor, egli fornisce un background con le informazioni generali del progetto. E’ consigliato che il Project Manager intervisti gli Stakeholder per poter ottenere le maggiori informazioni utili per lo sviluppo del Charter.

Come costruire un Project Charter

Un documento adeguato dovrebbe essere breve, chiaro e facilmente comprensibile; all’inizio dovrebbe essere scritto in modo preciso e, dopo la sua redazione, bisogna cercare di minimizzare le modifiche.
Il Project Charter si apre con il nome del progetto e contiene i seguenti elementi:

• Le giustificazioni e lo Scopo della realizzazione del progetto: definisce i motivi per cui un progetto deve essere realizzato.
• La descrizione delle attività (Statement Of Work): viene presentato come un riassunto del progetto e include le informazioni generali riguardo a ciò che deve essere fatto per ottenere i risultati desiderati.
  Gli obiettivi: questa parte del documento richiede una definizione dettagliata degli obiettivi considerando:
  1. La situazione economica: Alcuni obbiettivi non sono facilmente raggiungibili nelle situazione di crisi economica perciò nel momento della determinazione degli obiettivi del progetto bisogna prendere in considerazione la situazione economica e le sue varianze previste durante la durata del progetto.
  2. Le condizioni ambientali: Includono la reperibilità delle materie prime, delle risorse umane esperte e qualificate, l’energia richiesta ed altre risorse reperibili al di fuori dell’organizzazione; nella determinazione degli obiettivi è necessario verificare la reperibilità di tale risorse per non avere sorprese future per la loro scarsità o irreperibilità.
  3. Le risorse interne: E’ importante verificare l’esistenza delle risorse necessarie all’interno dell’organizzazione tipo gli impianti, le attrezzature, il personale esperto, ecc.
• Gli eventi chiave del progetto: gli eventi rappresentano l’inizio o il completamento di una fase del progetto.
• I deliverable: forniscono una lista delle più importanti attività che devono essere fatte per raggiungere gli obiettivi del progetto. i deliverable sono un qualsiasi output (prodotto o servio) del progetto che sono necessari per completare il progetto, per esempio i prodotti realizzati di una fase interna del progetto possono essere successivamente utilizzati come input di un’altra fase oppure per completare il progetto. I deliverable hanno le seguenti caratteristiche: unicità(sono facilmente individuabili), verificabilità e misurabilità (possono essere verificati e misurati tramite opportuni metodi di misurazione), fisicità (se si tratta di un risultato conseguito, un prodotto realizzato o servizio erogato), documentale ( se si tratta della documentazione di Project Management prodotta durante la realizzazione dei prodotti e servizi).
• le milestone principali: rappresentano il raggiungimento dei traguardi intermedi del progetto, essi sono gli eventi chiave del progetto e includono diversi deliverable realizzati, alcuni esempi sono l’inizio o la fine del progetto oppure una delle fasi, la consegna al cliente, le riunioni ecc.
• I rischi generali: vengono individuati e definiti i rischi generali del progetto come i rischi legati alla mancanza delle risorse richieste, i rischi finanziari, ecc.
• Elenco degli Stakeholders; include le informazioni circa tutti gli Stakeholders del progetto.
• Il budget del progetto: riguarda le spese pianificate previste per raggiungere gli obiettivi.
• Il Project manager: include tutte le informazione del Project manager, le sue responsabilità ed il livello della sua autorità in merito all’assunzione del personale, alla gestione del budget, alla possibilità di prendere le decisioni tecniche, ecc.
  – Il nome e l’autorità del Project Sponsor: Il nome e l’autorità dell’individuo che autorizza il progetto e supervisiona il Project manager per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Il Project charter è un documento che l’autorizza l’inizio di un progetto (oppure una fase del progetto). Il documento può essere sia in formato cartaceo che informatico, deve essere firmato dallo Sponsor, dal Project Manager e dal cliente ( se esiste un cliente esterno); una volta che è stato approvato fa parte dei documenti ufficiali dell’organizzazione e può essere utilizzabile in futuro anche da altri promotori.